WMS (Warehouse Management System) สำคัญอย่างไร ทำไมคลังสินค้าต้องมีระบบ WMS

WMS (Warehouse Management System)

WMS หรือ Warehouse Management System ถือเป็นระบบที่มีบทบาทสำคัญต่อการทำธุรกิจในยุคนี้เป็นอย่างมาก เพราะในปัจจุบันมีร้านค้าออนไลน์ถือกำเนิดเกิดขึ้นมากมาย มีทั้งร้านที่สามารถจัดการคลังสินค้าได้ดีและร้านค้าที่จัดการคลังสินค้าได้ไม่ดีพอ เมื่อมีการจัดการคลังสินค้าที่ไม่ดี ก็อาจจะส่งผลให้เกิดปัญหาต่างๆ ตามมาได้ จึงจำเป็นต้องมีการหาตัวช่วยเพิ่มเติม ซึ่งตัวช่วยแรกที่ถูกพูดถึงเป็นอย่างมากในการช่วยจัดการและเพิ่มประสิทธิภาพให้กับคลังสินค้า ก็คือระบบ WMS นั่นเอง

WMS คืออะไร?

WMS คือ ระบบสำหรับใช้ในการจัดการคลังสินค้า ตั้งแต่กระบวนการที่รับสินค้าเข้าคลัง จนกระทั่งสินค้าออกจากคลัง เป็นระบบที่ช่วยให้การจัดการคลังสินค้ามีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น นอกจากนี้ยังทำให้กระบวนการในการทำงานเป็นไปอย่างรวดเร็ว ถูกต้อง แม่นยำ สามารถค้นหาสินค้า ตรวจสอบข้อมูลสินค้า อีกทั้งยังช่วยลดปัญหาการไม่พบสินค้า สินค้าสูญหายได้เป็นอย่างดี ด้วยเหตุผลนี้เองที่ทำให้ ระบบ WMS กลายเป็นระบบที่มีความจำเป็นกับการทำธุรกิจเป็นอย่างมาก

องค์ประกอบของระบบ WMS มีอะไรบ้าง

องค์ประกอบของ WMS จะประกอบไปด้วย 3 ระบบหลักๆ คือระบบการรับสินค้า ระบบการจัดเก็บสินค้า และระบบการจัดส่งสินค้า สำหรับกระบวนการการทำงานแต่ละระบบจะมีขั้นตอนการทำงานดังต่อไปนี้

1.ระบบการรับสินค้า

ในระบบ WMS ระบบการรับสินค้าถือเป็นกระบวนการแรกที่เกิดขึ้นในคลังสินค้า เมื่อมีการรับสินค้าเข้ามาสู่คลังสินค้า โดยจะมีการบันทึกรายละเอียดของสินค้า แยกประเภทสินค้า แยกกลุ่มสินค้า ติดบาร์โค้ดที่ตัวสินค้า ตรวจสอบจำนวน บันทึกข้อมูลสินค้า โดยการคีย์ข้อมูลสินค้าเข้าสู่ระบบคลัง

2.ระบบการจัดเก็บสินค้า

หลังจากมีการรับสินค้าเข้ามาสู่คลัง และทำการตรวจสอบสินค้าเป็นที่เรียบร้อย ลำดับต่อมาจะเป็นหน้าที่ของระบบการจัดเก็บสินค้า ซึ่งในกระบวนการนี้สามารถใช้ระบบ WMS Systems ในการหาพื้นที่ที่เหมาะสมต่อการจัดเก็บ เพื่อให้จัดเก็บสินค้าได้อย่างถูกต้องและเหลือพื้นที่ในคลังไว้ใช้เก็บสินค้าอื่นๆ จากนี้ยังช่วยจัดเก็บให้ง่ายต่อการค้นหาอีกด้วย

3.ระบบการจัดส่งสินค้า

ระบบสุดท้ายใน Warehouse Management System จะเป็นระบบการจัดเตรียมสินค้าและจัดส่งสินค้า เมื่อมีระบบแจ้งเตือนการส่งสินค้า ระบบ WMS จะทำการค้นหาสินค้าที่ถูกจัดเก็บ หลังจากนั้นผู้ประกอบการก็สามารถหยิบและจัดเตรียมสินค้าตามที่ระบบแนะนำ เมื่อมีการนำสินค้าออกมา  ระบบจะทำการตัดสต๊อกสินค้าออกจากคลัง จากนั้นจะบันทึกข้อมูลการส่งสินค้าเอาไว้

ระบบ WMS มีกี่ประเภท

ระบบ WMS หรือระบบจัดการคลังสินค้าที่นิยมใช้งานกันในปัจจุบันจะแบ่งเป็น 2 ประเภท ดังนี้

1.ระบบ WMS แบบโปรแกรมสำเร็จรูป

ระบบ Warehouse Management System สำเร็จรูป คือโปรแกรม WMS ที่ถูกออกแบบมาให้เป็นแบบสำเร็จรูป มีรูปแบบและกระบวนการทำงานที่ถูกเซตขึ้นมาอย่างสมบูรณ์แล้ว เป็นรูปแบบตายตัว มีความยืดหยุ่นน้อย ปรับเปลี่ยนและแก้ไขระบบต่างๆได้ยาก แต่สามารถใช้งานได้กับคลังสินค้าหลายที่ เพราะมีฟังก์ชันในการทำงานที่หลากหลาย ผู้ประกอบการเพียงแค่นำโปรแกรม WMS ไปติดตั้ง ก็จะสามารถจัดการคลังสินค้าได้เลยทันที ไม่ต้องมาแก้ไขหรือปรับเปลี่ยนระบบใหม่ในภายหลัง

