ระบบโทรศัพท์ ระบบการสื่อสารที่ขาดไม่ได้สำหรับสำนักงาน

เพื่อให้การทำงานภายในองค์กรไม่ติดขัด การสื่อสารกันระหว่างแผนก หรือสื่อสารกับบุคคลภายนอกเป็นสิ่งที่สำคัญอย่างมาก เพราะในองค์กรนั้นไม่มีใครสามารถทำงานทุกอย่างได้ด้วยตัวคนเดียว ต้องมีการทำงานร่วมกับผู้อื่น ดังนั้นการสื่อสารเรียกได้ว่าเป็นสิ่งสำคัญมาก ทำให้ช่องทางการสื่อสาร ระบบสื่อสารเป็นสิ่งที่ขาดไม่ได้เลย โดยระบบที่ทุกสำนักงาน ทุกองค์กรต่างใช้ ก็คือ ระบบโทรศัพท์ 

บทความนี้จะพาผู้อ่านไปทำความเข้าใจเกี่ยวกับระบบโทรศัพท์ให้มากขึ้น ตั้งแต่ระบบโทรศัพท์ มีอะไรบ้าง แต่ละอย่างมีจุดเด่นอย่างไรบ้าง และสิ่งที่ควรทราบก่อนจะติดตั้งระบบโทรศัพท์ภายในสำนักงาน

ความหมายของระบบโทรศัพท์ คืออะไร

ระบบโทรศัพท์ คือ ระบบการสื่อสารขั้นพื้นฐาน ที่ใช้สำหรับติดต่อสื่อสารกันระหว่างคนสองคน หรือการพ่วงสายซึ่งจะทำให้คุยได้มากกว่า 2 คน สำหรับโทรศัพท์สำนักงาน ไม่ควรมีฟังก์ชันเพียงแค่การรับสายและโทรออกเท่านั้น ด้วยความก้าวหน้าทางเทคโนโลยีทำให้ระบบโทรศัพท์มีฟังก์ชันต่าง ๆ เพิ่มขึ้น ยกตัวอย่างเช่น ระบบการโอนสายไปยังแผนกอื่น ๆ หรือการบันทึกเสียงการสนทนา

ดังนั้นโครงสร้างระบบโทรศัพท์ที่ใช้กันในระดับองค์กร หรือใช้ในสำนักงาน จะมีความซับซ้อนมากกว่า และยังมีฟังก์ชันที่มากกว่าโทรศัพท์แบบปกติ ซึ่งฟังก์ชันทั้งหลายนั้น มีไว้เพื่อความอำนวยความสะดวกให้การทำงานสามารถทำได้ง่ายและสะดวกมากยิ่งขึ้น

รูปแบบระบบโทรศัพท์ ที่ใช้ในสำนักงาน มีรูปแบบอะไรบ้าง

ระบบโทรศัพท์ มีอะไรบ้าง? ในความเข้าใจของหลายคนระบบโทรศัพท์มีแค่โทรศัพท์บ้าน และโทรศัพท์มือถือ แต่ในความเป็นจริงแล้ว รูปแบบของระบบโทรศัพท์มีมากกว่านั้น โดยเฉพาะรูปแบบของระบบโทรศัพท์ที่ใช้ในสำนักงาน จะมีอยู่หลายแบบ โดยรูปแบบระบบโทรศัพท์ ที่ใช้ในสำนักงานมีรายละเอียด ดังนี้

ระบบโทรศัพท์แบบอนาล็อก

เป็นระบบโทรศัพท์แบบดั้งเดิม โดยการส่งสัญญาณเชื่อมต่อกันจะส่งสัญญาณไฟฟ้าผ่านทางสายทองแดง แม้ว่าจะใช้สัญญาณไฟฟ้าแต่ระบบโทรศัพท์นี้ก็สามารถทำงานได้แม้ว่าไฟฟ้าจะดับ มีค่าใช้จ่ายในการติดตั้งไม่สูงมาก แต่การขยาย หรือเปลี่ยนแปลงระบบค่อนข้างสูง เพราะต้องมีการเดินสายใหม่ ทำให้ระบบโทรศัพท์แบบอนาล็อก เหมาะกับองค์กรที่มีขนาดคงที่ ไม่มีการปรับเปลี่ยนแล้ว

ระบบโทรศัพท์แบบดิจิทัล

เป็นระบบโทรศัพท์ที่ถูกเปลี่ยนจากส่งสัญญาณไฟฟ้าด้วยสายทองแดง เป็นแปลงสัญญาณเสียงเป็นดิจิทัล และส่งข้อมูลผ่านทางเครือข่ายข้อมูล โดยมีตู้สาขาโทรศัพท์ หรือ PBX เป็นหัวใจสำคัญของระบบโทรศัพท์ประเภทนี้ โดยคำว่า PBX คือ ระบบโทรศัพท์ที่กันภายในองค์กรแต่ละแห่งเท่านั้น เป็นเครือข่ายเฉพาะขององค์กรนั้น ๆ 

ซึ่งระบบโทรศัพท์แบบดิจิทัล จะมีฟังก์ชันที่มากกว่าระบบโทรศัพท์ทั่วไป เช่น ระบบตอบรับข้อความอัตโนมัติ, การโอนสาย, และการติดตามสายที่โทรมาหาก่อนหน้า แต่รับโทรศัพท์ไม่ทัน ทำให้โทรศัพท์สำนักงานหลายแห่ง มักจะเป็นระบบโทรศัพท์แบบดิจิทัล

