ลดปัญหาคอขวดจาก 7 ขั้นตอนจัดการใบแจ้งหนี้ ด้วยระบบอัตโนมัติ

        การจัดการใบแจ้งหนี้ (Invoice) เป็นอีกหนึ่งขั้นตอนสำคัญของการดำเนินงานภายในองค์กรที่เกี่ยวข้องกับกระบวนการจัดหาและจัดซื้อจากผู้ขายหรือซัพพลายเออร์ ซึ่งเรียกว่าการประมวลผลใบแจ้งหนี้ เริ่มตั้งแต่การที่ธุรกิจได้รับใบแจ้งหนี้เข้ามาตรวจสอบความถูกต้องเพื่อชำระเงินให้แก่ซัพพลายเออร์และทำบันทึกการชำระเงินเก็บเป็นข้อมูลสำหรับรายงานทางบัญชีต่อไป แต่ด้วยความซับซ้อนในกระบวนการทำให้ฝ่ายบัญชีที่จัดการเรื่องนี้โดยเฉพาะต้องพบกับปัญหาจากวิธีการทำงานแบบดั้งเดิมในระบบ Mannual อยู่บ่อยครั้ง

ทำให้ปัจจุบันมีระบบอัตโนมัติจัดการใบแจ้งหนี้ คือ Invoice Processing Service เข้ามาช่วยขจัดปัญหาคอขวดที่ส่งผลให้การทำงานล่าช้าและสูญเสียเวลาการทำงานมากเกินความจำเป็น จนทำให้งานสะสมอยู่ที่ฝ่ายใดฝ่ายหนึ่ง ซึ่งระบบอัตโนมัติสามารถเข้าไปช่วย  7 ขั้นตอนหลัก ๆ ของการประมวลผลใบแจ้งหนี้ ซึ่งจะเป็นขั้นตอนใดบ้างและช่วยได้อย่างไร ไปดูกันเลยค่ะ 

1. การรับใบแจ้งหนี้ 

ในแต่ละวันฝ่ายบัญชีต้องได้รับใบแจ้งหนี้รูปแบบต่าง ๆ จากซัพพลายเออร์หลายรายที่อาจจะมีวิธีการระบุข้อมูลไม่เหมือนกัน ทำให้บุคลากรต้องมานั่งคัดแยกข้อมูลด้วยสายตาซึ่งมักทำให้เกิดความสับสนและใช้ข้อมูลผิดพลาดไปจากเอกสารต้นฉบับ แต่ใน Invoice Processing Service มีเครื่องมือ OCR เข้ามาช่วยตรวจจับข้อมูลบนเอกสารแล้วสแกนเป็น E-Invoice เพื่อดึงข้อมูลและคัดแยกข้อมูลเข้าระบบอัตโนมัติ ช่วยให้การค้นหาข้อมูลครั้งต่อไปสะดวกและรวดเร็วขึ้น

2. การตรวจสอบใบแจ้งหนี้ 

ผู้ใช้งานสามารถตั้งค่าการตรวจสอบความครบถ้วนของข้อมูลบนใบแจ้งหนี้ที่ได้รับและกำหนด field หลังบ้านให้ระบบอัตโนมัติแบ่งแยกข้อความทั้งหมดบนใบ Invoice เติมลงในช่องที่ผู้ใช้งานระบุไว้ เพื่อจัดการฐานข้อมูลของใบแจ้งหนี้ทั้งหมดที่ได้รับแสดงในรูปแบบเดียวกันและเป็นไปตามโครงสร้างข้อมูลที่องค์กรออกแบบไว้

3. การเชื่อมข้อมูลเอกสารที่เกี่ยวข้อง

โดยปกติการจัดทำใบแจ้งหนี้จะเป็นไปตามข้อมูลใบสั่งซื้อหรือใบ PO เมื่อทำการชำระเงินเสร็จสิ้นทางซัพพลายเออร์จะทำการออกใบเสร็จ (Bill) ให้องค์กรจึงถือว่าเสร็จสิ้นกระบวนการ ซึ่งในช่วงสิ้นเดือนหลายองค์กรมักประสบปัญหาความสับสนว่า ใบแจ้งหนี้ฉบับนี้มาจากใบสั่งซื้อใดหรือทำใบเสร็จสูญหาย แต่ถ้าองค์กรเลือกเก็บข้อมูลเป็นไฟล์ดิจิทัลใน Invoice Processing Service คุณจะสามารถเรียกดูข้อมูลย้อนหลังของเอกสารทั้งสามประเภทได้พร้อมกันในระบบเดียว

