รวม 7 Digitization Tools เครื่องมือเปลี่ยนธุรกิจสู่เส้นทางดิจิทัล

ทุกวันนี้องค์กรส่วนใหญ่หันมาให้ความสำคัญต่อการใช้ข้อมูลในระบบดิจิทัลมากขึ้น ไม่ใช่เพียงเพื่อการแข่งขัน แต่กลายเป็นปัจจัยขับเคลื่อนการทำงานในองค์กรให้รวดเร็วและมีประสิทธิภาพมากขึ้น โดยจุดเริ่มต้นง่าย ๆ คือ การใช้เครื่องมือนำข้อมูลกายภาพ Analog ไปเก็บในรูปแบบดิจิทัลแทน พวกไฟล์ภาพ, PDF, Excel เป็นต้น หรือที่เรียกว่าการทำ Digitization วันนี้เราจึงได้รวบรวม 7 เครื่องมือที่หลายองค์กรนิยมใช้เปลี่ยนธุรกิจเข้าสู่การทำงานแบบดิจิทัล

1. ระบบ Cloud Storage 

เป็นระบบเก็บข้อมูลที่จะเข้าไปเพิ่มความสะดวกในการเข้าถึงและแจกจ่ายข้อมูลดิจิทัลไปให้คนอื่นในองค์กรได้อย่างทั่วถึง ที่สำคัญสามารถเลือกปรับขนาดพื้นที่บน Cloud Storage ให้เหมาะกับขนาดองค์กร ซึ่งเอื้อต่อการทำงานระยะไกลระหว่างบุคลากรได้ดีอีกด้วย

2. เครื่องมือการสื่อสารดิจิทัล

เรื่องการสื่อสารถือเป็นส่วนสำคัญช่วยทำให้การดำเนินงานหรือการติดต่อทางธุรกิจเป็นไปอย่างราบรื่น ปรับสภาพแวดล้อมการทำงานภายในและภายนอกองค์กรให้เป็นไปด้วยความรวดเร็วสามารถกระจายข่าวสารไปยังบุคลากรและลูกค้าได้ทันที ไม่ว่าจะด้วยวิธีการโทรทางโทรศัพท์, ส่งอีเมล โดยทุกวันนี้ได้พัฒนามาเป็นแพลตฟอร์มอย่าง Zoom, Microsoft Team, Google Meet เป็นต้น ช่วยให้การสื่อสารมีประสิทธิภาพและครอบคลุมมากขึ้น ด้วยฟังก์ชันอำนวยความสะดวกที่สามารถพูดคุยและนำเสนองานได้แม้ไม่ได้เข้าทำงานในออฟฟิศ 

3. ระบบ Cloud ERP

โดย ERP ย่อมาจาก Enterprise Resource Planning คือ ระบบบริหารจัดการทรัพยากรในองค์กร ให้สามารถเชื่อมโยงส่วนการดำเนินงานต่าง ๆ ทั้งองค์กรมาอยู่ภายใต้ฐานข้อมูลเดียวกันบน Cloud เพื่อลดการทำงานซ้ำซ้อนซึ่งจะช่วยให้บุคลากรเข้าถึงข้อมูลแบบเรียลไทม์และลดขั้นตอนการค้นหาข้อมูลส่งผลให้ธุรกิจสามารถวางแผนอนาคตได้แม่นยำขึ้น สำหรับในประเทศไทยมีผู้ให้บริการ Cloud ERP หลายเจ้า เช่น NEXcloud, 1stCraft, ThaiCloud โดยปกติระบบนี้จะสามารถปรับขนาดและตั้งค่าซอฟต์แวร์ให้เหมาะกับขนาดบุคลากรภายในองค์กรได้ 

