แนะนำการทำบัญชีรายรับรายจ่าย มีหลักการอะไรบ้างที่ควรรู้

บัญชีรายรับรายจ่ายเครื่องมือสำคัญในการจัดการวางแผนการเงินของคนส่วนใหญ่ ไม่ว่าคุณจะเป็นใครบัญชีรายรับรายจ่ายก็สามารถเข้ามามีบทบาทเปลี่ยนการวางแผนการเงินของคุณให้ง่าย และสะดวกยิ่งขึ้นได้ ทั้งในแง่ของการดูพฤติกรรมรายรับรายจ่ายของตนเองโดยการใช้สมุดรายรับรายจ่ายทําเอง การยื่นภาษี ไปจนถึงการทำบัญชีรายรับรายจ่ายสำหรับธุรกิจต่างๆ

แต่จะมีสักกี่คนที่รู้หลักการที่ถูกต้องว่าบัญชีรายรับรายจ่ายควรมีข้อมูลอะไรบ้างตามที่สรรพากรกำหนด การทำบัญชีรายรับรายจ่ายแบบไหนที่จะสามารถนำไปใช้งานจริงอย่างการยื่นภาษีต่างๆ ได้อย่างมีประสิทธิภาพด้วย ในบทความนี้เราจะพาคุณไปทำความรู้จักกับบัญชีรายรับรายจ่ายแบบเจาะลึก แต่สรุปเนื้อหามาให้เข้าใจง่าย พร้อมตัวอย่างรายรับรายจ่ายเล็กๆ น้อยๆ ให้คุณเห็นภาพการเริ่มต้นทำบัญชีรายรับรายจ่ายของตัวเองได้สะดวกยิ่งขึ้น

บัญชีรายรับรายจ่าย คืออะไร

บัญชีรายรับรายจ่ายคือเครื่องมือที่ใช้บันทึกข้อมูลรายรับรายจ่ายของแต่ละบุคคลหรือแต่ละธุรกิจในช่วงระยะเวลาหนึ่ง โดยมีการจดบันทึกทั้งรายละเอียดของแต่ละรายการรายรับรายจ่ายตามแบบฟอร์มรายรับรายจ่าย ผลรวมของรายรับ และผลรวมของรายจ่าย ซึ่งจะสามารถนำข้อมูลเหล่านี้ไปใช้เพื่อการวางแผนทางการเงิน หรือการยื่นภาษีต่อไปได้ 

โดยข้อมูลในบัญชีรายรับรายจ่ายอาจแตกต่างกันไปบ้างขึ้นอยู่กับจุดประสงค์ของการทำรายรับรายจ่าย และพฤติกรรมการใช้จ่ายของแต่ละบุคคล แต่หากต้องการทำบัญชีรายรับรายจ่ายให้ถูกต้องตามที่กฎหมายกำหนด เราได้รวบรวมข้อมูลไว้ให้คุณแล้วในอีกไม่กี่หัวข้อถัดไป

เหตุผลที่ควรทำบัญชีรายรับรายจ่าย 

บัญชีรับจ่ายมีความสำคัญอย่างไร ทำไมใครๆก็นิยมทำบัญชีรายรับรายจ่ายเพื่อการวางแผนทางการเงินของตนเอง การที่บัญชีรายรับรายจ่ายเป็นที่นิยมและมีคนใช้มากก็คงจะหนีไม่พ้นประโยชน์อันมากมายของบัญชีรายรับรายจ่ายและการเป็นเครื่องมือที่ช่วยให้วางแผนทางการเงินได้อย่างมีประสิทธิภาพและตรงจุดนั่นเอง

