1. กระชับและครอบคลุม

อย่าลืมว่าวันหนึ่งๆ HR อ่านจดหมายสมัครงานเป็นพันฉบับ ถ้าคุณไม่สามารถชูจุดเด่นคุณได้ คุณก็ไม่มีทางโดนเรียกสัมภาษณ์แน่ๆ อีกทั้งการเขียนกระชับมันยังสะท้อนว่าคุณมีระบบความคิดที่ดีไม่ใช่มีอะไรก็ยัดมาหมดเหมือนคนไร้การไตร่ตรอง ในทางปฏิบัติแล้วคุณควรเขียนจดหมายนี้ยาวไม่เกิน 3/4 ของหน้ากระดาษ

2. อ่าน JD (Job Description) ก่อนร่างจดหมายเสมอ

ผู้คนจำนวนมากมักส่งจดหมายเป็นปืนกลรัว แต่นั่นมักไม่ได้ทำให้คุณได้งาน ที่จริงแล้วคุณควรอ่าน JD ให้ตกผลึกก่อนว่างานเกี่ยวกับอะไร เพื่อให้คุณสามารถปรับแต่ง (Customize) จดหมายสมัครงานได้อย่างถูกต้อง ทั้งนี้ในทางปฏิบัติ คุณอาจจะไม่ต้องสร้างจดหมายใหม่ทุกครั้งสำหรับทุกๆตำแหน่งที่สมัคร แต่ควรจัด Category ไว้ระดับหนึ่งของคุณเอง เช่น งานขาย งานด้านการตลาด งานประชาสัมพันธ์ เป็นต้น

3. ชูจุดขายที่เกี่ยวข้อง

แม้ว่าคุณจะเก่งมาก แต่ไม่ต้องบอกทั้งหมด เลือกเฉพาะหัวข้อที่เกี่ยวกับงานที่สุดเท่านั้น เพราะในเชิงจิตวิทยาแล้วการเขียนว่าคุณเก่งหลายๆอย่าง HR อาจมองว่าคุณโอ้อวดและไม่น่าเชื่อถือ (เช่นคุณเก่งไปหมดทั้ง social, programming, selling, presenting, public speaking, big data, user experience design ทั้งๆที่มันอาจจะไม่เกี่ยวข้องกัน) ดังนั้น การเขียนว่าคุณเก่งอะไรจริงๆไม่เกิน 3 อย่างจะทำให้คุณดูน่าเชื่อถือขึ้นมาก หากคุณไปดู Linkedin ของพนักงานระดับในบริษัทชั้นนำแล้ว จะเห็นว่าเขาไม่ต้องเขียนร่ายยาวเกินจำเป็นเกี่ยวกับตัวเขามากเลย

4. เขียนจดหมายเหมือนชวนคุยกับเขา

คุณควรจะตกผลึกก่อนว่า Position ที่กำลังสมัครเกี่ยวกับอะไร แล้วเขียนจดหมายในเชิงสนทนากับเขา เช่นถ้างานเกี่ยวกับการทำบัญชี คุณก็ต้องบอกว่าคุณสอบ CPA (ผู้สอบบัญชีรับอนุญาต) ผ่านและสามารถเขียน VBA ในการทำบัญชีได้เร็วขึ้น แต่คุณไม่ควรร่ายความสามารถคุณลอยๆโดยไม่เกี่ยวกับงาน

5. อย่าตกม้าตายในเรื่องโง่ๆ

การสะกดสำคัญมาก กว่าครึ่งหนึ่งของจดหมายสมัครงานโดนโยนทิ้งทันทีเมื่อพบเห็นคำสะกดผิด (การสะกดผิดร้ายแรงกว่าแกรมม่าผิด แต่คุณควรทำให้แกรมม่าออกมาดีที่สุด แม้คุณจะไม่ใช่ Native English ก็ตาม)