4. แพลตฟอร์ม CRM 

เพราะการดำเนินงานด้วยข้อมูลดิจิทัลไม่ได้ใช้แค่ภายในองค์กร สำหรับฝ่ายจัดการลูกค้าสัมพันธ์ก็มีโปรแกรมสำเร็จรูปที่สนับสนุนได้เหมือนกัน ที่จะเข้าไปช่วยให้ธุรกิจมีความคล่องตัวในการบริหารและเข้าใจความต้องการลูกค้าเพื่อสร้างข้อได้เปรียบการแข่งขันในตลาดด้วยแพลตฟอร์มสากล เช่น Hubspot, Salesforce ที่ใช้เป็นแหล่งจัดเก็บข้อมูลลูกค้าและรวมซอฟต์แวร์สำหรับใช้ในการตลาด การขาย เน้นสร้างประสบการณ์ที่ดีกับลูกค้าที่เข้ามาซื้อสินค้าหรือบริการ

5. เครื่องมือจัดการบัญชี

เพราะกระบวนการบัญชีแบบดั้งเดิมอาจทำให้ธุรกิจดำเนินการล่าช้าและส่งผลกระทบต่อการทำงานฝ่ายอื่นไปด้วย ซึ่งเครื่องมือจัดการบัญชีบน Cloud เช่น Xero, Sage, Quickbooks ถือเป็นซอฟต์แวร์การบัญชีชั้นนำในตลาดปัจจุบัน โดยมีโซลูชันสามารถช่วยงานบัญชีทั้งเรื่องบัญชีเงินเดือน, กระแสเงินสด, การคิดต้นทุนงาน, งบประมาณรวมไปถึงการจัดการสินค้าคงคลัง  

6. แพลตฟอร์มจัดการ Social Media

เราอยู่ในยุคที่ธุรกิจไหนไม่สามารถเพิกเฉยต่อโซเชียลมีเดียได้อีกต่อไปอย่าง Facebook, Instagram, Youtube ที่มีหลายแบรนด์เลือกลงเข้าไปแข่งขัน ดังนั้นซอฟต์แวร์จัดการโซเชียลมีเดียจึงมีบทบาทในองค์กรมากขึ้น เช่น Hootsuite, Buffer, Sprout Social สามารถใช้จัดการสถานะบนเพจโซเชียล เช่น การตั้งเวลาโพสต์, การจัดการโฆษณา, การวิเคราะห์ผู้ใช้ Social และประสิทธิภาพของเพจเพื่อใช้ในการพัฒนาต่อไป

7. Chatbots         

สำหรับผู้บริโภคชาวดิจิทัลต่างคาดหวังความรวดเร็วจากธุรกิจ โดยเฉพาะการพร้อมให้บริการ 24 ชั่วโมง ซึ่งแน่นอนว่าถ้าจะให้พนักงานหนึ่งคนนั่งรอตอบตลอดเวลา หรือเปลี่ยนคนเพื่อเตรียมพร้อมคงต้องใช้งบประมาณไม่ใช่น้อย ทำให้ Chatbots เข้ามาช่วยให้องค์กรโต้ตอบกับผู้บริโภคได้แบบ Real Time และตรงตามความต้องการ ซึ่งมีรายงานจาก Businessinsider ว่ามีผู้ใช้งานอินเทอร์เน็ตเกือบ 40 % ทั่วโลกมักจะโต้ตอบกับ Chatbots มากกว่าฝ่ายบริการลูกค้าจริง 

จาก Digitization Tools ทั้ง 7 ที่ได้กล่าวมาสำหรับจุดเริ่มต้นให้ธุรกิจได้เริ่มก้าวสู่เส้นทางการเป็นองค์กรดิจิทัลได้ง่าย ๆ หรือหากอยากได้คำปรึกษาจากผู้เชี่ยวชาญเรื่องดิจิทัล อย่าง Ditto ที่ให้ความสำคัญกับ Digital Tranformation โดยจะช่วยให้กระบวนการทำงานขององค์กรสะดวกและรวดเร็วขึ้น เพื่อพัฒนาคุณให้ไปไกลกว่าคู่แข่ง!