7 ข้อความผิดพลาดของการดีไซน์ “ห้องประชุม” ที่เราควรเลี่ยง

หากพูดถึงไอเดียอันเยี่ยมยอดบนโลกใบนี้ หลายๆ คนคงอาจไม่เคยคิดมาก่อน หรือมักมองข้ามกันไปนะคะว่า ไอเดียเหล่านั้นล้วนแล้วแต่ถือกำเนิดเกิดขึ้นภายใน ห้องประชุม หรือ ห้องสัมมนา ที่เป็นแหล่งรวมคนที่มีความรู้ความสามารถทั้งนั้น เพราะ ห้องประชุม หรือห้องสัมมนาที่ดี มักเป็นตัวช่วย ตัวอำนวยความสะดวกให้คนที่ทำงานในหน่วยงานต่างๆ สามารถทำงานได้ดีขึ้น คิดค้นประดิษฐ์ ออกไอเดียต่างๆ ได้ดีขึ้น แต่ในขณะเดียวกันถ้าห้องประชุม ไม่สามารถทำหน้าที่นั้นได้ดี แต่กลับเป็นตัวฉุดรั้งการพัฒนาด้านความคิดต่างๆ ก็ถือว่าเป็นห้องประชุมที่ออกแบบมาได้ไม่ดี ในบทความนี้ เราจึงขอรวบรวมเอา 7 ข้อผิดพลาดที่น่าฉุกคิดว่า อะไรบ้างที่ทำให้ ห้องประชุม หรือ ห้องสัมมนา ไม่ว่าจะเป็นห้องประชุมในหน่วยงานต่างๆ เอง หรือห้องประชุมให้เช่าตามโรงแรมนั้น ควรหลีกเลี่ยงไม่ให้เกิดขึ้น

1. ขนาดจอสกรีนที่ไม่พอดี

ถือเป็นจุดศูนย์กลางของห้องประชุมเลยก็ว่าได้นะคะ สำหรับจอสกรีน ไม่ว่าจะเป็นจอทีวี LED หรือ จอโปรเจ็กเตอร์ เพราะหากมีการนำเสนอข้อมูลขึ้นที่ประชุม ผู้เข้าประชุมทั้งหมดก็จะมุ่งความสนใจไปที่จอ นอกเหนือไปจากผู้ที่ทำการนำเสนอนะคะ ประเด็นสำคัญก็คือ ขนาดจอที่ไม่พอดีเป็นอย่างไร? ขนาดจอที่ไม่พอดีก็คือ ขนาดจอที่ทำให้คนที่นั่งด้านหลังสุดหรือไกลสุด ไม่สามารถมองเห็นตัวหนังสือได้ ต้องชะเง้อชูคอเพื่อดูจอ เนื่องจากจอเล็กเกินไป หรือบางครั้งจอมีขนาดที่ใหญ่เกินไปจนแย่งความสนใจจากผู้ที่นำเสนอไปเสียหมด เพราะฉะนั้นขนาดที่พอดีควรอยู่ที่ประมาณเล็กเป็น 3-6 เท่าของระยะคนที่นั่งหลังสุดนั่นเองค่ะ ตัวอย่างเช่น หากคนที่นั่งหลังสุด อยู่หากจากจุดที่ตั้งจอ 18 ฟุต ความสูงของหน้าจอควรอยู่ที่ราว 3-6 ฟุตเป็นอย่างน้อยนั่นเอง และนี่คือตัวอย่างของจอสกรีนที่พอดีค่ะ

2. เทคโนโลยีที่ใช้ยากเกินไป จนน้อยคนที่จะใช้เป็น

เทคโนโลยีที่ล้ำสมัยเกินไปใครว่าจะดีคะ เพราะปัญหาที่อาจเกิดขึ้นจากเทคโนโลยีที่ล้ำสมัยเกินไปก็คือ อย่างแรก น้อยคนที่จะเข้าใจและใช้เป็นจนทำให้การประชุมสะดุดได้ อย่างที่สองก็คือ อาจเกิดปัญหาที่ เทคโนโลยีนั้นไม่สามารถเข้ากันได้กับอุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์ หรือไฟล์นำเสนอของผู้ที่เข้าร่วมประชุม ซึ่งจะทำให้การประชุมติดขัดโดยใช่เหตุนะคะ ทางที่ดีควรเป็นเทคโนโลยีที่ ใช้ได้ง่ายและสะดวก สามารถเข้ากันกับอุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์มาตรฐานได้ เป็นอันดีที่สุดค่ะ

3. พื้นที่น้อยเกินไป หรือกว้างเกินไป

พื้นที่ที่แคบและน้อยเกินไป จนผู้เข้าประชุมต้องเบียดเสียด และนั่งประชุมข้อศอกชนกัน คงเป็นเรื่องที่ไม่ดีนักนะคะ เพราะจะทำให้ผู้เข้าประชุมรู้สึกอึดอัด ไม่สะดวกสบาย เกิดความตึงเครียดได้ง่าย และยังเป็นตัวสะท้อนถึงความไม่เป็นมืออาชีพของผู้จัดการประชุมอีกด้วย ในขณะเดียวกัน หากที่ประชุมกว้างเกินไป ถ้าคนมามากมายเพราะคิดว่าห้องกว้างพอในการรองรับ ก็จะยากต่อการจัดการ หรือหากคนมาน้อยกว่าขนาดของห้องมากเกินไป การประชุมหรือสัมมนาก็จะดูโหลงเหลงจนทำให้ภาพที่ออกมาดูไม่ดีอีกด้วยค่ะ เพราะฉะนั้น ขนาดห้องก็เป็นเรื่องที่สำคัญนะคะ ตัวอย่างของห้องสัมนาขนาดใหญ่ที่เหมาะสมตามรูปด้านล่างค่ะ