4. การจัดการข้อยกเว้นหรือปัญหาระหว่างองค์กร

ในบางครั้งกระบวนการประมวลผลใบแจ้งหนี้สามารถเกิดข้อยกเว้นหรือปัญหาที่ทำให้บุคลากรต้องโฟกัสกับซัพพลายเออร์เจ้านั้นเป็นพิเศษ อย่างเช่น อยู่ในพื้นที่เขตเวลาต่างกันกรณีติดต่อกับหน่วยงานต่างประเทศ, เกิดค่าใช้จ่ายซ้ำหลายครั้ง, การปรับราคาย้อนหลังและระยะทำงานที่คลาดเคลื่อนกัน ซึ่งองค์กรสามารถใช้ระบบอัตโนมัติข้อมูลเหล่านี้เพื่อให้บุคลากรวิเคราะห์หาจุดสมดุลของการทำงานระหว่างองค์กรและซัพพลายเออร์ได้เหมาะสมที่สุด

5. กระบวนการอนุมัติ

ภายในระบบจัดการใบแจ้งหนี้ดิจิทัลสามารถจัดลำดับและติดตามการขออนุมัติโดยอัตโนมัติได้ โดยตั้งค่าแจ้งเตือนทั้งฝ่ายผู้ขอและผู้อนุมัติเพื่อช่วยเร่งให้กระบวนการจัดการใบแจ้งหนี้ให้อยู่ในขอบเขตระยะเวลาของการทำงานฝ่ายบัญชีและฝ่ายที่เกี่ยวข้อง

6. การชำระเงิน

ปัจจุบันหลายหน่วยงานต่างใช้วิธีการชำระเงินดิจิทัลผ่านระบบ Mobile Banking ซึ่งในระบบ Invoice Processing Service ของผู้ให้บริการบางราย มีฟังก์ชันให้ผู้ใช้งานจะสามารถเปิดการแจ้งเตือนไปยังซัพพลายเออร์หลังจากที่ใบแจ้งหนี้ได้รับการอนุมัติและชำระเงินเรียบร้อยแล้ว

7. การวิเคราะห์ความสัมพันธ์ในอนาคต

เมื่อเวลาผ่านไปองค์กรสามารถประเมินรูปแบบการใช้จ่ายและความสัมพันธ์ทางการเงินกับซัพพลายเออร์ในตลอดระยะเวลาที่ติดต่อซื้อขายกันจากข้อมูลย้อนหลังทั้งหมด ซึ่งสามารถนำไปใช้เป็นข้อมูลหลักประกอบการตัดสินใจทางธุรกิจได้อย่างมีประสิทธิภาพ

จะเห็นได้ว่าจากทั้ง 7 ขั้นตอนการจัดการใบแจ้งหนี้ที่ได้รับประโยชน์จาก Invoice Processing Service คือเพิ่มความคล่องตัว ความโปร่งใส ประหยัดทั้งเวลาและค่าใช้จ่าย ช่วยให้บุคลากรทำงานมีประสิทธิภาพมากขึ้น ที่สำคัญส่งผลให้ความสัมพันธ์ระหว่างองค์กรกับซัพพลายเออร์เป็นไปอย่างราบรื่น และหากองค์กรใดกำลังประสบปัญหาใดก็ตามจากใบแจ้งหนี้ ที่ Ditto เรามี Invoice Processing Service ที่สามารถพัฒนาการทำงานในฝ่ายบัญชีให้ดำเนินการได้เต็มศักยภาพและพร้อมปรับระบบอัตโนมัติให้สอดคล้องกับโครงสร้างองค์กรของคุณได้โดยเฉพาะ