โปรแกรมเงินเดือน ดีอย่างไร ถ้าต้องใช้งาน ควรพิจารณาอะไรบ้าง?

 

โปรแกรมเงินเดือน ดีอย่างไร ถ้าต้องใช้งาน ควรพิจารณาอะไรบ้าง?

โปรแกรมเงินเดือน เป็นอีกหนึ่งโปรแกรมที่ถูกนำมาใช้ในปัจจุบันอย่างกว้างขวาง ขณะที่บางบริษัทอาจยังอยู่ในขั้นตอนการพิจารณาว่าจำเป็นจะต้องใช้โปรแกรมที่ว่านี้หรือไม่อย่างไร หรือบางบริษัทก็กำลังพิจารณาอยู่ว่าจะเลือกใช้บริการเจ้าไหนดี ครั้งนี้จึงเป็นการนำเอาข้อมูลเกี่ยวกับการเลือกใช้งานโปรแกรมเงินเดือนมาฝาก เป็นข้อควรพิจารณาเบื้องต้น อาจไม่ได้ลงลึกมาก แต่เชื่อว่าจะเป็นประโยชน์ต่อองค์กรที่กำลังหาข้อมูล เพื่อประกอบการพิจารณาอย่างแน่นอน

 

โปรแกรมเงินเดือน คืออะไร?

ก่อนอื่นขออธิบายเบื้องต้นก่อนว่าโปรแกรมเงินเดือน คือ ซอฟต์แวร์หนึ่งที่ถูกผลิตขึ้นมาเพื่อช่วยจัดการเรื่องเงินเดือนของพนักงาน ที่ถือเป็นเรื่องยุ่งยากและซับซ้อนอย่างมากในส่วนนี้่ เชื่อว่าพนักงานฝ่ายทรัพยากรบุคคลหลายคนรู้ดีว่าการทำเงินเดือนเป็นเรื่องที่วุ่นวาย และใช้เวลาค่อนข้างมาก เพราะพนักงานแต่ละรายมีฐานเงินเดือนไม่เท่ากัน มีลักษณะการหักภาษีแตกต่างกัน บางคนเงินเดือนยังไม่ถึงก็ไม่ถูกหักภาษี หรือบางคนอาจมีฐานเงินเดือนที่ถึงเกณฑ์การหักภาษีแล้ว แต่ก็ยังถูกหักภาษีไม่เท่ากัน

ไหนจะค่าคอมมิชชั่น ค่าล่วงเวลา และอื่นๆ ล้วนแล้วเป็นรายละเอียดยิบย่อยที่พนักงานฝ่ายทรัพยากรบุคคลต้องเจอ เป็นที่มาของการคิดค้นซอฟต์แวร์ดังกล่าวขึ้นมา และช่วยแบ่งเบาภาระน่าหัวหมุนนี้ออกไป ดีไม่ดีอาจไม่ได้ช่วยแค่พนักงานฝ่ายทรัพยากรบุคคล แต่ยังดีต่อบริษัทด้วย เพราะการมีโปรแกรมเงินเดือน อาจทำให้สามารถลดจำนวนพนักงานฝ่ายทรัพยากรบุคคลลงได้ด้วย

โดยโปรแกรมเงินเดือนจะจัดการเรื่องเงินเดือนพนักงานให้ ที่ครอบคลุมไปถึงการหักภาษีและการจ่ายรายได้พนักงานส่วนอื่น นอกเหนือจากเงินเดือน เช่น ค่าล่วงเวลา ค่าคอมมิชชั่น เป็นต้น

 

ข้อดีของโปรแกรมเงินเดือน

โปรแกรมเงินเดือน ช่วยลดงานและอาจลดจำนวนคนในฝ่ายบุคคลลงไปได้บ้าง เพราะงานส่วนของการจัดการเงินเดือน โปรแกรมเงินเดือนจะรับหน้าที่นี้ไว้เอง ไม่เพียงเท่านั้นพนักงานฝ่ายบุคคล ยังมีเวลาไปทำส่วนอื่นที่สำคัญกว่าได้ด้วย เช่น การวางกลยุทธ์พัฒนาพนักงานในองค์กร เพื่อเพิ่มมูลค่าให้กับพนักงานเหล่านั้น ซึ่งถือเป็นการจัดการที่คุ้มค่ากว่าที่จะมามัวนั่งทำเงินเดือนแบบ Manual

นอกจากจะช่วยลดงานในองค์กรแล้ว ยังช่วยลดความผิดพลาด อันเกิดจากการขาดตกบกพร่องในข้อมูลบางอย่างขณะคิดเงินเดือน ซึ่งการใช้โปรแกรมเงินเดือนจะมีความแม่นยำสูง เพียงแต่พนักงานฝ่ายบุคคลจะต้องทำการกรอกข้อมูลตั้งต้นเอาไว้ให้ถูกต้องเท่านั้น

