ปรับวาทศิลป์เปลี่ยนคําว่ารับทราบ ให้ลูกค้าประทับใจมากกว่าเดิม

เคยรู้สึกไหมว่าเมื่อส่งข้อความสอบถามอะไรไปสักอย่างแล้วได้รับคําตอบกลับมาสั้นๆ เพียงแค่คําว่ารับทราบ ความรู้สึกแรกที่เกิดขึ้นในใจอาจไม่ใช่ความสบายใจเสมอไป บ่อยครั้งมัน

กลับสร้างกําแพงความรู้สึกขึ้นมาโดยไม่ตั้งใจ เหมือนคนรับสารต้องการตัดจบการสนทนาให้เร็วที่สุดโดยไม่ได้ใส่ใจรายละเอียดที่ตามมา สําหรับผู้ให้บริการหรือคนทํางาน การสื่อสาร

กับลูกค้าไม่ใช่แค่การตอบให้จบๆ ไป แต่คือการแสดงออกถึงความใส่ใจ ซึ่งคําเพียงคําเดียวหากใช้ผิดบริบทอาจทําให้ความสัมพันธ์ดูห่างเหินและแห้งแล้งเกินไป การปรับเปลี่ยนคําพูด

เล็กน้อยจึงเป็นเรื่องสําคัญที่จะช่วยเปลี่ยนความรู้สึกของลูกค้าให้ต่างออกไปจากเดิมโดยสิ้นเชิง

ปัญหาของคําว่ารับทราบในเชิงการบริการคือมันเป็นคําที่เน้นสถานะของการรับข้อมูลเท่านั้น แต่ไม่ได้บอกถึงความรู้สึกร่วมหรือขั้นตอนต่อไปที่ลูกค้าควรจะได้รับ เมื่อลูกค้า

รู้สึกว่าคําตอบนี้จบเพียงแค่นี้เขามักจะกังวลว่าสิ่งที่เขาต้องการจะถูกดําเนินการต่อหรือเปล่า หรือเขาสําคัญพอที่จะได้รับความใส่ใจมากกว่านั้นไหม การเติมคําขยายที่ดูเป็น

ธรรมชาติเข้าไปจะช่วยลบความรู้สึกแข็งกระด้างนี้ออกไปได้ทันที ตัวอย่างเช่นแทนที่จะเขียนว่ารับทราบอย่างเดียว ลองขยับมาเป็นการตอบว่า รับทราบครับ เดี๋ยวทางเราดําเนินการ

ตรวจสอบให้นะครับ เพียงแค่การเพิ่มประโยคบอกสิ่งที่กําลังจะเกิดขึ้นต่อ จะทําให้ลูกค้าเห็นภาพว่าเรื่องของเขากําลังถูกจัดการ ไม่ได้ถูกวางทิ้งไว้ในแชทเฉยๆ

หัวใจของการสื่อสารที่ดูใส่ใจไม่ใช่การเขียนเรียงความยาวเหยียด แต่คือการแสดงให้เห็นถึงความพร้อมและทัศนคติที่ดีต่อผู้รับ หากเราไม่สะดวกในการตอบรายละเอียดทันที การใช้คํา

ว่ารับทราบครับ ขอเวลาสักครู่เดี๋ยวรีบมาแจ้งข้อมูลเพิ่มเติมให้ทราบนะครับ จะให้ความรู้สึกที่อบอุ่นและเป็นมืออาชีพมากกว่า การเลือกใช้คําที่แสดงถึงความตั้งใจจะทําอะไรสัก

อย่างต่อจากนี้นี่เองคือสิ่งที่ทําให้ลูกค้าไม่รู้สึกว่าตนเองถูกตัดบท คําพูดเหล่านี้แทบไม่เพิ่มเวลาในการพิมพ์ของเราเลย แต่กลับสร้างคุณค่าทางใจได้อย่างมหาศาล ทําให้ลูกค้า

เกิดความเชื่อมั่นว่าเขาจะได้รับการดูแลอย่างต่อเนื่อง

อีกเรื่องที่สําคัญคือการพิจารณาน้ําเสียงผ่านตัวอักษร บางครั้งคําว่ารับทราบเฉยๆ ถูกนําไปใช้อย่างกว้างขวางจนกลายเป็นคําที่ดูเหมือนหุ่นยนต์ตอบ ถ้าเราเปลี่ยนมาใช้คําที่สะท้อน

ความเป็นมนุษย์มากขึ้นอย่างคําว่า รับทราบค่ะ ยินดีเลยค่ะ เดี๋ยวจัดการให้ทันที หรือ รับทราบครับ เดี๋ยวดูส่วนนี้ให้เดี๋ยวนี้นะครับ ความรู้สึกห่างเหินจะถูกแทนที่ด้วยความ

เป็นกันเองทันที การหยอดประโยคเหล่านี้เข้าไปเปรียบเสมือนการเติมสีสันให้บทสนทนาที่จืดชืดดูมีชีวิตชีวาขึ้น

ท้ายที่สุดแล้วการให้บริการที่ดีไม่ได้วัดกันที่ว่าเราตอบเร็วแค่ไหนเพียงอย่างเดียว แต่อยู่ที่ว่าเมื่อตอบไปแล้วคนอ่านได้รับความรู้สึกอย่างไร การสละเวลาพิมพ์ประโยคสั้นๆ

เพิ่มไปอีกสักนิดเพื่อแสดงถึงความใส่ใจ เป็นการลงทุนที่คุ้มค่ามาก เพราะผลลัพธ์ที่ได้กลับมาคือความประทับใจและความรู้สึกที่ว่าเราใส่ใจเขาจริงๆ ซึ่งนี่คือรากฐานสําคัญของ

การรักษาความสัมพันธ์กับลูกค้าในระยะยาวให้ยั่งยืนและราบรื่นที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้