ประโยชน์ของการทำบัญชีรายรับรายจ่าย

ประโยชน์ของการทำบัญชีรายรับรายจ่ายมีหลากหลายมาก เช่น

• บัญชีรายรับรายจ่ายช่วยให้วางแผนทางการเงินได้ตรงจุด เพราะมีข้อมูลรายละเอียดพฤติกรรมทางการเงินของบุคคลหรือบริษัทนั้นๆ ครบถ้วน
• การทำบัญชีรายรับรายจ่ายง่ายๆช่วยให้คนที่ต้องการเริ่มต้นเก็บเงินหรือเริ่มสร้างวินัยทางการเงินสามารถเริ่มด้วยตนเองได้ไม่ยาก
• บัญชีรายรับรายจ่ายช่วยให้เห็นจุดที่ควรปรับแก้พฤติกรรม เช่นมีรายจ่ายในรายการใดที่สูงผิดปกติ หรือมีรายจ่ายใดที่สามารถลดทอนได้หรือไม่
• การใช้บัญชีรายรับรายจ่ายช่วยให้รู้ว่ารายรับที่ได้มาสมดุลกับรายจ่ายพอดีหรือยัง และทำให้วางแผนหาแนวทางเพิ่มรายรับหรือทำให้เงินเติบโตต่อไปได้
• สำหรับผู้ที่กำลังเก็บเงินหรือเริ่มต้นเก็บเงินอยู่บัญชีรายรับรายจ่ายทำให้เห็นว่าสามารถเก็บเงินได้ตามแผนหรือเข้าใกล้เป้าหมายมากแค่ไหนแล้ว

บัญชีรายรับรายจ่ายจึงเป็นเครื่องมือสำคัญที่เหมาะกับทุกๆ คน ไม่ว่าคุณจะเป็นเด็ก นักเรียน นักศึกษา พนักงานออฟฟิศ รับจ้างฟรีแลนซ์ หรือเจ้าของธุรกิจ ก็สามารถใช้บัญชีรายรับรายจ่ายเพื่อจัดการกับแผนการเงินของตัวเอง เริ่มต้นการวางแผนการเงินที่มีประสิทธิภาพมากขึ้น และนำไปสู่เป้าหมายทางการเงินที่คุณต้องการในอนาคตได้

ใครที่ควรทำบัญชีรายรับรายจ่ายบ้าง

ถึงแม้ว่าบัญชีรายรับรายจ่ายจะมีประโยชน์กับทุกๆ คนแต่ก็จะมีบางอาชีพที่จำเป็นจะต้องทำบัญชีรายรับรายจ่ายตามข้อกำหนดของสรรพากรเพื่อสรุปผลกำไร-ขาดทุนของกิจการหรือธุรกิจที่เรากำลังทำอยู่ บางคนอาจมองว่าบัญชีรายรับรายจ่ายร้านค้านั้นแยกออกมาจากแบบฟอร์มบัญชีรายรับรายจ่ายประจำวันของบุคคลทั่วไป ซึ่งแน่นอนว่าบัญชีรายรับรายจ่ายย่อมมีความเข้มงวดในการต้องทำตามกฎที่แตกต่างกัน แต่ก็สามารถทำบัญชีแบบทำมือหรือรายรับรายจ่าย excel ได้ทั้งคู่

โดยอาชีพที่ควรทำบัญชีรายรับรายจ่ายโดยใช้วิธีตามหลักการได้แก่

• อาชีพค้าขาย เจ้าของกิจการร้านค้าหรือธุรกิจบริการต่างๆ
• อาชีพรับจ้าง 
• อาชีพที่เกี่ยวข้องกับเกษตรกรรม ทั้งชาวนา ชาวสวน และชาวไร่

การทำบัญชีรายรับรายจ่ายของทั้ง 3 อาชีพนี้จะถือเป็นผู้มีเงินได้ประเภทที่ 8 ดังนั้นจึงใช้วิธีหาผลรวมการใช้จ่ายในแต่ละเดือนโดยการนำรายได้ไปหักลบกับรายจ่าย เพื่อให้ได้ผลกำไรหรือผลขาดทุนของกิจการมานั่นเอง

