โปรแกรมบัญชี ตัวช่วย SMEs พร้อมข้อดีของการใช้โปรแกรม

ในตอนนี้การทำบัญชีไม่ใช่เรื่องยากอีกต่อไป ด้วยความก้าวหน้าของซอร์ฟแวร์ในปัจจุบัน ทำให้ธุรกิจขนาดเล็กไปจนถึงร้านอาหารสามารถใช้ประโยชน์จากโปรแกรมบัญชี เพื่อจัดการการเงินได้อย่างมีประสิทธิภาพ บทความนี้จะพาไปรู้จักกับประโยชน์ของการใช้โปรแกรมบัญชีสำเร็จรูป และฟีเจอร์ของโปรแกรมบัญชีที่รองรับการทำงานในปัจจุบัน

 

โปรแกรมบัญชีคืออะไร?

โปรแกรมทำบัญชี คือ ซอฟต์แวร์หรือแอปพลิเคชันที่ออกแบบมาเพื่อช่วยให้ธุรกิจและบุคคลทั่วไปสามารถบันทึก จัดการ และสรุปข้อมูลทางการเงินได้อย่างถูกต้องและเป็นระบบ โดยเข้ามาแทนที่การบันทึกบัญชีด้วยมือในสมุดบัญชีแบบดั้งเดิม

โปรแกรมบัญชีทำหน้าที่เป็นเครื่องมือสำคัญในการดูแลสุขภาพทางการเงินของธุรกิจ ช่วยให้การดำเนินงานด้านบัญชีมีความถูกต้อง แม่นยำ และรวดเร็วมากขึ้น

 

ประโยชน์ของโปรแกรมบัญชี

การเปลี่ยนมาใช้โปรแกรมบัญชีที่นิยมใช้กันอย่างแพร่หลาย เพราะทันสมัย ประหยัดเวลา และคุ้มค่ามากกว่า โดยประโยชน์ของโปรแกรมบัญชี มีดังนี้

• เพิ่มความถูกต้องและลดข้อผิดพลาด

การบันทึกบัญชีด้วยมือมีความเสี่ยงสูงที่จะเกิดข้อผิดพลาดจากการคำนวณหรือการคีย์ข้อมูลผิดพลาด ซอฟท์แวร์บัญชีจะเข้ามาช่วยคำนวณตัวเลขทางบัญชีที่ซับซ้อนโดยอัตโนมัติ ทำให้มั่นใจได้ว่าข้อมูลทางการเงินมีความแม่นยำและน่าเชื่อถือ

• ช่วยประหยัดเวลา

โปรแกรมบัญชีช่วยให้การทำบัญชีเป็นไปอย่างรวดเร็วและถูกต้องแม่นยำ ตั้งแต่การออกใบเสร็จรับเงิน/ใบกำกับภาษี การบันทึกค่าใช้จ่าย ไปจนถึงการจัดทำรายงานทางการเงินที่ใช้เวลาเพียงไม่กี่คลิก

• เห็นภาพรวมทางการเงินได้ชัดเจน (Real-time Financial Data)

โปรแกรมบัญชีออนไลน์ส่วนใหญ่ในปัจจุบันสามารถแสดงผลข้อมูลแบบเรียลไทม์ (Real-time) สามารถเรียกดูรายงานสำคัญ เช่น งบกำไรขาดทุน หรืองบดุล ได้ทุกเมื่อที่ต้องการ 

• การจัดการภาษีที่ง่ายและเป็นระบบ

ปัญหาใหญ่ของหลายธุรกิจ คือการเตรียมข้อมูลยื่นภาษีที่ไม่เป็นระเบียบ โปรแกรมบัญชีที่นิยมใช้มากที่สุด มักมีฟังก์ชันรองรับระบบภาษีของไทยโดยเฉพาะ (เช่น ภาษีมูลค่าเพิ่ม, ภาษีหัก ณ ที่จ่าย) ช่วยให้การจัดเตรียมข้อมูลเพื่อยื่นต่อกรมสรรพากรเป็นเรื่องง่ายและลดความเสี่ยงจากการโดนปรับ

• การเข้าถึงไฟล์บัญชี

ในโปรแกรมบัญชีออนไลน์ สามารถให้สิทธิ์การเข้าถึงข้อมูลแก่ทีมงานหรือนักบัญชีภายนอกได้พร้อมกัน ทำให้การประสานงานเป็นไปอย่างราบรื่น ไม่ต้องเสียเวลาส่งไฟล์ Excel ไปมา

• คุ้มค่าทั้งในระยะสั้นและระยะยาว

การใช้ซอฟต์แวร์ที่เหมาะสมจะช่วยลดต้นทุนแฝงที่เกิดจากความผิดพลาดทางบัญชี และเพิ่มโอกาสในการเติบโตของธุรกิจในอนาคตได้เป็นอย่างดี

 

ใครที่เหมาะกับการใช้โปรแกรมบัญชีบ้าง?