4. แสงสว่างจ้าเกินไป

แสงสว่างที่จ้าเกินไป จะดึงพลังงานออกสู่นอกห้อง ความหมายก็คือ มันจะสร้างความเหนื่อยล้า อ่อนเพลียให้กับผู้ที่เข้าประชุมได้ง่าย วิธีออกแบบระบบแสงที่ดีคือผู้ออกแบบควรนึกถึงสภาพแสงที่รู้สึกว่าอยู่นานๆ แล้วรู้สึกสบายตา อาทิ แสงคล้ายแสงในห้องสมุด ที่เวลาอ่านหนังสือ หรือใช้ความคิดแล้วสบายตาเป็นต้น สิ่งเหล่านี้แม้ดูเป็นเรื่องเล็กน้อย แต่จริงๆ แล้วสำคัญมากๆ เลยนะคะ ซึ่งในภาพคือตัวอย่างห้องประชุมที่ออกแบบมาโดยให้แสงสว่างที่พอดี และมีการรับแสงธรรมชาติจากภายนอกเพื่อเพิ่มความสบายตาอีกด้วยค่ะ

5. ไม่มีพื้นที่เก็บของ

การมีที่เก็บของที่เพียงพอไม่ว่าจะเป็นตู้ หรือลิ้นชักเก็บของ จะช่วยให้ห้องประชุม หรือห้องสัมมนาดูสะอาดตา ปราศจากฝุ่น ซึ่งนอกจากจะทำให้ภาพลักษณ์โดยรวมออกมาดูดี ถ่ายภาพสวยแล้ว ยังช่วยในเรื่องของสุขอนามัยของคนที่เข้าประชุมอีกด้วย

6. ห้องประชุมเข้าถึงยาก

ถึงแม้ข้างในห้องประชุมจะออกแบบมาดีแค่ไหน เทคโนโลยีเพียบพร้อม สิ่งอำนวยความสะดวกครบครัน ดีไซน์สวย แต่ถ้าห้องประชุม หรือห้องสัมมนาของคุณเดินทางเข้าถึงได้ยาก ก็ยากที่จะก่อให้เกิดประโยชน์อะไรมากนัก นั่นเป็นสาเหตุให้ห้องประชุมให้เช่าของโรงแรมที่ได้รับความนิยมนั้น มักอยู่ในโรงแรมที่เดินทางได้สะดวก มีระบบขนส่งสาธารณะที่ทันสมัย มีที่จอดรถที่ครบครัน นอกจากนี้ ตัวห้องประชุมเองก็ต้องหาได้ง่ายในตัวตึก และไม่อยู่ติดห้องหรือสถานที่ที่จะเป็นการรบกวนผู้ประชุมมากเกินไป อาทิ ห้องสันทนาการ ร้านอาหาร บาร์ หรือสระว่ายน้ำ ที่มักเป็นจุดที่มีเสียงดัง เป็นต้น

7. เฟอร์นิเจอร์ไม่เหมาะสม

ความใส่ใจในรายละเอียด คือหนึ่งในเสน่ห์ของห้องประชุม ความใส่ใจที่ว่านี้ คือเรื่องของเฟอร์นิเจอร์ อาทิ ที่นั่ง โต๊ะ โพเดียม ซึ่งเราไม่มีทางรู้ว่าผู้เข้าประชุมจะมีส่วนสูงเท่าไหร่ น้ำหนักเท่าไหร่ หรืออาจเป็นผู้สูงอายุที่มีปัญหาสุขภาพของหลังถ้านั่งนานๆ เป็นต้น เพราะฉะนั้น เก้าอี้ หรือที่นั่งควรปรับลดระดับได้ง่าย ความสูงของโต๊ะอยู่ในระดับที่พอเหมาะ เป็นต้น

หากอ่านดูดีๆ จากปัจจัยข้างต้น เพื่อนๆ คงเห็นได้นะคะว่า จริงๆ แล้วถ้าห้องประชุมออกแบบมาด้วยความพอดี ไม่มากไป ไม่น้อยไปในทุกๆ เรื่อง ก็จะทำให้เราสามารถหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดต่างๆ ได้ และถ้าหากเพื่อนๆ กำลังมองหาห้องประชุมที่พอดี และจัดการประชุมได้อย่างมืออาชีพลองปรึกษาได้ที่ โรงแรมคราวน์ พลาซ่า กรุงเทพ ลุมพินี พาร์คสิคะ แล้วคุณจะไม่ผิดหวังในการเลือกห้องประชุมที่พอดีในทุกๆ โจทย์ความต้องการค่ะ