และหากเจาะลึกลงไปอีก เจ้าของกิจการตามอาชีพดังกล่าวที่ควรทำบัญชีรายรับรายจ่ายจะประกอบไปด้วยเจ้าของกิจการที่มีคุณสมบัติดังต่อไปนี้

• เจ้าของกิจการที่ต้องการนำบัญชีรายรับรายจ่ายมาเป็นตัวช่วยในการยื่นภาษี
• เจ้าของกิจการที่ต้องการทราบผลกำไร-ขาดทุนของกิจการที่ตนเองดำเนินการอยู่ผ่านบัญชีรายรับรายจ่าย
• เจ้าของกิจการที่ได้กำไรต่ำกว่า 40% เนื่องจากจะทำให้เสียเปรียบในทางกฎหมายที่ผู้ประกอบการสามารถเลือกหักค่าใช้จ่ายแบบเหมาได้ที่ 60% แสดงว่าค่าใช้จ่ายจริงของเจ้าของกิจการดังกล่าวจะสูงว่า 60% และเป็นการเสียผลประโยชน์ไปหากไม่ทำบัญชีรายรับรายจ่ายมาช่วยยื่นข้อมูล

หลักการทำบัญชีรายรับรายจ่ายตามกฎหมาย

วิธีเขียนรายรับรายจ่ายโดยทำตามข้อบังคับท่สรรพากรกำหนดมาตามกฎหมาย จะมีข้อมูลที่ต้องพิจารณาดังต่อไปนี้

• จะต้องมีข้อมูลในบัญชีรายรับรายจ่ายอย่างน้อยตามที่สรรพากรกำหนด แต่สามารถเพิ่มข้อมูลอื่นๆ ให้เหมาะสมกับกิจการของตนเองได้ โดยข้อมูลตามที่สรรพากรกำหนดได้แก่
• วันที่ เดือน และปีพ.ศ. ที่เกิดรายการรับหรือรายการจ่ายนั้นๆ 
• รายละเอียดรายการเพื่อให้รู้ว่ารายการรับหรือรายการจ่ายนั้นเกี่ยวกับอะไร เช่น ค่าซื้อสินค้าหรือเงินเดือน 
• จำนวนเงินในช่องรายรับ ในกรณีที่เป็นรายการรับ
• จำนวนเงินในช่องรายจ่าย ในกรณีที่เป็นรายการจ่าย โดยจะแยกออกเป็นค่าใช้จ่ายเพื่อการซื้อสินค้าในการดำเนินการกิจการ และค่าใช้จ่ายอื่นๆ ที่เกี่ยวข้องกับกิจการ
• มีข้อมูลช่องหมายเหตุเพื่อบันทึกวันที่ได้รับหรือจ่ายสินค้าจริงในกรณีที่มีการซื้อขายเป็นเงินเชื่อ
• บัญชีรายรับรายจ่ายจะต้องจัดทำเป็นภาษาไทย หรือหากจัดทำเป็นภาษาต่างประเทศก็ต้องมีการบันทึกภาษาไทยกำกับไว้เพื่อให้ผู้ตรวจสามารถเข้าใจตรงกันได้
• การจดบันทึกข้อมูลลงในบัญชีรายรับรายจ่ายจะต้องจดแล้วเสร็จไม่เกิน 3 วันทำการเมื่อมีรายการนั้นๆ เกิดขึ้น
• จะต้องมีเอกสารหลักฐานประกอบการทำรายการต่างๆ ในบัญชีรายรับรายจ่ายเสมอ ไม่ว่าจะเป็นใบกำกับภาษีหรือใบเสร็จรับเงิน
• การบันทึกข้อมูลรายจ่ายในบัญชีรายรับรายจ่ายจะต้องมั่นใจว่าเป็นรายจ่ายที่เกี่ยวข้องกับกิจการเท่านั้น
• ในกรณีที่ไม่ได้จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม ผู้ประกอบการสามารถรวมต้นทุนกับภาษีซื้อเข้าด้วยกันได้
• ในกรณีที่ไม่ได้ซื้อขายเป็นเงินสดแต่ใช้เงินเชื่อแทน ให้บันทึกวันที่มีการรับหรือจ่ายรายการนั้นๆ ในลักษณะเดียวกับเงินสดแต่อธิบายเพิ่มเติมในช่องหมายเหตุ
• เมื่อบันทึกข้อมูลลงบัญชีรายรับรายจ่ายแล้วต้องมีการสรุปยอดเป็นรายเดือนเพื่อสามารถใช้เป็นหลักฐานในการยื่นแบบเสียภาษีได้