6. ใช้ Font และสีเดียวกัน

มีหลายคน Copy & Paste มาจาก Template หลายๆที่ แล้วพอไปใส่ใน email มันทำให้เป็นคนละ font หรือคนละสี ความจริงคือ HR ไม่ได้เป็นคนขี้เกียจ หากเขาเห็นว่าคุณ copy มาอย่างงั้น เขามีแนวโน้มที่จะโยนทิ้งได้เลย หรือแม้ว่าคุณไม่ได้ copy มา หลังจากที่คุณร่างจนเสร็จแล้ว คุณควรจะตรวจดูอีกครั้งว่า Font ในจดหมายดูดีและเรียบร้อยหรือไม่ ทั้งนี้คุณอาจใส่ตัวหนาใส่ข้อมูลที่สำคัญจริงๆเช่นตำแหน่งงาน เป็นต้นเพื่อให้ HR refer ได้ถูกว่าเรากำลังพูดถึงงานอะไรอยู่

7. แนบ Resume และไฟล์ที่เกี่ยวข้องไปพร้อมกัน

คุณต้องส่งไปในคราวเดียว และไม่ควรมีขนาดเกิน 500 KB เพราะ Email ของบางบริษัทไม่สามารถรับไฟล์ขนาดใหญ่ได้ อย่าพลาดตรงจุดนี้ นอกจากนี้ไฟล์แนบทุกชิ้นควรจะต้องตั้งชื่อด้วยความเรียบร้อย ไม่ใช่ชื่อเช่น Somchai.doc, IMG_050.jpg เพราะมันสะท้อนว่าคุณเป็นคนที่ชุ่ย แต่คุณควรตั้งชื่อไฟล์เช่น Somchai Meesuk – Resume.doc, Somchai Meesuk – BBA Chula Transcript.jpg เป็นต้น

8. ถามตัวคุณเสมอว่าถ้าคุณเป็น HR จะเรียกสัมภาษณ์ไหม

ลองคิดไตร่ตรองแบบนี้หลายๆครั้ง แล้วคุณจะมองเห็นข้อผิดพลาดหลายๆอย่างใน Cover Letter ของคุณ แต่ไม่ต้องตกใจไป เพราะหากคุณพบข้อผิดพลาด นั่นเป็นสัญญาณที่ดีว่าคุณมีความสามารถในการพัฒนาการเขียนของคุณแล้วล่ะ!

ตัวอย่างและคำอธิบายการเขียน Cover Letter ใน Email

// วันที่, ชื่อที่อยู่ของคนที่เราจะส่งไป //

Date

Mr. Abhisit Thaksinatham
Hiring Manager
Ohlor Media Co.,Ltd
Think Society Co-working Space
Sukhumvit 55, Bangkok 10110

Dear Mr. Abhisit Thaksinatham,

// ตรงนี้ก็บอกเขาว่าเห็นโฆษณาสมัครงานจากไหน ทำไมถึงสนใจ และความสามารถอะไรของเราที่เกี่ยวข้องกับงาน //

I am writing to apply for the user experience design position advertised in the Ohlor.com. The opportunity presented in this listing is really interesting, and I strongly believe that my solid technical experience and education will make me a competitive candidate for this position. The key strengths that I possess for success in this position include….. (ใส่สิ่งที่เราเชี่ยวชาญเฉพาะที่เกี่ยวกับงาน) I am enclosing a completed job application, portfio, certification, resume, and two references. (ดัดแปลงไปตามเอกสารที่เราแนบ)

// ตรงนี้ก็ให้ข้อมูลว่าจะติดต่อเราได้ทางไหน และทิ้งท้ายด้วยคำลาและความหวังที่จะเจอกันงามๆ //

Please see my resume for additional information on my experience. I can be reached anytime via email at somchai.meesuk@yourself.com and my cell phone, 081-555-5555.

Thank you for your time and consideration. I look forward to speaking with you about this employment opportunity.

Yours faithfully, // ใช้ Your faithfully เมื่อไม่รู้จักคนส่ง, ใช้ Your sincerely เมื่อรู้จักคนส่ง //

   

Somchai Meesuk

คุณสามารถค้นคว้าข้อมูลเพิ่มเติมได้ที่:

http://jobsearch.about.com/od/JobApplicationLetter/a/job-application-letters.htm

http://www.dayjob.com/content/cover-letter-examples-314.htm

รูปประกอบจาก:

https://www.flickr.com/photos/epublicist/