จดบันทึกไว้เสมอ

ตอนที่สํานักพิมพ์กับผมตกลงใจกันว่า จะจัดพิมพ์ผลงานเขียนออกมา เป็นหนังสือนั้น เราทําสัญญาเป็นลายลักษณ์อักษรไว้อย่างดิบดี แต่กระนั้นก็ ยังเกิดเรื่อง ซึ่งถือเป็นอุทาหรณ์สอนใจได้เลยว่า สมองคนเราลืมเรื่องต่างๆ ได้เสมอ

เรื่องมีอยู่ว่า พอผมส่งต้นฉบับที่เขียนเสร็จไปให้ทางสํานักพิมพ์ สํานัก พิมพ์ได้แย้งมาว่า “ทําไมคุณส่งต้นฉบับมาแค่ 100 หน้ากระดาษ ผมว่าเรา ตกลงกันไว้ที่ 200 หน้ากระดาษไม่ใช่หรือ” โชคดีที่ผมมีสัญญาเก็บไว้ และอ่านเจอข้อความที่เขียนไว้อย่างแจ่มแจ้งชัดเจนว่า 100 หน้ากระดาษ ซึ่งมีค่าอธิบายรายละเอียดประกอบอีกมากมายเลยทีเดียว แต่ก็อย่าไปพูดถึงมันเลยครับ

ถ้าเจ้านายขอให้คุณทํางานอะไรสักอย่าง แล้วเห็นคุณจดบันทึกยิกๆ อยู่ ต่อหน้าเขาละก็ เชื่อเถอะว่าเขาจะเกร็งๆ แหยงๆ คุณเลยครับ ถ้าวันหลังเกิด กรณีที่ต้องมาเถียงกับคุณว่า คุณทํางานช้าหรือผิดพลาดตรงไหนบ้าง ถ้าคุณต้องรับหน้าที่เขียนรายงาน

ก่อนเขียนให้คุณส่งบันทึกย่อหรือ โครงร่างที่ระบุตัวเนื้อหาสําคัญและโดดเด่นที่สุดไว้อย่างสั้นๆ ให้เจ้านายดูก่อน แล้วอย่าลืมบอกให้เจ้านายรู้ด้วยนะครับว่า คุณทําสําเนาเก็บไว้แล้วอีกหนึ่งชุด

เทคนิคนี้ไม่ได้มีไว้เพื่อป้องกันความผิดพลาดของคุณหรอกนะครับ เพราะมาตรฐานของคุณคือ ไม่ผิดพลาด แต่มีไว้เพื่อความโปร่งใสในทุกๆ เรื่อง เป็นสําคัญครับ การเขียนข้อตกลงไว้เป็นลายลักษณ์อักษร จะทําให้งานง่ายขึ้นเยอะ ลดความซับซ้อนสับสนลงได้มาก ใครจะไปเถียงชนะข้อความที่บันทึกไว้ละครับ

ถึงแม้ในความเป็นจริง อะไรๆ ก็ปลอมแปลงขึ้นมาใหม่ได้ หรือเขียน เพิ่มเติมภายหลัง ปรับแก้ และ/หรือเขียนขึ้นใหม่ทั้งยวงก็ยังได้เลย แต่เราก็รู้ๆ กันอยู่ว่าคงไม่มีใครทํา เพราะมันจะหมายถึงการปลอมแปลงหลักฐานนั่นเอง

เหลือเชื่อนะครับว่า บ่อยครั้งรายละเอียดปลีกย่อยยุบยิบทําให้อารมณ์เสียกันได้ขนานใหญ่ ถ้าไม่เขียนระบุไว้เป็นลายลักษณ์อักษรให้ดีแต่แรก แล้ว เรื่องการเก็บเอกสารต่างๆ ที่จดบันทึกไว้ก็ไม่ใช่งานของคนสิ้นคิดนะครับ แต่ออกจะเป็นความคิดในการป้องกันปัญหาล่วงหน้าที่เฉียบคมเข้าท่าไม่น้อยเลยทีเดียว

ธรรมชาติของมนุษย์เราไม่สามารถจําอะไรได้เต็มร้อยหรอกครับ ก็ต้อง หลงลืมกันบ้าง ดังนั้น ควรระบุวัน เวลา และรายละเอียดต่างๆ ให้แน่ชัด เพื่อ ใช้เป็นหลักฐานอ้างอิงในภายหลังหากเกิดปัญหา อย่าว่าแต่คนอื่นเลยครับ ขนาดเราเองยังอดแปลกใจไม่ได้ว่าทําไมเราหลงลืมอะไรได้ง่ายขนาดนี้

ในตารางการบริหารงานหลายเล่มมักแนะนําให้ทิ้งเอกสารการจดบันทึกใบแฟกซ์ หรืออีเมลที่เก็บเอาไว้นานแล้ว โดยเฉพาะอย่างยิ่งถ้าเป็นเอกสารที่ ไม่ได้เอาออกมาอ่านเลยภายใน 6 เดือน ก็แสดงว่าเป็นเอกสารที่ไม่จําเป็นต้อง ใช้แล้ว สําหรับเรื่องนี้ผมขอบอกเลยว่าไร้สาระ

ชีวิตของคนเราเกี่ยวโยงกับเอกสารทุกใบครับ ถ้ายังไม่มั่นใจ 100 เปอร์เซ็นต์จริงๆ ว่าไม่จําเป็นต้องใช้เอกสารนั้นแล้ว ก็อย่าได้กําจัดทิ้งไป แต่ให้หาอะไรมาบรรจุเอกสารเก็บไว้แทนครับ