ทำไมทุกองค์กรต้องมี ซอฟต์แวร์อนุมัติเอกสารออนไลน์ ?

               ปัจจุบันเราอยู่ในยุคที่สื่อดิจิทัลต่างเข้ามามีบทบาทในชีวิตประจำวันเรามากขึ้น ไม่ว่าจะเป็น การซื้อของออนไลน์ การชำระเงินแบบออนไลน์ รวมถึงการทำงานแบบออนไลน์ หากองค์กรไหน อยากก้าวให้ทันเทคโนโลยีใหม่ที่เข้ามา อย่างเรื่องเอกสารกระดาษมากมาย ก็สามารถทำให้เป็นเรื่องง่ายได้ แค่มี ซอฟต์แวร์อนุมัติเอกสารออนไลน์ ที่จะทำให้ทุกเรื่องเอกสารง่ายขึ้น และลดทรัพยากรกระดาษได้อีกด้วย ไม่ว่าจะเป็น การสร้างแบบฟอร์ม การตรวจสอบก่อนอนุมัติ การอนุมัติ และความปลอดภัยในการจัดเก็บใดๆ วันนี้จะพามาทำความรู้จักกับ ซอฟต์แวร์อนุมัติเอกสารออนไลน์ ที่ทำไมทุกองค์กรต้องมี และน่านำมาใช้งาน

ซอฟต์แวร์อนุมัติเอกสารออนไลน์ คืออะไร ?

อย่างที่รู้กันว่า ในทุกๆ การทำงาน เรื่องเอกสารใดๆ ก็เข้ามามีบทบาทอยู่ตลอด ทำให้ในบางครั้งอาจมีข้อผิดพลาด การตกหล่น และเอกสารรออนุมัติรอเยอะ จนติดเป็นคอขวดอยู่ ฉะนั้น ในจุดนี้ ซอฟต์แวร์อนุมัติเอกสารออนไลน์ จึงเข้ามามีบทบาท ในการจัดการเรื่องยุ่งเหยิงพวกนี้ให้หมดไป ด้วยระบบ E-Approval Workflow จะช่วยปรับเปลี่ยนรูปแบบการทำงานให้เป็นระบบดิจิทัล ซึ่งผู้ใช้สามารถออกแบบ E-Form เพื่อการขออนุมัติเรื่องต่างๆ ได้ตามความต้องการ และสามารถกดอนุมัติเอกสารแบบออนไลน์ได้จากทุกที่ ทุกเวลา และในทุกอุปกรณ์

ลดขั้นตอนการทำงาน

จุดเด่นอันดับแรกเลย คือแน่นอนว่าจะสามารถลดขั้นตอนในการทำงานให้น้อยลงได้อย่างแน่นอน ไม่ว่าจะเป็นตั้งแต่การสร้างแบบฟอร์ม หรือการส่งแบบฟอร์มขออนุมัติ การตรวจสอบเอกสาร การอนุมัติเอกสาร รวมถึงการจัดเก็บเอกสารไว้อย่างปลอดภัย ก็สามารถทำผ่านระบบแบบออนไลน์ได้โดยง่าย ไม่ต้องเดินถือกระดาษไปมาให้ยุ่งยาก และทำให้งานดูเป็นระบบได้มากยิ่งขึ้น

ลดต้นทุน ค่าใช้จ่าย

แน่นอนว่า พอเข้ามาอยู่ในระบบแบบออนไลน์ด้วยแล้ว เรื่องกระดาษเอกสารใดๆ ก็จะลดน้อยลง เพราะกระดาษ 1 แผ่นก็ถือเป็นค่าของเงินได้ และรวมถึงเอกสารที่ถึงเวลาต้องกำจัดออก หรือจำเป็นต้องทำลาย ก็จะไม่เป็นขยะ และตัวซอฟต์แวร์อนุมัติเอกสารออนไลน์ ก็มีระบบในการจัดเก็บ ที่มีความปลอดภัย ป้องกันข้อมูลรั่วไหล ได้อีกด้วย

ออนไลน์ได้จากทุกที่ ทุกเวลา และในทุกอุปกรณ์

และสุดท้ายสำคัญที่สุดคือ ระบบสามารถทำแบบออนไลน์ได้ตลอดเวลา จากทุกที่ และในทุกอุปกรณ์ ไม่จำเป็นต้องรีบกลับมาทำบริษัทใดๆ แค่มีสมาร์ทโฟนรองรับ ก็สามารถอ่าน จะแก้ไข หรืออนุมัติก็สามารถทำได้ในทันที ทั้งประหยัดเวลา และทรัพยากร

จากข้อดีที่กล่าวมาทั้งหมดนี้ บอกได้เลยว่า ซอฟต์แวร์อนุมัติเอกสารออนไลน์ เป็นอีกหนึ่งตัวช่วยดีๆ ที่ทุกองค์กรต้องมีไว้ ทั้งลดขั้นตอนการทำงาน ลดค่าใช้จ่าย และประหยัดเวลา เปรียบเสมือนการจ้างผู้ช่วยออนไลน์ที่มีประสิทธิภาพได้อีกคนเลยทีเดียว