ประชุมอย่างชาญฉลาด

 

ทุกวันนี้ผมเข้าประชุมทั้งกับพาร์ทเนอร์เเละลูกค้าไม่ต่ำกว่า 4 ประชุมต่อวัน เนื้อหานี่ไปคนละเรื่องทั้ง Finance Legal Investment ไม่นับปัญหาเฉพาะด้านของธุรกิจนั้นๆที่ต้องเรียนรู้กันใหม่ตลอด

 

ซึ่งมันใช้พลังงานสูงมากในการโฟกัส จับประเด็น เเละเเก้ปัญหา

 

เเรกๆคือน๊อคเลย เเทบจะหมด Energy ก่อนไปทำงาน เอาเเค่ประชุมก็มึนเเล้ว

 

เเต่ทุกวันนี้ ผมพยายามจบทุกประชุมให้ได้ภายใน 45 นาที

 

คือไม่ได้เป็นคนที่มี Productivity Hack อะไร เเละคิดว่ามีอยู่ 6 เทคนิคเรียลๆที่เเชร์กันได้ เเละน่าจะเป็นประโยชน์กับคนที่โดนประชุมเข้ามารัวๆทุกวัน

 

1. ให้โจทย์ล่วงหน้าทุกคนเสมอ ประชุมรอบนี้ อยากคุยอะไร อยากจบเรื่องอะไร เอาการบ้านให้ทุกคนก่อนล่วงหน้าซักสามวัน เพราะการประชุมไม่ได้ช่วงที่มานั่งคิดเเต่ต้น เเต่เป็นช่วงถามเเละเเลกไอเดียกัน เเล้วพอทุกคนเตรียมพร้อม โมเมนตัมมันจะไปไวมาก

 

2. กำหนดจำนวนคนให้ชัด เอาคนที่มีส่วนตัดสินใจเข้าประชุมพอ ส่วนตัวผมว่า 4-6 คนกำลังสวย มากกว่านี้เเสดงว่ามันเป็นการเเจ้งข่าวสารมากกว่า Brainstrom ในที่ประชุม

 

3. แยกให้ชัดว่าประชุมรอบนี้คือ Inform, Discuss หรือ Decide เพราะถ้าเอาสามอย่างนี้ปนกันในวาระเดียว รับรองว่ายาวเป็นชั่วโมง

 

4. หา Moderator เก่งๆหนึ่งคนประกบเสมอในการสรุปสิ่งที่ต้องเคลียร์เเละช่วยดึงคนที่คุยนอกประเด็นกลับมาเข้ามา เพราะการคุยเรื่อยเปิ่อยที่ไม่เกี่ยวกับ Agenda หลัก มันจะทำให้ผู้เข้าร่วมคนอื่นเบื่อเเละเปลืองพลังงานโดยไม่จำเป็น เเล้วการประชุมนั้นจะเสียโมเมนตัมไปเพราะคนคนเดียว

 

5. มี Time-box แล้วมี parking lot เช่น เรื่องไหนเถียงกันเกิน 10 นาทีแล้วยังไม่ลงตัว แปลว่าข้อมูลไม่พอ อาจต้องนิยามปัญหากันใหม่ เเล้วยกออกไปพร้อมเจ้าของเรื่องและเดดไลน์ ดีกว่านั่งเถียงต่อด้วยสมมติฐานของแต่ละคน เพราะมันเป็นอีกปัญหาที่ดึงประชุมให้ยาวโดยไม่จำเป็นจากคนที่เห็นไม่ตรงกันสองคน เเต่ต้องดึงคนทั้งหมดนั่งฟังไปด้วยกัน

 

6. 1 ประชุม 1 ปัญหา 1 ประเด็นพอ เราไม่สามารถเอาปัญหาใหญ่ๆเเก้ได้ในทีเดียวรอบเดียว เพราะฉะนั้นโฟกัสให้จบในหนึ่ง Bottleneck ที่หลังจบประชุมเเล้วเราเดินต่อได้ทันที ดีกว่าคุยกันเเล้วคอนเซปดีนะเเต่ไม่มี Call to Action ชัดๆว่างานใคร ส่งเมื่อไหร่

 

เอา AI ช่วยสรุปคือดีครับ เเต่สิ่งที่คุณอยากได้จริงๆคือ Insight + Call to Action จากคนที่มองเกมตั้งเเต่ต้นจนจบ ไม่ใช่เเค่หา Summary เป็นครั้งๆ

.

 

ดีลที่ยืดเยื้อ ส่วนใหญ่ไม่ได้ติดที่ตัวเลข แต่ติดที่การประชุมที่ไม่มีใครกล้าตัดสินใจ

 

เช่น board meeting ที่ควรจบใน 1 วันกลายเป็น 3 อาทิตย์เพราะทุกคนอยากให้คนอื่นเป็นคนตัดสินใจ

 

เอาจริงๆ Decision paralysis แพงกว่าที่คิดนะครับ เพราะระหว่างที่ประชุมไม่จบ โอกาสทางธุรกิจก็หายไปด้วย

 

เพราะฉะนั้นการประชุมที่ยาวผิดปกติ ผมสังเกตได้ว่าส่วนใหญ่ไม่ได้มีปัญหาเรื่องเวลา

 

แต่มีปัญหาเรื่องไม่มีใครกล้ารับผิดชอบในการตัดสินใจคนเดียวเลยต้องลากคนเข้าห้องให้เยอะที่สุด

 

เผื่อผิดขึ้นมาจะได้ผิดกันทุกคน

 

อันนี้ว่ากันตรงๆ เเละคิดว่าหลายคนสัมผัสได้เเต่ไม่กล้าพูดเเค่นั้นเอง