ระบบจัดซื้อออนไลน์ ช่วยเพิ่มกำไรให้องค์กรได้อย่างไร

กระบวนการจัดซื้อ เป็นกระบวนการที่สำคัญอย่างหนึ่งของบริษัทไม่ว่าจะบริษัทเล็กหรือบริษัทใหญ่ เพราะเป็นขั้นตอนที่ช่วยให้การจัดหาสินค้าและวัตถุดิบราบรื่น มีพร้อมตามความต้องการ ในราคาประหยัด คุ้มค่า และได้คุณภาพเป็นที่น่าพึงพอใจ ยิ่งระบบจัดซื้อมีประสิทธิภาพมากเท่าไร บริษัทก็จะยิ่งมีกำไรมากขึ้นเท่านั้น เพราะนั่นหมายถึงการมีต้นทุนการผลิตที่ต่ำลง ดังนั้น เพื่อให้ระบบการจัดซื้อมีประสิทธิภาพ ลดเวลา และลดต้นทุนมากยิ่งขึ้น ปัจจุบันจึงมีระบบจัดซื้อออนไลน์มาช่วยให้การสั่งซื้อวัตถุดิบและสินค้ามีความคล่องตัวมากยิ่งขึ้น ซึ่งไม่ว่าจะเป็นบริษัทเล็กๆ หรือบริษัทใหญ่ก็สามารถใช้ระบบนี้ได้เช่นเดียวกัน 

รู้จักระบบจัดซื้อออนไลน์

ระบบจัดซื้อออนไลน์ หรือ E-Procurement เป็นระบบจัดซื้อจัดจ้างที่นำเอาเทคโนโลยีเข้ามาช่วยในการลดระยะเวลาการทำงาน ลดการใช้เอกสาร และเพิ่มประสิทธิภาพในการจัดการ จึงทำให้กระบวนการต่างๆ มีความสะดวกรวดเร็วมากยิ่งขึ้น ที่สำคัญยังเพิ่มความโปร่งใสในการจัดซื้อจัดจ้าง เนื่องจากสามารถตรวจสอบได้ในทุกขั้นตอน 

ขั้นตอนการดำเนินงาน 

ขั้นตอนการดำเนินงานของระบบจัดซื้อจัดจ้างออนไลน์ไม่แตกต่างจากขั้นตอนปกตินัก เพียงแต่ทำในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ ผ่านแพลตฟอร์มหรือแอปพลิเคชัน เริ่มตั้งแต่การคัดเลือกผู้ผลิตหรือผู้จำหน่ายสินค้าที่ได้คุณภาพ ราคาเป็นธรรม จากนั้นติดต่อขอใบเสนอราคา เปรียบเทียบผู้ผลิตหรือผู้จำหน่ายสินค้าในแต่ละเจ้า เพื่อพิจารณาถึงคุณภาพสินค้า ราคา และข้อดีข้อเสียอื่นๆ จากนั้นจึงอนุมัติใบสั่งซื้อและออกใบสั่งซื้อ โดยกำหนดจำนวนและระยะเวลาส่งมอบ เมื่อจัดส่งสินค้าเรียบร้อยก็จะออกใบเรียกเก็บเงิน และชำระค่าสินค้าและบริการ เป็นอันเสร็จกระบวนการ 

ทำไมระบบออนไลน์ถึงดีกว่า 

ข้อดีของระบบจัดซื้อแบบออนไลน์ มีดังนี้

1. โปร่งใส ตรวจสอบได้ เนื่องจากมีการเก็บข้อมูลและรายละเอียดการจัดซื้อจัดจ้างอย่างเป็นระบบ ครบถ้วน สามารถตรวจสอบข้อมูลได้ทุกขั้นตอน 
2. รวดเร็วกว่า วางแผนได้แม่นยำกว่า เนื่องจากสามารถนำข้อมูลเชิงลึก และภาพรวมของการสั่งซื้อออกมาวิเคราะห์และวางแผนการสั่งซื้อในอนาคตได้อย่างแม่นยำ เช่น ทุกเดือนเมษายนของปีจะมียอดสั่งซื้อสินค้ามากขึ้น 2 เท่า ในทุกๆ ปีจึงต้องสั่งวัตถุดิบล่วงหน้า 2 เท่า 
3. ลดข้อผิดพลาด การใช้เอกสารที่เป็นกระดาษอาจจะทำให้สูญหายหรือเกิดข้อผิดพลาดขึ้นได้ง่าย แต่การใช้เอกสารแบบอิเล็กทรอนิกส์จะช่วยลดข้อผิดพลาดและลดเวลาการทำงานดังกล่าว และช่วยให้ขั้นตอนต่างๆ เดินหน้าไปอย่างรวดเร็ว 
4. ผู้บริหารสามารถตรวจสอบรายละเอียดการสั่งซื้อได้ทุกขั้นตอน และสามารถนำข้อมูลเชิงลึกมาใช้ในการวิเคราะห์และวางแผนด้านกลยุทธ์ต่อไปในอนาคต 
5. สามารถวางแผนค่าใช้จ่ายตลอดทั้งปีได้อย่างมีประสิทธิภาพ โดยการดูข้อมูลการจัดซื้อย้อนหลัง โดยพิจารณาทั้งบันทึกการสั่งซื้อของปีที่แล้ว และแนวโน้มการสั่งซื้อในช่วง 3 เดือน และ 6 เดือน 

ปัจจุบันระบบจัดซื้อออนไลน์เป็นที่นิยมมาก เนื่องจากสร้างความสะดวกสบายในการทำงาน และลดขั้นตอนในการดำเนินงาน ทั้งยังช่วยเพิ่มประสิทธิภาพของกระบวนการทำงานในภาพรวมอีกด้วย