แปลง PDF เป็น Word ยังไงให้เพี้ยนน้อย เปิดวิธีฟรี พร้อมเทคนิคแก้ไฟล์พัง

เมื่อครู่นี้ ผู้เขียนได้อ่านบทความหนึ่งเกี่ยวกับวิธีแปลงไฟล์ PDF เป็น Word แล้วพบว่า ปัญหาที่หลายคนเจอกันบ่อยไม่ใช่เรื่องการแปลงไฟล์ แต่เป็นเรื่อง “แปลงแล้วรูปแบบเพี้ยน” ทั้งตัวหนังสือเรียงใหม่ ตารางขยับ รูปภาพเปลี่ยนตำแหน่ง หรือจำนวนหน้าไม่เหมือนเดิม

ความจริงแล้ว PDF ไม่ได้ถูกออกแบบมาเพื่อแก้ไขเหมือน Word แต่เป็นไฟล์ที่เน้นรักษาตำแหน่งข้อความ รูปภาพ และองค์ประกอบต่าง ๆ บนหน้า ดังนั้นเมื่อเปลี่ยนกลับมาเป็น Word โปรแกรมจึงต้องวิเคราะห์โครงสร้างเอกสารใหม่ ทำให้บางส่วนอาจแตกต่างจากต้นฉบับได้

วิธีแปลง PDF เป็น Word แบบง่ายที่สุด

หากมี Microsoft Word อยู่แล้ว สามารถเปิด PDF ด้วย Word ได้โดยตรง

วิธีทำ

1. เปิด Microsoft Word
2. เลือก ไฟล์ > เปิด (File > Open)
3. เลือกไฟล์ PDF
4. Word จะแจ้งว่าไฟล์จะถูกแปลงเป็นเอกสารที่แก้ไขได้
5. กด ตกลง (OK)
6. ตรวจสอบเนื้อหา
7. เลือก บันทึกเป็น (Save As) และเลือก .docx

Microsoft ระบุว่าวิธีนี้เหมาะกับ PDF ที่มีข้อความเป็นหลัก เช่น เอกสารธุรกิจ กฎหมาย หรือเอกสารวิชาการ แต่ไม่รับประกันว่าหน้าตาจะเหมือนต้นฉบับทุกประการ โดยเฉพาะเอกสารที่มีตารางซับซ้อน กราฟิก หรือองค์ประกอบพิเศษ

ถ้าเป็น PDF สแกน ต้องระวังเรื่อง OCR

หากเปิด PDF แล้วเลือกข้อความไม่ได้ มีโอกาสสูงว่าไฟล์นั้นเป็นภาพจากการสแกน ไม่ใช่ข้อความที่อยู่ในรูปแบบที่แก้ไขได้

กรณีนี้ต้องใช้ OCR หรือ Optical Character Recognition เพื่อให้โปรแกรมอ่านตัวอักษรจากภาพแล้วสร้างข้อความที่ค้นหาและแก้ไขได้

Adobe ระบุว่า Acrobat สามารถใช้ OCR กับเอกสารสแกนเพื่อสร้างชั้นข้อความที่ค้นหาและเลือกได้ และยังมีเครื่องมือสำหรับตรวจสอบคำที่ระบบรู้จำผิดด้วย

อย่างไรก็ตาม OCR ไม่ควรเชื่อว่าถูกต้องทุกตัวอักษร โดยเฉพาะเอกสารภาษาไทย ตัวเลข ตาราง หรือภาพสแกนที่ไม่คมชัด จึงควรตรวจทานหลังแปลงทุกครั้ง

ทำไมแปลงแล้วตารางถึงพัง?

นี่เป็นหนึ่งในปัญหาที่พบได้บ่อย เพราะ PDF อาจเก็บตำแหน่งของข้อความและเส้นต่าง ๆ เอาไว้ แต่ไม่ได้เก็บโครงสร้างของตารางในแบบเดียวกับ Word

Microsoft ระบุว่าองค์ประกอบอย่างตารางที่มีการจัดวางซับซ้อน กรอบข้อความ เชิงอรรถหลายหน้า และเอฟเฟ็กต์ตัวอักษร เป็นส่วนที่อาจแปลงได้ไม่ดีนัก

ดังนั้นถ้าแปลงแล้วตารางขยับ ไม่ได้หมายความว่าไฟล์เสีย แต่เป็นข้อจำกัดของการเปลี่ยนจากเอกสารรูปแบบหนึ่งไปเป็นอีกแบบหนึ่ง

เคล็ดลับแปลง PDF ให้เพี้ยนน้อยที่สุด

1. ใช้ PDF ที่สร้างจากเอกสารโดยตรง
PDF ที่มีข้อความจริงมักเหมาะกับการแปลงมากกว่าไฟล์ที่เป็นภาพสแกน

2. ถ้ามีไฟล์ต้นฉบับ ให้กลับไปแก้ไฟล์ต้นฉบับ
หาก PDF ถูกสร้างจาก Word หรือโปรแกรม Office และยังมีไฟล์เดิมอยู่ การแก้จากต้นฉบับย่อมช่วยหลีกเลี่ยงปัญหาการจัดหน้าใหม่ได้

3. ตรวจสอบฟอนต์
ฟอนต์ที่แตกต่างกันอาจทำให้ความยาวของข้อความและการแบ่งบรรทัดเปลี่ยน ส่งผลให้จำนวนหน้าต่างจากเดิม

4. ตรวจตารางและรูปภาพเป็นพิเศษ
สองส่วนนี้มีโอกาสจัดวางแตกต่างจาก PDF ต้นฉบับได้มากกว่าข้อความธรรมดา

5. ตรวจตั้งแต่หน้าแรกจนถึงหน้าสุดท้าย
โดยเฉพาะเอกสารสำคัญที่ต้องส่งงาน ควรตรวจหัวข้อ เลขหน้า ตาราง รูปภาพ และข้อความท้ายหน้าให้ครบ

สรุป

การแปลง PDF เป็น Word ฟรี สามารถทำได้ง่าย โดยหากมี Microsoft Word อยู่แล้ว สามารถเปิด PDF ด้วย Word แล้วบันทึกเป็น .docx ได้ทันที ส่วน PDF ที่เป็นภาพสแกนควรใช้ OCR ช่วยอ่านข้อความ

แต่สิ่งที่ต้องเข้าใจคือ ไม่มีวิธีที่รับประกันว่า PDF ทุกไฟล์จะกลายเป็น Word แล้วเหมือนต้นฉบับ 100% เพราะ PDF เป็นรูปแบบที่เน้นการรักษาหน้าตาและตำแหน่งขององค์ประกอบ ขณะที่ Word ต้องสร้างโครงสร้างเอกสารขึ้นมาใหม่

ดังนั้นหากแปลงแล้วไฟล์เพี้ยน วิธีแก้ที่ถูกต้องไม่ใช่เพียงกดแปลงซ้ำ แต่ควรตรวจว่าไฟล์เป็น PDF ข้อความหรือ PDF สแกน แล้วเลือกใช้ Word หรือ OCR ให้เหมาะกับประเภทของเอกสาร

แหล่งที่มา

• Microsoft Support — การเปิด PDF ใน Word
• Microsoft Support — การแก้ไข PDF ใน Word
• Adobe Acrobat — วิธีแปลง PDF เป็น Word
• Adobe Acrobat — เครื่องมือ OCR สำหรับ PDF
• Adobe Acrobat Help — การแก้ไขข้อผิดพลาดจาก OCR