ตัวอย่างบัญชีรายรับรายจ่ายที่ดีจึงเป็นบัญชีรายรับรายจ่ายที่ทำตามหลักการดังกล่าวอย่างครบถ้วน ไม่มีตกหล่น หากทำตามนี้ก็รับรองว่าจะสามารถนำไปใช้เป็นเครื่องมือในการยื่นภาษีได้อย่างมั่นใจ ไม่มีปัญหาตามมาทีหลังอย่างแน่นอน

บัญชีรายรับรายจ่าย ตัวช่วยง่ายๆ ที่ใครก็ใช้ได้

การทำบัญชีรายรับรายจ่ายเป็นตัวช่วยสำคัญที่ทำให้คุณวางแผนการเงินของตนเองได้อย่างมีประสิทธิภาพแล้วยังสามารถติดตามพฤติกรรมการใช้จ่ายของตนเองได้อย่างเจาะลึกแต่ประโยชน์ของบัญชีรายรับรายจ่ายไม่ได้มีแค่นั้น เพราะบัญชีรายรับรายจ่ายที่ทำอย่างถูกต้องตามหลักการยังสามารถใช้ยื่นภาษีสำหรับเจ้าของกิจการต่าง ๆ ได้อีกด้วย

โดยผู้ที่เหมาะกับการทำบัญชีรายรับรายจ่ายคือเจ้าของกิจการที่ต้องการรู้ผลประกอบการของตนเองและเจ้าของกิจการที่อาจมีผลกำไรต่ำ เพื่อไม่เสียเปรียบในทางกฎหมายและสามารถใช้บัญชีรายรับรายจ่ายช่วยยื่นภาษีสำหรับธุรกิจของตนเองได้

การทำบัญชีรายรับรายจ่ายในปัจจุบันจึงเหมาะกับคนทุกเพศทุกวัย ซึ่งสามารถเลือกทำบัญชีรายรับรายจ่ายได้ผ่านหลากหลายวิธีการไม่ว่าจะเป็นการทำบัญชีรายรับรายจ่ายแบบทำมือทั่วไป การทำบัญชีรายรับรายจ่ายโดยการใช้เทคโนโลยีอย่าง google sheet หรือ excel เข้ามาช่วย ตลอดจนการใช้แอปพลิเคชันเก็บเงินที่มีฟังก์ชันโดดเด่นเข้ามาช่วยทำบัญชีรายรับรายจ่าย

ตัวอย่างแอปพลิเคชันที่ช่วยให้คุณทำบัญชีรายรับรายจ่ายได้อย่างสะดวกสบายยิ่งขึ้นเช่นแอปพลิเคชัน MAKE by KBank ที่มีฟังก์ชัน Expense Summary ช่วยสรุปยอดรายรับรายจ่ายในแต่ละเดือนของคุณแยกตามการใช้งานที่คุณแบ่งเอาไว้ในแอป ทำให้ช่วยลดภาระการจดบันทึกข้อมูลด้วยตนเองและลดโอกาสจดผิดพลาดได้

ดังนั้นการเลือกใช้ตัวช่วยที่เหมาะสมก็จะทำให้คุณทำบัญชีรายรับรายจ่ายของตนเองได้ง่ายและข้อมูลมีความเที่ยงตรงมากขึ้น ช่วยให้การยื่นภาษีตลอดจนการติดตามพฤติกรรมการใช้จ่ายของคุณมีประสิทธิภาพมากกว่าเดิม