ส่งสำเนาบัตรประชาชนให้ร้านค้า ต้องเขียนกำกับอะไรไว้ก่อน?

* รูปภาพใช้เพื่อประกอบเนื้อหาเท่านั้น อาจไม่ใช่ภาพเหตุการณ์จริงหรือภาพจริงจากเรื่องในบทความ

ก่อนส่งสำเนาบัตรประชาชน ให้เขียนกำกับบนภาพว่า “ใช้เพื่อ [ชื่อธุระ] กับ [ชื่อร้านหรือหน่วยงาน] เท่านั้น” พร้อมวันที่ โดยวางข้อความไว้ในพื้นที่ว่าง ไม่ทับข้อมูลที่ผู้รับต้องตรวจ หากยังไม่รู้ว่าจะเก็บสำเนาไปใช้ทำอะไร ให้ถามก่อนส่ง การกำกับช่วยบอกขอบเขตที่เราตั้งใจ แต่ไม่ได้ล็อกไฟล์หรือรับประกันว่าจะป้องกันการนำไปใช้ผิดทางได้ทุกกรณี

สำเนาบัตรมีข้อมูลหลายอย่างที่ระบุตัวเราได้ ทั้งชื่อ เลขประจำตัว ภาพถ่าย และรายละเอียดอื่นบนบัตร การส่งภาพเต็มใบโดยไม่รู้ว่าขั้นตอนนั้นต้องใช้ข้อมูลใด อาจทำให้เราเปิดเผยข้อมูลมากกว่าที่จำเป็น จึงควรเริ่มจากถามผู้รับว่าใช้สำเนาเพื่อยืนยันเรื่องใด และเก็บไว้นานแค่ไหน

พ.ร.บ.คุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล พ.ศ. 2562 มาตรา 22 วางหลักให้เก็บข้อมูลส่วนบุคคลเท่าที่จำเป็นต่อวัตถุประสงค์อันชอบด้วยกฎหมาย ส่วนมาตรา 23 กำหนดให้ผู้ควบคุมข้อมูลแจ้งรายละเอียด เช่น วัตถุประสงค์ ข้อมูลที่จะเก็บ ระยะเวลาเก็บ และผู้ที่อาจได้รับข้อมูล หลักนี้เป็นหน้าที่ของผู้ควบคุมข้อมูลตามกรณี ไม่ได้แปลว่าทุกบริการต้องรับสำเนาที่เราปิดข้อมูลเองได้ทันที

ก่อนส่ง ลองถามสั้น ๆ ว่า “ต้องใช้สำเนาเพื่อขั้นตอนไหน ต้องเห็นข้อมูลส่วนใด และจะเก็บถึงเมื่อไร?” บางบริการอาจต้องตรวจชื่อหรือที่อยู่ บางแห่งอาจมีวิธียืนยันตัวตนในแอปหรือให้แสดงบัตรต่อหน้า หากผู้รับขอข้อมูลที่ดูเกินจำเป็น ให้ถามว่ามีทางเลือกอื่นหรือไม่ อย่าปิดเลขหรือรายละเอียดที่เขาจำเป็นต้องตรวจโดยไม่คุยกันก่อน เพราะเอกสารอาจถูกตีกลับ

ถ้าต้องส่งรูปจริง ให้ใช้สำเนา ไม่เขียนลงบนบัตรตัวจริง ระบุผู้รับ วัตถุประสงค์ และวันที่บนสำเนาให้เห็นชัด เลือกช่องทางทางการของร้าน ตรวจชื่อเว็บไซต์หรือบัญชีผู้รับให้ตรง หลีกเลี่ยงการส่งในกลุ่มแชตหรือแนบกับลิงก์ที่ใครก็เปิดได้ และเก็บหลักฐานว่าตกลงใช้ข้อมูลเพื่อเรื่องใดไว้

การเรียกสำเนาไม่ได้เหมือนกันทุกหน่วยงาน ตัวอย่างเช่น ETDA ประกาศยกเลิกการเรียกสำเนาบัตรประชาชนและทะเบียนบ้านสำหรับคำขอที่อยู่ในความรับผิดชอบของสำนักงาน และระบุว่าถ้าจำเป็น เจ้าหน้าที่จะเป็นผู้จัดทำสำเนาเอง นโยบายนี้ใช้กับบริการของ ETDA ตามประกาศ ไม่ใช่ข้อสรุปว่าร้านค้าหรือหน่วยงานอื่นห้ามขอสำเนาทุกกรณี แต่เป็นตัวอย่างว่าผู้ใช้บริการถามได้ว่ามีวิธียืนยันตัวตนแบบอื่นหรือไม่

ขอบคุณภาพประกอบจาก https://graphic.in.th