เทคนิคการเขียนจดหมายยืนยันนัดหมายภาษาอังกฤษ (Confirming an appointment)

By Natdanai Siammai

บริษัทที่ประกอบธุรกิจกับชาวต่างชาติ โดยเฉพาะประเทศทางฝั่งตะวันตกก็จะมีการติดต่อสื่อสารกับคู่ค้าโดยการเขียนจดหมายภาษาอังกฤษถึงกัน ซึ่งเป็นการติดต่อวิธีหนึ่งที่เป็นที่นิยมและมีประสิทธิภาพ จดหมายยืนยันนัดหมายก็เป็นหนึ่งในหลายๆ จดหมายที่มีการเขียนกันในการติดต่อธุรกิจกับชาวต่างชาติ

จดหมายยืนยันนัดหมายหรือสมัยปัจจุบันนี้ก็คงใช้อีเมลในการติดต่อสื่อสารธุรกิจกันแล้ว และถึงแม้ว่าการยกหูโทรศัพท์ถึงกันจะสะดวกและรวดเร็วกว่าในการติดต่อสื่อสาร แต่การส่งอีเมลหรือจดหมายอิเลคทรอนิคก็ยังคงความสำคัญอยู่ไม่ยิ่งหย่อนไปกว่ากัน อาจจะสำคัญกว่าด้วยซ้ำ เพราะการติดต่อสื่อสารทางอีเมลสามารถเก็บเอกสารไว้เป็นหลักฐานได้ไม่เหมือนการติดต่อกันทางโทรศัพท์ เพราะฉะนั้นในเรื่องสำคัญหรือเป็นทางการก็จะมีการติดต่อกันทางอีเมลซึ่งก็สามารถทำได้สะดวกและรวดเร็วอีกด้วยในยุคปัจจุบัน

สำหรับการเขียนจดหมายยืนยันนัดหมายภาษาอังกฤษ (Confirming an appointment)กล่าวถึงการเขียนจดหมายตอบยืนยันไปหลังจากอีกฝ่ายเขียนจดหมายมาแจ้งเพื่ออยากพบปะพูดคุยธุรการงานด้วย ดูการเขียนจดหมายดังกล่าวผ่านตัวอย่างการเขียนจดหมายยืนยันนัดหมายภาษาอังกฤษ(Confirming an appointment)ได้ด้านล่างครับ

ตัวอย่างจดหมายหรืออีเมลยืนยันนัดหมายภาษาอังกฤษ (Confirming an appointment)

Dear Mr. Tim,

In response to your email regarding the new contract, It would be a great pleasure to meet and to discuss this matter with you. I will be available on 4 August at 13.00 p.m. My secretary will call and confirm the day and time with you within this week in case the day and time is not convenient for you. Therefore, an alternative appointment will be arranged.

Thanking you and looking forward to meeting you again

Yours sincerely,

Jonathan Johnson

Managing Director

เรียนคุณทิม

เกี่ยวกับเรื่องข้อตกลงใหม่ เป็นที่น่ายินดีอย่างยิ่งที่จะพบปะและพูดคุยเรื่องนี้กับคุณ ผมสะดวกที่จะพบคุณวันที่ 4 สิงหาคม เวลา 13.00 นาฬิกา หากคุณไม่สะดวกในวันและเวลาดังกล่าว เลขาฯของผมจะโทรศัพท์หาคุณเพื่อแจ้งยืนยันกำหนดวันเวลานัดหมายอื่นแทนภายในสัปดาห์นี้  

ขอบคุณและหวังเป็นอย่างยิ่งว่าจะได้พบคุณอีก

ขอแสดงความนับถือ

โจนาธาน จอห์นสัน

กรรมการผู้จัดการ

เทคนิคการเขียน จะเห็นได้ว่าจดหมายตอบรับยืนยันนัดหมายประกอบด้วย 4 ส่วนสำคัญ ได้แก่

1 คำขึ้นต้นจะขึ้นต้นด้วย Dear และตามด้วยชื่อผู้รับ ซึ่งคำขึ้นต้นด้วย Dear บอกให้รู้ว่าจดหมายหรืออีเมลนี้เป็นทางการและใช้กับผู้ที่เราไม่สนิท และอาจเป็นการติดต่อกันครั้งแรก อย่างไรก็ตามสำหรับจดหมายที่เป็นทางการมักจะใช้คำขึ้นต้นว่า Dear เสมอ แม้จะติดต่อกันหลายครั้งแล้วก็ตาม

2 ส่วนเนื้อหาหลัก ถือเป็นใจความสำคัญของจดหมาย เพราะส่วนนี้จะกล่าวถึงวัตถุประสงค์ของผู้ส่งที่มีต่อผู้รับ

3 คำแสดงความขอบคุณซึ่งมีการใช้หลากหลายสำนวนมากและในที่นี้ก็เป็นหนึ่งในหลายๆ สำนวนดังกล่าว

4 คำลงท้าย สำหรับจดหมายที่เป็นทางการมักลงท้ายด้วย Yours sincerely ตามด้วยชื่อ นามสกุล และตำแหน่งของผู้เขียน

ที่มา https://speakingenglishone.blogspot.com/2014/08/confirming-appointment.html