จริงๆ แล้ว ทุกธุรกิจที่มีการซื้อขายแลกเปลี่ยนและต้องการติดตามสถานะทางการเงินของตัวเอง ล้วนได้รับประโยชน์จากการใช้โปรแกรมทำบัญชี โดยกลุ่มผู้ใช้งานหลักๆ มีดังนี้

1. เจ้าของธุรกิจและผู้ประกอบการ SMEs ที่มีเวลาจำกัดและไม่ได้เชี่ยวชาญด้านบัญชีโดยตรง โปรแกรมบัญชีช่วยให้พวกเขาจัดการเรื่องการเงินได้ด้วยตัวเองอย่างง่ายดาย ติดตามยอดขาย ค่าใช้จ่าย และกำไรขาดทุนได้ทันทีโดยไม่ต้องรอสรุปจากนักบัญชีรายเดือน โปรแกรมบัญชีที่นิยมใช้มากที่สุด มักจะเน้นหน้าตาที่ใช้งานง่ายและเข้าใจข้อมูลทางการเงินได้ทันที
2. ผู้ประกอบการรายย่อยและฟรีแลนซ์ (Freelancers) สำหรับคนกลุ่มนี้ที่อาจจะไม่ได้จดทะเบียนเป็นบริษัท แต่ก็ต้องการแยกเงินส่วนตัวกับเงินธุรกิจออกจากกัน การใช้โปรแกรมบัญชีช่วยในการออกใบแจ้งหนี้อย่างมืออาชีพ ติดตามการรับเงิน และเตรียมข้อมูลสำหรับการยื่นภาษีปลายปี
3. ธุรกิจเฉพาะทาง เช่น โปรแกรมบัญชีร้านอาหาร จำเป็นต้องใช้ซอฟท์แวร์บัญชีที่เชื่อมโยงกับระบบขายหน้าร้าน (POS) ได้โดยตรง เพื่อจัดการยอดขายรายวัน การจัดการสต็อกวัตถุดิบ และค่าใช้จ่ายต่างๆ ได้อย่างมีประสิทธิภาพ
4. นักบัญชีและสำนักงานบัญชี โดยโปรแกรมบัญชีออนไลน์ช่วยให้นักบัญชีสามารถเข้าถึงข้อมูลของลูกค้าได้พร้อมกันหลายราย ทำงานร่วมกันได้แบบเรียลไทม์ และตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลได้ง่ายขึ้น

 

ฟีเจอร์ของโปรแกรมบัญชีมีอะไรบ้าง?

แม้ว่าโปรแกรมบัญชีฟรี อาจจะมีฟีเจอร์พื้นฐานที่น้อยกว่า แต่ซอฟท์แวร์บัญชีมาตรฐานโดยทั่วไปมักจะมีฟังก์ชันหลักๆ ที่ครอบคลุมกระบวนการทางบัญชีทั้งหมด ดังนี้

1. ระบบบันทึกบัญชีแยกประเภท (General Ledger) เช่น การซื้อ, การขาย, การรับเงิน และการจ่ายเงิน 
2. การจัดการรายรับและลูกหนี้ (Accounts Receivable - AR) เป็นฟีเจอร์ที่ช่วยออกใบแจ้งหนี้ (Invoice), ใบเสร็จรับเงิน, ติดตามยอดค้างชำระ และบันทึกการรับชำระเงินเชื่อมโยงการรับเงินเข้ากับใบแจ้งหนี้ได้อย่างแม่นยำ
3. การจัดการรายจ่ายและเจ้าหนี้ (Accounts Payable - AP) ฟังก์ชันนี้ช่วยควบคุมการไหลออกของเงินสด โดยช่วยในการบันทึกค่าใช้จ่ายและใบกำกับภาษีซื้อ, ตั้งกำหนดการจ่ายเงิน และจัดการภาษีซื้อ
4. การจัดการสินค้าคงคลัง (Inventory Management) สำหรับธุรกิจที่มีการขายสินค้า ฟีเจอร์นี้สำคัญมาก โปรแกรมบัญชีที่นิยมใช้มากที่สุด มักจะมีระบบจัดการสต็อกที่ช่วยติดตามจำนวนสินค้าคงเหลือ, แจ้งเตือนเมื่อสินค้าใกล้หมด และคำนวณต้นทุนขาย
5. การออกรายงานทางการเงินอัตโนมัติ (Automated Financial Reporting) เช่น งบกำไรขาดทุน, งบแสดงฐานะทางการเงิน (งบดุล) และรายงานภาษี
6. บางโปรแกรมมีฟังก์ชันพิเศษ เช่น โปรแกรมบัญชีร้านอาหาร ที่อาจมีระบบจัดการโต๊ะ เป็นต้น

 

โปรแกรมบัญชี สะดวก ลดเวลาการทำงาน

โปรแกรมบัญชี คือ ระบบซอฟต์แวร์ที่ออกแบบมาเพื่อจัดการ บันทึก ประมวลผล และรายงานข้อมูลทางการเงินทั้งหมดขององค์กร โดยทำหน้าที่แทนสมุดบัญชีและเครื่องคิดเลขแบบเดิมๆ สามารถติดตามรายรับ-รายจ่าย จัดการใบแจ้งหนี้ ควบคุมสต็อก และสรุปผลประกอบการได้ภายในแพลตฟอร์มเดียว ไม่ว่าจะเป็นโปรแกรมบัญชีออนไลน์ที่เข้าถึงได้ทุกที่ หรือโปรแกรมบัญชีสำเร็จรูปที่ติดตั้งในเครื่อง ล้วนมีเป้าหมายเดียวกันคือ ทำให้บัญชีของคุณเป็นระบบและถูกต้องมากยิ่งขึ้น