การจัดงาน Event ให้โดดเด่นด้วยฝีมือ Organizer

การจัดงาน Event ให้โดดเด่นด้วยฝีมือ Organizer

บทบาทการทำงานของ Organizer

เป็นงาน “ขายฝัน” สร้างฝันของลูกค้าให้เป็นจริง โดยมีการสอบถามจุดประสงค์ และเป้าหมายของการจัดงานของลูกค้าเจ้าของงานก่อนดำเนินงานทุกครั้ง มีการวางแผนร่วมกัน เพื่อที่จะดำเนินกิจกรรมให้สอดคล้องกับ“ความต้องการของลูกค้า” โดยทีมงาน Organizer ต้องสร้างความสัมพันธ์อันดีกับลูกค้าเพื่อเข้าถึงความต้องการลูกค้าอย่างแท้จริง ก่อนดำเนินจัดงานต้องมีความเข้าใจรายละเอียดของการจัดงาน งานอีเว้นท์ และงบประมาณค่าใช้จ่ายที่ลูกค้ากำหนดไว้ ให้ข้อมูลทั้งหมดตรงกันก่อน เพื่อทีมงานดำเนินงาน “สิ่งที่ลูกค้านำเสนอ” ให้เป็นรูปธรรม ตามสัญญาได้

การประชุมเพื่อกำหนดวัตถุประสงค์การจัดกิจกรรมทางการตลาดให้แน่ชัด! ควรมี “ผู้มีอำนาจในการตัดสินใจ” มาร่วมประชุมด้วย เพื่อที่ต้องตัดสินใจการสร้างกิจกรรมร่วมกัน และหากมีปัญหาเกิดขึ้นที่ต้องการแก้ไขในเวลากระชั้นชิด ระหว่างการประชุมจะได้แก้ไขได้ทันเวลา

ในการประชุมครั้งแรก ทางทีมงานออกาไนเซอร์ รับจัดงานอีเว้นท์ จะเป็นผู้ที่รับฟังและเก็บรายละเอียด Concept งานของลูกค้าอย่างต่อเนื่อง เพื่อวางแผนงานนำเสนอไอเดียให้ลูกค้าในโอกาสครั้งต่อไป ซึ่งลูกค้าส่วนใหญ่จะให้ระยะเวลาทีมงานออกแบบนำเสนองานเบื้องต้น 5-7 วันทำการ

การจัดกิจกรรมให้โดดเด่น การจัดงานเลี้ยง ตอบสนอง Concept และวัตถุประสงค์ของลูกค้า การจัดกิจกรรมการตลาดจึงเข้ามามีส่วนร่วม เช่น การประชาสัมพันธ์ , การเปิดตัวสินค้า , การจัดนิทรรศการ ลูกค้าควรเลือกกิจกรรม 1 อย่างเท่านั้น เพื่อทางทีมงานจะกำหนดกิจกรรมที่มุ่งเป้าหมายเพิ่มยอดขายสินค้าทะลุเป้า

ตำแหน่งสายงาน Organizer มี 5 ตำแหน่ง

1.Business Development หรือ Sale Director หน้าที่หลักคือการหาลูกค้า มีประสบการณ์การสร้างความสัมพันธ์ที่ดีต่อลูกค้าทั้งเชิงลึกและเชิงกว้าง เพื่อการเจรจาต่อรองธุรกิจประสบผลสำเร็จด้วยดี

2.AE (Account Executive) หน้าที่หลักคือดูแลด้านงบประมาณที่ลูกค้ากำหนดไว้ และประสานงานกับทีมงานด้านความคิดสร้างสรรค์

3.Creative หน้าที่หลักคือคิด Concept งาน สร้าง Theme การตลาดให้ตอบสนองความต้องการของลูกค้าให้มากที่สุดสามารถนำเสนอไอเดียงานได้ โดยใช้ไหวพริบปฏิภาณที่ดีเลิศ มีทักษะการจูงใจ โน้มน้าวใจให้ลูกค้าซื้อผลงานของตนเองได้

4.Producer หน้าที่หลักคือลงมือจัดกิจกรรม โดยการประสานงานคัดเลือกองค์กรภายนอกเข้ามารับช่วงงาน Out Source มาดูและรายละเอียดต่างๆ ของงานที่เกิดขึ้น

5.Designer หน้าที่หลักคือออกแบบ งานศิลปะ หรือผลิตสื่อที่เกี่ยวข้องกับการจัดกิจกรรม

ตำแหน่งบริษัท Organizer บางแห่งมีขนาดเล็กอาจใช้ 1 คนมี 2 ตำแหน่งเลยก็ได้ เช่น หน้าที่หลักเป็น AE ต้องทำ Creative ร่วมด้วย ซึ่งต้องคิดนำเสนองาน และคอยประสานงานกับลูกค้าตลอดเวลา สำหรับงานส่วนอื่น บริษัท Organizer สามารถจ้างให้บริษัทฯภายนอก Out Source เข้ามาช่วยดูแล สนับสนุนงานด้านเทคโนโลยีใหม่ๆ เช่น การจัดแสดงแสงสีเสียง หาพริตตี้ หรืองานก่อสร้างบู๊ท, ป้ายประชาสัมพันธ์ที่เกี่ยวข้อง ออกงานอีเว้นท์ เป็นต้น

“ความเชี่ยวชาญ” ของบริษัท Organizer โดยปกติแล้วจะไม่รับตั้งชื่อแบรนด์สินค้า และออกแบบบรรจุภัณฑ์ เนื่องจากเป็นงานที่ไม่ถนัด ผู้ว่าจ้างจึงต้องเข้าใจว่าบริษัทที่ตนสนใจเป็นบริษัทตัวแทนโฆษณาประเภทไหน มีทักษะด้านใด มีผลงานมาก่อนหรือไม่?

อย่างไรก็ตาม บริษัท Organizer ที่มีวิธีการดำเนินกิจกรรมการตลาดที่ดี ก็ยิ่งสามารถสร้างภาพพจน์ที่ดีให้เกิดกับแบรนด์ได้

การนำเสนองานของ บริษัท ออร์กาไนเซอร์ จัดงานออกบูธ

หลังจากรับบรีฟจากลูกค้า เมื่อครบกำหนดวันที่นำเสนองาน จะต้องเริ่มต้นด้วยการทบทวน “วัตถุประสงค์” ของการจัดงานให้เรียบร้อย เพื่อตรวจสอบว่ามีความเข้าใจตรงกันหรือไม่ ?

สามารถเริ่มต้นด้วย “คำถาม” ซึ่งควรจะมีเทคนิคให้ลูกค้า “เห็นด้วย” อยู่เสมอ   จากนั้นจึงค่อยๆอธิบายลักษณะงานที่ออกแบบมา โดยผ่านการจัดทำ Presentation ใกล้เคียงกับความเป็นจริงมากที่สุด เพื่อให้ลูกค้าเห็นภาพ และเข้าใจชัดเจนมากขึ้น Creative หรือผู้นำเสนอแผนกิจกรรมการตลาดนี้จึงต้องมีบุคลิกภาพที่ดี น่าเชื่อถือ กล้าประสานตา น้ำเสียงชัดเจน และมีภาษากายอย่างเหมาะสม

***สุดท้าย ต้องเป็นตัวของตัวเอง  (Be Yourself) ให้มากที่สุด*** เพื่องานที่เรารัก รับจัดงานอีเว้นท์

ขอบคุณข้อมูลจาก http://www.northtridge.com/