รู้หรือไม่? การถ่ายภาพเอกสารราชการบางประเภทต้องระวังเรื่องข้อมูลส่วนบุคคล เปิดเอกสารไว้บนมือถือก็อาจมีข้อมูลสำคัญกว่าที่คิด

ทุกวันนี้การใช้โทรศัพท์มือถือถ่ายภาพเอกสารราชการกลายเป็นเรื่องที่พบเห็นได้ทั่วไป ไม่ว่าจะเป็นบัตรประชาชน ทะเบียนบ้าน ใบอนุญาต หนังสือรับรอง เอกสารเกี่ยวกับรถ หรือเอกสารที่ใช้ติดต่อหน่วยงานต่าง ๆ เพราะสะดวกกว่าการพกเอกสารตัวจริง แต่สิ่งที่หลายคนอาจไม่ทันคิดคือ เอกสารเหล่านี้จำนวนมากมี “ข้อมูลส่วนบุคคล” อยู่ภายใน และเมื่อถูกถ่ายภาพ ข้อมูลเหล่านั้นก็ถูกบันทึกอยู่ในโทรศัพท์ทันที

กรมการปกครองระบุว่า ข้อมูลจากเอกสารราชการสามารถเป็นข้อมูลส่วนบุคคลได้ เช่น ชื่อและนามสกุล เลขประจำตัวประชาชน เลขใบขับขี่ เลขหนังสือเดินทาง ข้อมูลทะเบียนบ้าน เลขใบอนุญาตประกอบวิชาชีพ รวมถึงลายมือชื่อ เป็นต้น ข้อมูลเหล่านี้สามารถใช้ระบุตัวบุคคลได้ จึงควรได้รับการดูแลอย่างเหมาะสม

เอกสารอะไรที่ควรระวังเป็นพิเศษ?

อย่างแรกคือ บัตรประชาชน เพราะมีทั้งชื่อ นามสกุล เลขประจำตัวประชาชน วันเกิด ที่อยู่ และข้อมูลอื่นที่อาจเชื่อมโยงไปถึงเจ้าของบัตรได้ การถ่ายสำเนาหรือถ่ายภาพจึงควรทำเฉพาะเมื่อมีเหตุจำเป็นและรู้ว่าจะนำข้อมูลไปใช้เพื่ออะไร

ต่อมาคือ ทะเบียนบ้านหรือเอกสารทะเบียนราษฎร ซึ่งอาจมีข้อมูลของบุคคลหลายคนอยู่ในเอกสารเดียวกัน ไม่ใช่เฉพาะข้อมูลของคนที่นำเอกสารมาใช้เท่านั้น หากนำภาพเอกสารดังกล่าวไปส่งต่อในกลุ่มแชตหรือโพสต์ลงอินเทอร์เน็ต ก็อาจทำให้ข้อมูลของบุคคลอื่นถูกเปิดเผยโดยไม่จำเป็น

อีกกลุ่มหนึ่งคือ ใบขับขี่ หนังสือเดินทาง ใบอนุญาตประกอบวิชาชีพ และเอกสารที่มีลายมือชื่อ เพราะข้อมูลเหล่านี้สามารถนำไปเชื่อมโยงกับตัวบุคคลหรือข้อมูลอื่นได้ กรมการปกครองเองมีแนวทางเกี่ยวกับการเข้าถึงและเปิดเผยข้อมูลทะเบียนและบัตรประชาชน โดยการขอเข้าถึงข้อมูลจากฐานข้อมูลทะเบียนต้องแสดงเหตุหรือความจำเป็นและให้เจ้าหน้าที่ผู้มีอำนาจพิจารณา

ถ่ายภาพไว้เองผิดหรือไม่?

ประเด็นสำคัญคือ ไม่ควรเข้าใจว่า “แค่ถ่ายรูปเอกสารราชการก็ผิด PDPA ทันที” เพราะต้องดูว่าใครเป็นผู้ถ่าย ถ่ายข้อมูลของใคร ถ่ายเพื่อวัตถุประสงค์อะไร และนำข้อมูลไปใช้หรือเปิดเผยต่ออย่างไร

ตัวอย่างเช่น เจ้าของเอกสารถ่ายภาพบัตรประชาชนของตัวเองไว้เพื่อใช้ตรวจสอบข้อมูลหรือจัดเก็บส่วนตัว ย่อมแตกต่างจากการนำภาพบัตรประชาชนของคนอื่นไปเผยแพร่ในสื่อสังคมออนไลน์ หรือส่งต่อให้บุคคลที่ไม่เกี่ยวข้อง

หลักสำคัญของกฎหมายคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคลคือ การเก็บ ใช้ หรือเปิดเผยข้อมูลควรมีวัตถุประสงค์ที่เหมาะสมและอยู่ภายใต้ฐานทางกฎหมายที่เกี่ยวข้อง โดยหน่วยงานภาครัฐเองก็มีการกำหนดวัตถุประสงค์ในการประมวลผลข้อมูลและระยะเวลาการเก็บรักษาข้อมูลเท่าที่จำเป็น

สิ่งที่น่ากังวลกว่าการถ่าย คือการส่งต่อ

ปัญหาที่เกิดขึ้นได้ง่ายมากคือการถ่ายเอกสารเพื่อใช้เพียงครั้งเดียว แต่หลังจากนั้นกลับเก็บภาพไว้ในโทรศัพท์ คลาวด์ หรือแอปแชตเป็นเวลานาน บางครั้งยังส่งต่อไปให้หลายคนโดยไม่ได้ตรวจสอบว่ามีข้อมูลสำคัญอะไรอยู่ในภาพบ้าง

ยิ่งถ้าเป็นเอกสารของคนอื่น ควรระมัดระวังมากขึ้น เพราะเจ้าของข้อมูลไม่ได้หมายความว่าอนุญาตให้เรานำข้อมูลของเขาไปเผยแพร่ต่อทุกช่องทาง การเปิดเผยข้อมูลโดยไม่จำเป็นอาจสร้างความเสียหายให้เจ้าของข้อมูลได้

กรณีบัตรประชาชนก็เคยมีการเตือนเรื่องการถ่ายและจัดเก็บข้อมูล เพราะหากข้อมูลตกไปอยู่กับผู้ไม่หวังดี อาจถูกนำไปใช้ในทางที่เจ้าของข้อมูลไม่ได้ตั้งใจ ดังนั้นผู้ที่เก็บข้อมูลควรมีมาตรการรักษาความปลอดภัยที่เหมาะสม และไม่เก็บข้อมูลเกินความจำเป็น

ถ้าจำเป็นต้องส่งภาพเอกสาร ควรทำอย่างไร?

ก่อนส่งควรตรวจสอบก่อนว่าปลายทางเป็นใคร และจำเป็นต้องเห็นข้อมูลทั้งหมดในเอกสารหรือไม่ หากไม่จำเป็น อาจปิดบังข้อมูลบางส่วนที่ไม่เกี่ยวข้อง เช่น เลขประจำตัวประชาชน ที่อยู่ เบอร์โทรศัพท์ หรือข้อมูลของบุคคลอื่น

หากต้องส่งเอกสารเพื่อทำธุรกรรมกับหน่วยงานหรือบริษัท ควรส่งผ่านช่องทางที่หน่วยงานกำหนด ไม่ควรโพสต์ลงพื้นที่สาธารณะ และไม่ควรส่งเข้าแชตกลุ่มที่มีสมาชิกจำนวนมากโดยไม่จำเป็น

สำหรับเอกสารที่มีข้อมูลอ่อนไหว ยิ่งต้องระวังเป็นพิเศษ เพราะกรมการปกครองยกตัวอย่างข้อมูลที่มีความละเอียดอ่อน เช่น ข้อมูลสุขภาพ ศาสนา ความพิการ ความคิดเห็นทางการเมือง ประวัติอาชญากรรม ข้อมูลชีวภาพ และข้อมูลพันธุกรรม ซึ่งอยู่ในกลุ่มข้อมูลที่ต้องได้รับการคุ้มครองในระดับที่เข้มงวดกว่า

ที่สำคัญ หากเป็นเอกสารของผู้อื่นแล้วเกิดเหตุสงสัยว่าข้อมูลถูกนำไปใช้หรือเปิดเผยโดยมิชอบ เจ้าของข้อมูลมีช่องทางดำเนินการตรวจสอบเกี่ยวกับการเข้าถึงหรือการใช้ข้อมูลส่วนบุคคลของตนผ่านสำนักทะเบียนกลางได้ตามขั้นตอนที่กำหนด

ดังนั้นครั้งต่อไปก่อนกดถ่ายภาพเอกสารราชการ อย่าเพียงถามว่า “ถ่ายได้ไหม” แต่ควรถามต่อด้วยว่า ถ่ายไปทำอะไร ใครจะได้เห็น และข้อมูลส่วนไหนจำเป็นจริง ๆ เพราะเอกสารเพียงหนึ่งแผ่นอาจมีข้อมูลที่สามารถระบุตัวบุคคลได้หลายรายการ และเมื่อภาพนั้นหลุดออกไปแล้ว การนำข้อมูลกลับคืนอาจทำได้ยากกว่าที่คิด