หลังจากนั้นโปรแกรมก็จะคำนวณค่าใช้จ่ายส่วนต่างๆ ที่เป็นรายได้ให้กับพนักงาน ไม่ว่าจะเป็นฐานเงินเดือน ค่าล่วงเวลา ค่าคอมมิชชั่น ฯลฯ เพียงแต่พนักงานฝ่ายบุคคลจะต้องกรอกสัดส่วนที่เป็นเปอร์เซนต์ (%) ของค่าคอมมิชชั่นต่อรายได้ของทีมหรือรายได้ของบริษัทเอาไว้ให้ถูก ว่าตำแหน่งไหนได้เท่าไร (ได้กี่เปอร์เซนต์) รวมถึงเรทของการทำงานล่วงเวลา ว่าฐานเงินเดือนเท่านี้ จะต้องได้ค่าล่วงเวลาเป็นเท่าไร ซึ่งส่วนนี้จะต้องอิงไปตามกฎหมายแรงงาน พนักงานฝ่ายบุคคลก็กำหนดไปในโปรแกรมเงินเดือนให้ถูกว่าพนักงานต้องได้ค่าล่วงเวลากี่เท่าของรายได้หลัก

หากป้อนข้อมูลตั้งต้นครบถ้วน โปรแกรมเงินเดือนก็จะคำนวณทุกอย่างออกมาให้แบบอัตโนมัติ ภายในเวลาอันรวดเร็ว จึงขอสรุปข้อดีของโปรแกรมเงินเดือน ดังนี้

• ช่วยลดภาระงานของฝ่ายบุคคล
• สามารถคิดเงินเดือนพนักงานได้อย่างรวดเร็ว
• สามารถคิดเงินเดือนพนักงานได้อย่างแม่นยำ
• คิดเงินเดือนครบจบตั้งแต่ฐานเงินเดือน ไปจนถึงค่าทำงานล่วงเวลา ค่าคอมมิชชั่น และการหักภาษี รวมถึงการหักเงินเดือนจากบางกรณี เช่น การลาแบบไม่รับค่าจ้าง หรือการหักเงินกรณีมาสาย (บางบริษัทมีกฎหักเงินเดือนหากมาสาย โดยคิดเป็นนาที)

 

สิ่งที่ควรพิจารณาเมื่อต้องเลือกใช้งานโปรแกรมเงินเดือน

สำหรับองค์กรที่อยู่ในขั้นตอนการพิจารณาว่าจะเลือกใช้งานโปรแกรมเงินเดือนจากบริษัทไหนดี ทางบทความก็มีข้อมูลดีๆ มาฝาก ดังนี้

1.เลือกที่รองรับการทำงานแบบออนไลน์

โปรแกรมเงินเดือนยุคใหม่ควรรองรับการทำงานแบบออนไลน์ เพื่อความสะดวกในการโอนย้ายและป้อนข้อมูล รวมถึงการเก็บข้อมูลและการเรียกใช้งานข้อมูลที่สะดวกกว่า

 

2.เลือกฟังก์ชั่นครบจบ

โปรแกรมเงินเดือนที่เหมาะสม ควรมีฟังก์ชั่นที่ครบจบ ตั้งแต่การคิดเงินเดือน การคิดค่าทำงานล่วงเวลา การคิดค่าคอมมิชชั่น การหักภาษี การหักประกันสังคม ฯลฯ เสร็จสรรพในตัวเอง โดยที่พนักงานฝ่ายบุคคลไม่ต้องมาคำนวณเพิ่ม รวมถึงควรมีฟังก์ชั่นการสร้างสลิปเงินเดือนออนไลน์แบบอัตโนมัติด้วย

 

3.เลือกโปรแกรมเงินเดือนที่โอนเงินเดือนได้

โปรแกรมเงินเดือนควรโอนเงินให้พนักงานได้แบบอัตโนมัติ อย่างในบางโปรแกรมที่มีให้เลือกใช้งานก็สามารถสร้างไฟล์ธนาคารจากบัญชีเงินเดือน สำหรับการโอนเงินเดือนออนไลน์ได้

 

4.เลือกโปรแกรมเงินเดือนที่มีบริการหลังการขาย

เนื่องจากเป็นสินค้าด้านซอฟต์แวร์ จึงมีโอกาสเกิดข้อผิดพลาดได้ในระหว่างการใช้งาน ซึ่งต้องแก้ไขหรือได้รับคำปรึกษาเฉพาะทางจากผู้พัฒนาซอฟต์แวร์โดยตรง จึงควรเลือกใช้โปรแกรมที่มีบริการหลังการขาย สามารถสอบถามข้อมูลได้เสมอเมื่อเจอปัญหาระหว่างใช้งาน ผ่านระบบดูแลหลังการขายที่มีให้

 

5.เลือกโปรแกรมที่รองรับการคำนวณทั้งแบบรายเดือน, รายวัน หรือรายชั่วโมง

ข้อสุดท้ายควรเลือกโปรแกรมเงินเดือนที่รองรับการคำนวณทั้งแบบรายเดือน รายวัน และรายชั่วโมง เพื่อตอบโจทย์การทำเงินเดือนของพนักงานที่มีรูปแบบการจ้างแตกต่างกันออกไปภายในองค์กรเดียวกัน

ทั้งหมดนี้ก็เป็นข้อมูลที่เกี่ยวกับโปรแกรมเงินเดือน ซึ่งประกอบไปด้วยข้อดีต่างๆ รวมไปถึงการพิจารณาเพื่อเลือกใช้งาน หากองค์กรกำลังสนใจโปรแกรมนี้อยู่ ควรพิจารณาให้เหมาะสมกับองค์กรของตนเองจะดีที่สุด