ดีใจไหม ภาครัฐของไทยจะทันสมัยขึ้นแล้ว

23 ส.ค.นี้ เริ่มแล้ว กับก้าวสำคัญสู่ภาครัฐดิจิทัล

ระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ (ฉบับที่ 4) พ.ศ. 2564 ในส่วนที่กำหนดหน้าที่ให้ส่วนราชการปฏิบัติ ที่มีผลใช้บังคับตั้งแต่วันที่ 23 สิงหาคม เป็นต้นไป ส่วนราชการมีหน้าที่ปฏิบัติงานสารบรรณทางอิเล็กทรอนิกส์อะไรบ้าง

1. ต้องมีที่อยู่อีเมลกลางสำหรับรับส่งหนังสือราชการด้วยวิธีการทางอิเล็กทรอนิกส์ โดยต้องขึ้นต้นด้วย saraban ตามด้วยชื่อโดเมนของส่วนราชการ ถ้าไม่มีชื่อโดเมนของตนเองจะลงท้ายด้วยชื่อโดเมนของส่วนราชการต้นสังกัดแทนก็ได้

นอกจากนั้น ให้ส่วนราชการแต่งตั้งมอบหมายเจ้าหน้าที่ฝ่ายสารบรรณที่มีหน้าที่รับและส่งหนังสือทางอิเล็กทรอนิกส์ และความถี่ที่เจ้าหน้าที่นั้นต้องเช็กอีเมลอย่างสม่ำเสมอ

2. ประกาศแจ้งที่อยู่อีเมลกลางตามข้อ 1 ทางเว็บไซต์ของส่วนราชการเพื่อให้ประชาชนค้นหาได้ง่าย รวมทั้งมีหนังสือแจ้งสำนักงานพัฒนารัฐบาลดิจิทัล (องค์การมหาชน) ทราบที่อยู่อีเมลกลางดังกล่าวเพื่อรวบรวมเผยแพร่ พร้อมกับหมายเลขโทรศัพท์ที่สามารถสอบถามการได้รับอีเมลด้วย

3. ติดต่อราชการด้วยวิธีการทางอิเล็กทรอนิกส์ (เช่น อีเมล) เป็นหลัก เว้นแต่เรื่องลับที่สุด หรือกรณีมีเหตุผลความจำเป็นอื่นใดที่ไม่สามารถดำเนินการทางอิเล็กทรอนิกส์ได้ เช่น ระบบขัดข้อง

3.1 การรับส่งหนังสือทางอีเมล ให้ปฏิบัติตามภาคผนวก 7 (แต่ถ้าสามารถส่งด้วยระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ที่ไม่ใช่อีเมล (เช่น ระบบ e-CMS) ไปยังหน่วยงานอื่นได้ ให้ดำเนินการตามภาคผนวก 6)

3.2 เมื่อได้รับอีเมลแล้วให้ reply แจ้งการได้รับอีเมลนั้นกลับไปเสมอ เพื่อให้ผู้ส่งทราบ

3.3 การลงเวลารับส่งหนังสืออิเล็กทรอนิกส์ในทะเบียน นอกจากวันเดือนปีแล้วให้ลงเวลาที่รับหรือส่งด้วย

3.4 การส่งหนังสือราชการทางอีเมล ต้องมีรูปแบบข้อความในอีเมลรวมทั้งตั้งชื่อไฟล์ตามที่ภาคผนวก 7 กำหนด

3.5 เมื่อส่งหนังสือทางอิเล็กทรอนิกส์และตรวจสอบว่าผู้รับได้รับหนังสือนั้นแล้ว ไม่ต้องส่งเป็นเอกสารตามไปอีก

4. การเก็บรักษาหนังสืออิเล็กทรอนิกส์ ให้มีการสำรองข้อมูล (backup) เป็นไฟล์ PDF ด้วยเสมอ ทั้งนี้ ความละเอียดต้องไม่น้อยกว่า 150 dpi และตามวิธีที่หัวหน้าส่วนราชการนั้นกำหนด

5. หนังสืออิเล็กทรอนิกส์ไม่มีอายุการเก็บ โดยปกติให้เก็บไว้ตลอดไป เว้นแต่กรณีมีความจำเป็น​ โดยให้หัวหน้าส่วนราชการมีคำสั่งให้ทำลาย

สรุปแล้วตั้งแต่ 23 สิงหา 64 เป็นต้นไป ส่วนราชการต้องรับส่งหนังสือด้วยวิธีการทางอิเล็กทรอนิกส์เท่านั้น ไม่ส่งเป็นกระดาษแล้ว (ยกเว้นกรณีลับที่สุด)

ที่มาและสอบถามเพิ่มเติม https://www.facebook.com/esaraban

อ่านต่อ "ETDA Live Ep.7: e-Saraban กับก้าวสำคัญสู่ภาครัฐดิจิทัล" https://www.etda.or.th/.../ETDA-Live-Ep-7-e-Saraban.aspx

#eSaraban #สารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ #LiftYourLifeWithDigital