“ปริ้น” กับ “ถ่ายเอกสาร” ต่างกันอย่างไร? คำที่เราใช้ผิดกันบ่อยโดยไม่รู้ตัว

“ปริ้น” กับ “ถ่ายเอกสาร” ต่างกันอย่างไร? คำที่เราใช้ผิดกันบ่อยโดยไม่รู้ตัว

เคยไหม เดินเข้าร้านถ่ายเอกสารพร้อมมือถือ แล้วบอกพนักงานว่า “พี่ครับ ถ่ายอันนี้ให้หน่อย” ก่อนจะยื่นไฟล์ PDF ให้ดู?

เอาเข้าจริง หลายคนใช้คำว่า “ปริ้น” กับ “ถ่าย” แทนกันจนเป็นเรื่องปกติ เพราะสุดท้ายก็ได้กระดาษออกมาเหมือนกัน แต่ในมุมของงานเอกสารแล้ว สองคำนี้มีจุดเริ่มต้นไม่เหมือนกันเลย

จำง่าย ๆ “ปริ้น” คือจากไฟล์ ส่วน “ถ่าย” คือจากต้นฉบับ

ถ้าคุณมีไฟล์อยู่ใน โทรศัพท์ คอมพิวเตอร์ แฟลชไดรฟ์ หรือส่งผ่านระบบออนไลน์ แล้วสั่งให้เครื่องนำข้อมูลนั้นออกมาเป็นกระดาษ นั่นคือสิ่งที่เราเรียกกันทั่วไปว่า “ปริ้น” หรือพิมพ์เอกสาร

ตัวอย่างเช่น มีไฟล์รายงาน PDF แล้วต้องการกระดาษ 20 แผ่น แบบนี้คือ ปริ้น 20 แผ่น

ในทางเทคนิค เครื่องพิมพ์มีหน้าที่รับข้อมูลดิจิทัลแล้วสร้างข้อความหรือภาพลงบนกระดาษ โดยเครื่องพิมพ์แต่ละชนิดอาจใช้หมึกหรือตลับผงหมึกแตกต่างกันไป

แต่ถ้าคุณมี กระดาษต้นฉบับอยู่ในมือ แล้วนำไปวางบนกระจกหรือชุดป้อนเอกสาร จากนั้นให้เครื่องสร้างสำเนาออกมา แบบนี้เรียกว่า “ถ่ายเอกสาร” หรือ Copy

พูดง่าย ๆ คือ

มีไฟล์ → ปริ้น
มีกระดาษต้นฉบับ → ถ่ายเอกสาร

นี่แหละคือเส้นแบ่งที่จำง่ายที่สุด

แล้วทำไมบางเครื่องถึงทำได้ทั้งปริ้นและถ่าย?

ตรงนี้แหละที่ทำให้คนสับสน เพราะเครื่องสำนักงานสมัยใหม่จำนวนมากไม่ได้ทำหน้าที่เดียวอีกต่อไป

เครื่อง Multifunction Printer หรือ MFP สามารถ พิมพ์ ถ่ายเอกสาร และสแกน ได้ในเครื่องเดียว เช่นเดียวกับเครื่องสำนักงานของผู้ผลิตหลายรายที่รวมฟังก์ชันเหล่านี้ไว้ด้วยกัน

ดังนั้นอย่าเข้าใจว่า “เครื่องเดียวกัน = งานเหมือนกัน”

เครื่องเดียวกันอาจรับไฟล์จากคอมพิวเตอร์แล้วปริ้น หรือรับกระดาษต้นฉบับแล้วถ่ายสำเนาก็ได้ เพียงแต่เป็นคนละฟังก์ชัน

ลองนึกภาพสถานการณ์นี้

คุณมีบัตรประชาชนฉบับสำเนาอยู่ 1 ใบ และต้องการเพิ่มอีก 5 ใบ

คุณไม่ได้เอาไฟล์จากคอมพิวเตอร์มาสร้างเอกสารใหม่ แต่กำลังใช้ ต้นฉบับที่เป็นกระดาษเพื่อทำสำเนา แบบนี้เรียกว่า “ถ่ายเอกสาร”

แต่ถ้าคุณมีเอกสาร PDF อยู่ในโทรศัพท์ แล้วต้องการกระดาษ 5 ชุด นั่นคือ “ปริ้น”

แล้วคำว่า “ปริ้น” ถือว่าผิดไหม?

ถ้าพูดคุยกันในชีวิตประจำวัน คำว่า “ปริ้น” เป็นคำที่คนทั่วไปเข้าใจกันอย่างแพร่หลาย แต่ถ้าเป็นภาษาไทยที่เป็นทางการ คำว่า “พิมพ์” จะเหมาะกว่า

เพราะฉะนั้น ถ้าจะเขียนให้เป็นทางการ เช่น ในเอกสารราชการหรือข้อความประชาสัมพันธ์ อาจใช้คำว่า “พิมพ์เอกสาร” แทน “ปริ้นเอกสาร”

แต่เวลาเดินเข้าร้าน หลายคนพูดว่า “ปริ้นให้หน่อย” พนักงานก็เข้าใจได้ทันที ไม่ได้เป็นปัญหาอะไร

Fact Box: จำให้ได้ใน 5 วินาที

ดังนั้น ครั้งหน้าถ้าเข้าร้านแล้วไม่แน่ใจ ไม่ต้องกลัวพูดผิดเลย แค่บอกให้ชัดว่า “มีไฟล์ครับ” หรือ “มีต้นฉบับเป็นกระดาษครับ” คนรับงานก็จะรู้ทันทีว่าคุณต้องการทำอะไร

เรื่องเล็ก ๆ แบบนี้ดูเหมือนไม่สำคัญ แต่พอเข้าใจแล้วจะเห็นเลยว่า “ปริ้น” “ถ่าย” และ “สแกน” เป็นคนละกระบวนการกัน แม้เครื่องสมัยใหม่จะสามารถทำทั้งสามอย่างได้ในเครื่องเดียวก็ตาม

คราวหน้าเข้าร้านถ่ายเอกสาร ลองสังเกตตัวเองดูนะว่า...

เรากำลัง “ปริ้น” หรือกำลัง “ถ่าย” กันแน่?