ระบบโทรศัพท์แบบไฮบริด

เป็นระบบโทรศัพท์ที่เป็นแบบผสมผสานระหว่าง PBX (ระบบโทรศัพท์แบบดิจิทัล) กับ IP (Internel Protocol) โดยรูปแบบของมันจะใกล้เคียงกับระบบโทรศัพท์แบบดิจิทัล แต่สิ่งที่เพิ่มมาคือ การเชื่อมโยงระบบโทรศัพท์เข้ากับระบบอีเมล ทำให้สามารถรับส่งข้อความเสียงผ่านทางอีเมลขององค์กรได้

ระบบโทรศัพท์แบบ VOIP

VOIP (Voice over Internet Protocol) เป็นระบบโทรศัพท์ที่ใช้เครือข่ายอินเทอร์เน็ตในการส่งสัญญาณเสียงไปยังปลายทาง มีความยืดหยุ่นในแง่ของการติดตั้งเมื่อเทียบกับระบบโทรศัพท์แบบอื่นที่ใช้สาย 

มีค่าใช้จ่ายในการติดตั้งที่ค่อนสูงมาก แต่ประโยชน์ที่ได้หลังจากนั้น คือ ประหยัดค่าโทรเป็นอย่างมาก เพราะเป็นระบบโทรศัพท์ที่ใช้อินเทอร์เน็ต ทำให้แก้ปัญหาการติดต่อระหว่างประเทศที่มีค่าใช้จ่ายสูง ระบบ VOIP เหมาะเป็นโทรศัพท์สำนักงาน สำหรับองค์กรที่มีการติดต่อกับต่างประเทศเป็นประจำ

ระบบโทรศัพท์แบบคลาวด์

ระบบโทรศัพท์ประเภทนี้จะเหมือนกับแบบ VOIP ที่ทำงานอยู่บนพื้นฐานของอินเทอร์เน็ต แต่ไม่จำเป็นต้องมีตู้สาขาโทรศัพท์ ข้อมูลการโทรเข้า โทรออก และการเข้าถึงระบบสามารถเข้าได้เอง แม้ว่าจะไม่ใช่เจ้าของคลาวด์โดยตรง เพราะองค์กรจะเช่าคลาวด์จากผู้ให้บริการอีกที 

สิ่งสำคัญที่ควรพิจารณาก่อนติดตั้ง หรือพัฒนาระบบโทรศัพท์สำนักงาน

เนื่องจากระบบโทรศัพท์นั้นมีหลายรูปแบบตามที่กล่าวไว้ข้างต้น การจะตัดสินใจว่าองค์กรของเราจะใช้ระบบโทรศัพท์ภายใน เป็นรูปแบบไหน สิ่งที่ต้องพิจารณาจะใช้รูปแบบระบบโทรศัพท์ตัวไหน คือ ดูว่ามีจำนวนพนักงานในองค์กรกี่คน เน้นการใช้งานฟังก์ชันตัวไหน และมีงบประมาณเท่าไหร่ สิ่งเหล่านี้เป็นสิ่งที่ควรพิจารณาก่อนติดตั้งระบบโทรศัพท์ให้องค์กร

และปฏิเสธว่าในปัจจุบันระบบโทรศัพท์แบบที่ตอบโจทย์ความต้องการในระบบองค์กรได้ ก็คือ ระบบโทรศัพท์แบบดิจิทัลขึ้นไปเท่านั้น ซึ่งมีการใช้ระบบอินเทอร์เน็ตมาเกี่ยวข้อง เพราะระบบโทรศัพท์รูปแบบใหม่ต้องพึ่งพาระบบอินเทอร์เน็ต ดังนั้นการจะมีระบบโทรศัพท์ที่ดี ต้องควบคู่ไปกับระบบอินเทอร์เน็ตที่ดีเช่นกัน 

สรุป ความสำคัญของระบบโทรศัพท์ ระบบที่ขับเคลื่อนการทำงานขององค์กร

การทำงานภายในองค์กร การสื่อสารเป็นสิ่งสำคัญ การสื่อสารในแผนกเดียวกัน สามารถทำได้เพียงแค่หันหน้าไปคุยกันโดยตรง แต่การสื่อสารกันข้ามแผนก หรือสื่อสารกับบุคคลภายนอก ระบบโทรศัพท์ที่เป็นช่องทางการสื่อสารนั้นเป็นสิ่งที่ขาดไม่ได้เลย 

หากองค์กรเลือกระบบโทรศัพท์ที่เหมาะสมกับองค์กรได้ จะให้ประโยชน์หลายข้อ การสื่อสารชัดเจน ไม่มีสาสน์ตกหล่น มีฟังก์ชันครอบคลุมอำนวยความสะดวกให้กับผู้ใช้ และยังประหยัดค่าใช้จ่าย ดังนั้นควรทำความเข้าใจเกี่ยวกับระบบโทรศัพท์ ให้ทราบถึงจุดเด่น และความแตกต่างกับของระบบโทรศัพท์แต่ละประเภท เพื่อให้เราสามารถเลือกระบบโทรศัพท์ที่ดีที่สุดให้กับองค์กรได้