ประชุมไร้วาระ

มีอยู่ช่วงหนึ่งที่หลายคนเริ่มรู้สึกว่าปฏิทินงานไม่ได้เต็มเพราะงานเยอะ แต่เต็มเพราะคำว่า “ขอเวลาประชุมสั้น ๆ” ที่ชอบโผล่มาแบบไม่บอกอะไรเลย

เปิดปฏิทินตอนเช้ามา เจอประชุม 10 โมง ชื่อหัวข้อเขียนกว้าง ๆ ว่า “คุยงาน” หรือ “อัปเดตกันหน่อย” ฟังดูดีเหมือนเป็นการทำงานร่วมกัน แต่พอกดเข้าไปดูรายละเอียด กลับมีพื้นที่ว่างขาวสะอาดยิ่งกว่าหน้ากระดาษใหม่ ไม่มีวาระ ไม่มีเป้าหมาย ไม่มีบอกว่าต้องเตรียมอะไร เหมือนชวนไปนั่งลุ้นว่าการประชุมครั้งนี้จะพาเราไปเจออะไร

บางครั้งก็จบลงด้วยประโยคคลาสสิก “เดี๋ยวค่อยส่งสรุปอีกที” ซึ่งเป็นประโยคที่ฟังแล้วอบอุ่นเหมือนมีคนดูแล แต่คนที่นั่งอยู่ในห้องประชุมกลับต้องเอาเวลางานจริงไปแลกกับการฟังบทสนทนาที่ยังไม่รู้ว่าจะลงเอยตรงไหน

การประชุมที่ไม่มีวาระชัดเจนมีความคล้ายกับการเดินเข้าร้านอาหารโดยไม่รู้ว่ามีเมนูอะไร แล้วบอกพนักงานว่า “เอาอะไรก็ได้” สุดท้ายอาจได้อาหารที่กินได้ แต่เสียเวลาไปกับการเดาใจคนสั่งตั้งแต่ต้น

หลายองค์กรมีความเชื่อแปลก ๆ ว่าการประชุมเยอะเท่ากับการทำงานร่วมกันดีขึ้น แต่บางครั้งมันกลับเหมือนการเอาคนสิบคนมานั่งช่วยกันหากุญแจที่ไม่มีใครทำหาย ทุกคนขยับตัว ทุกคนออกความเห็น ทุกคนใช้เวลา แต่ตอนจบยังต้องกลับไปทำงานเดิมอยู่ดี

การขอไม่เข้าประชุมที่ไม่มี Agenda ไม่ได้แปลว่าไม่อยากร่วมมือ หรือไม่สนใจทีม บางครั้งมันคือการรักษาเวลาสำหรับงานที่มีคนรอผลลัพธ์อยู่เหมือนกัน เพราะเวลาหนึ่งชั่วโมงของคนหนึ่งคน อาจเป็นเวลาที่ต้องใช้แก้ปัญหาให้ลูกค้า ตรวจงาน หรือปิดงานที่กำลังจะถึงเส้นตาย

วิธีปฏิเสธที่ดีอาจไม่ใช่การตอบสั้น ๆ ว่า “ไม่เข้าครับ” แล้วหายไป เพราะฟังดูเหมือนปิดประตูใส่หน้าแบบไม่ตั้งใจ ลองตอบกลับด้วยเหตุผลและทางเลือก เช่น ขอรายละเอียดวาระก่อน หากมีเรื่องที่ต้องการความเห็นเฉพาะด้านจะได้เตรียมข้อมูล หรือถ้าเป็นการอัปเดตทั่วไป ขอรับสรุปหลังประชุมแทน

ประโยคเล็ก ๆ แบบนี้ช่วยเปลี่ยนภาพจากคนที่ไม่ให้ความร่วมมือ เป็นคนที่อยากให้การประชุมมีประโยชน์มากขึ้น เพราะเอาเข้าจริง คนส่วนใหญ่ไม่ได้เกลียดการประชุม เขาแค่ไม่อยากเสียเวลาไปกับการประชุมที่ยังไม่รู้ว่ากำลังตามหาอะไร

แน่นอนว่าบางครั้งการคุยสดก็จำเป็น มีเรื่องเร่งด่วน มีปัญหาที่ต้องตัดสินใจร่วมกัน หรือมีรายละเอียดซับซ้อนที่พิมพ์คุยกันยาวกว่าประชุม แต่การมีเหตุผลให้เรียกคนเข้าห้องคุยก็เป็นมารยาทพื้นฐานของการทำงานร่วมกัน

น่าสนใจตรงที่หลายคนยอมรับการประชุมแบบไม่มีวาระเพราะกลัวดูไม่เป็นทีม ทั้งที่เวลาทำงานของทุกคนมีค่าเหมือนกันหมด คนหนึ่งอาจกำลังเคลียร์งานสำคัญ อีกคนอาจกำลังรอคำตอบจากทีมอื่น แต่ทุกคนต้องหยุดเพราะช่องว่างหนึ่งช่องในปฏิทินถูกเปลี่ยนเป็นคำเชิญประชุม

บางทีวัฒนธรรมการทำงานที่ดีไม่ได้วัดจากจำนวนครั้งที่คนได้เจอกัน แต่ดูจากว่าหลังจากเจอกันแล้ว งานเดินหน้าหรือแค่ได้เพิ่มรายการประชุมในปฏิทิน

การขอ Agenda ก่อนประชุมจึงไม่ใช่เรื่องจุกจิก มันเป็นเหมือนการถามทางก่อนออกเดินทาง ไม่มีใครอยากขึ้นรถแล้วค่อยถามว่ากำลังไปไหน เพราะถึงจะไปถึงปลายทางได้ แต่ระหว่างทางอาจเสียเวลาไปเยอะกว่าที่ควร

สุดท้ายแล้ว การรักษาเวลาของตัวเองไม่ได้แปลว่าเห็นแก่ตัว แค่เป็นการบอกว่าเวลาทำงานควรถูกใช้กับสิ่งที่มีความหมายบ้าง ไม่ใช่ปล่อยให้ปฏิทินกลายเป็นสนามรวมคำเชิญที่ใครก็ส่งได้ แต่ไม่มีใครรู้ว่ามารวมตัวกันเพื่ออะไร