2.ระบบ WMS ที่ออกแบบตามความต้องการ

ระบบ WMS แบบกำหนดเองหรือตามความต้องการ คือโปรแกรมที่ออกแบบตามความต้องการของผู้ประกอบการ มีการวิเคราะห์ออกแบบให้เข้ากับคลังสินค้าของผู้ใช้งาน ทำให้สามารถใช้งานได้ตามความเป็นจริง มีการจำลองระบบการทำงานของคลังสินค้าออกให้เห็นได้อย่างชัดเจน นอกจากนี้ระบบ WMS ที่ออกแบบตามความต้องการยังสามารถพัฒนาต่อยอดให้รองรับกับการทำงานในอนาคตได้

อีกทั้งยังสามารถรองรับการใช้งานของผู้ใช้งานได้หลายคน รองรับการใช้งานได้หลายอุปกรณ์ ไม่เพียงเท่านั้นระบบ WMS ที่ออกแบบตามผู้ใช้งานจริงยังมีข้อดีอยู่อีกหลายอย่าง ทั้งเป็นระบบที่ผู้ใช้งานสามารถเรียนรู้การใช้งานได้อย่างรวดเร็ว ลดแรงต้านทานที่เกิดขึ้นระหว่างตัวระบบกับผู้ใช้งาน สามารถนำไปเชื่อมต่อกับระบบอื่นๆได้อย่างลงตัว เหมาะสมกับความต้องการของผู้ใช้งานอย่างแท้จริง

คลังสินค้า WMS ที่ดี ควรมีลักษณะเป็นอย่างไร

ระบบ WMS ที่จะเข้ามาจัดการคลังสินค้าได้ แน่นอนว่าจะต้องเป็นระบบที่ดีและมีประสิทธิภาพ ซึ่งระบบจัดการคลังสินค้าที่ดีควรมีลักษณะ ดังนี้

• มีระบบบาร์โค้ด ติดที่ตัวสินค้า เพื่อระบุตัวตนของสินค้าหรือวัตถุดิบในคลังสินค้า
• สามารถเก็บบันทึกข้อมูลและแสดงข้อมูลสินค้าหรือวัตถุดิบให้เห็นอย่างชัดเจน
• ระบุจำนวนของสินค้า ระบุประเภทสินค้าที่อยู่ในคลังทั้งหมด รวมถึงมีระบบค้นหาสินค้า
• มีข้อมูลของผู้ใช้งาน ผู้ขายและผู้ซื้ออยู่ในระบบ
• มีการแจ้งเตือนสินค้า ทั้งในส่วนของการรับสินค้าเข้าและการส่งออกสินค้า
• รายงานข้อมูลทุกอย่างที่เกิดขึ้นในคลังสินค้าพร้อมกับบันทึกข้อมูลทั้งหมดเก็บเอาไว้

ประโยชน์ของระบบ WMS (Warehouse Management System)

• เพิ่มความถูกต้องและความแม่นยำในการจัดเตรียมสินค้า รวมถึงการจัดส่ง
• ช่วยลดปัญหาการหาสินค้าไม่เจอ รวมไปถึงช่วยลดการเกิดปัญหาสินค้าค้างสต๊อก
• ช่วยควบคุมการทำงานของระบบส่วนต่างๆให้มีระบบระเบียบ
• ช่วยลดระยะเวลาการทำงาน ช่วยลดการใช้แรงงานพนักงานคน ช่วยประหยัดค่าใช้จ่ายในการจ้างพนักงาน
• ลดความผิดพลาดและลดปัญหาต่างๆที่เกิดขึ้นในคลังสินค้า
• เพิ่มประสิทธิภาพการจัดการคลังสินค้า อีกทั้งยังช่วยเพิ่มความรวดเร็วในการทำงาน ตั้งแต่รับสินค้าไปจนถึงจัดส่งสินค้าได้เป็นอย่างดีมากๆ

ปัจจุบัน WMS (Warehouse Management System) คือระบบที่เปรียบเสมือนเป็นหัวใจสำคัญของคลังสินค้า ที่เข้ามาช่วยจัดการในหลายๆ ส่วน ไม่ว่าจะเป็นการรับสินค้า การจัดเก็บสินค้า และการจัดส่งสินค้า ทำให้คลังสินค้ามีกระบวนการทำงานที่เป็นระบบและเป็นระเบียบมากยิ่งขึ้น สามารถจัดเก็บสินค้า ค้นหาสินค้า จัดส่งสินค้าออกจากคลังได้อย่างถูกต้องแม่นยำ

ซึ่งโปรแกรม WMS นั้นมีให้ใช้ทั้งประเภทสำเร็จรูปและประเภทที่สามารถออกแบบได้เอง เหมาะกับคลังสินค้าหลายประเภท หากคลังสินค้าใดนำระบบ WMS มาใช้งาน กระบวนการทำงานในคลังสินค้าก็จะดีขึ้น ช่วยลดความผิดพลาดและเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน อีกทั้งยังช่วยให้การทำงานในคลังสินค้าเป็นไปอย่างรวดเร็ว ไม่เกิดปัญหาต่างๆ ตามมาอีกด้วย