กรรมการมูลนิธิมีหน้าที่และความรับผิดชอบอะไรบ้าง

* รูปภาพใช้เพื่อประกอบเนื้อหาเท่านั้น อาจไม่ใช่ภาพเหตุการณ์จริงหรือภาพจริงจากเรื่องในบทความ ขอบคุณภาพประกอบจาก https://graphic.in.th

เวลามีคนชวนเป็นกรรมการมูลนิธิ หลายคนอาจนึกถึงการไปประชุมเป็นครั้งคราว หรือใส่ชื่อไว้ในเอกสาร แต่พอมีเงินบริจาคเข้ามา มีโครงการต้องทำ หรือมีหนังสือให้ลงนาม คำถามที่ตามมาคือ คนเป็นกรรมการต้องดูแลเรื่องไหนบ้าง?

ตามกฎหมายไทย มูลนิธิต้องมีคณะกรรมการอย่างน้อย 3 คนเพื่อดำเนินกิจการ และเมื่อจดทะเบียนแล้ว มูลนิธิจะมีสถานะเป็นนิติบุคคล มีทรัพย์สินและกิจการในนามของตัวเอง

หน้าที่หลักของคณะกรรมการคือร่วมกันดูแลให้มูลนิธิทำงานตามวัตถุประสงค์ ข้อบังคับ และกฎหมาย ตั้งแต่พิจารณาโครงการ ดูแลทรัพย์สิน ไปจนถึงติดตามการทำงานและจัดการเอกสาร ส่วนกรรมการแต่ละคนจะรับผิดชอบเรื่องใด ต้องดูตำแหน่ง ข้อบังคับ และการมอบหมายของมูลนิธินั้นด้วย

1. วางแผนและตัดสินใจเรื่องสำคัญ

สมมติว่ามูลนิธิมีวัตถุประสงค์ช่วยเหลือเด็กด้านการศึกษา คณะกรรมการอาจต้องพิจารณาว่าจะให้ทุนแบบไหน ใช้เงินเท่าไร ใครเป็นผู้รับผิดชอบ และจะติดตามผลอย่างไร โครงการที่ทำควรอยู่ในขอบเขตวัตถุประสงค์ที่จดทะเบียนไว้

การประชุมจึงไม่ใช่แค่มารับทราบ แต่เป็นโอกาสให้กรรมการซักถาม เสนอความเห็น และร่วมตัดสินใจตามวิธีที่ข้อบังคับกำหนด ควรเก็บรายงานการประชุมให้เห็นด้วยว่าที่ประชุมพิจารณาและมีมติเรื่องใด

2. ดูแลเงินและทรัพย์สินของมูลนิธิ

เงินบริจาค ที่ดิน อุปกรณ์ หรือทรัพย์สินอื่นของมูลนิธิ ต้องนำไปใช้เพื่อกิจการของมูลนิธิ ไม่ใช่นำไปแบ่งเป็นผลประโยชน์ส่วนตัว คณะกรรมการควรติดตามรายรับรายจ่าย ตรวจสอบเอกสารประกอบ และกำหนดขั้นตอนอนุมัติให้ชัดเจน

ตัวอย่างเช่น ก่อนอนุมัติซื้อของไปช่วยผู้ประสบภัย ควรรู้ว่าจะซื้ออะไร จำนวนเท่าไร ใครเป็นผู้รับ และมีหลักฐานการจ่ายเงินอย่างไร แม้มอบหมายให้เหรัญญิกหรือเจ้าหน้าที่ทำบัญชี กรรมการก็ควรติดตามภาพรวมและสอบถามเมื่อพบรายการที่ไม่เข้าใจ

3. เป็นตัวแทนและลงนามตามอำนาจ

กฎหมายกำหนดให้คณะกรรมการเป็นผู้แทนของมูลนิธิในกิจการที่เกี่ยวกับบุคคลภายนอก เช่น การทำข้อตกลงหรือประสานงานกับหน่วยงานอื่น แต่ไม่ได้หมายความว่ากรรมการทุกคนลงนามผูกพันมูลนิธิได้คนเดียวเสมอไป ต้องตรวจสอบข้อบังคับและเอกสารจดทะเบียนว่าใครมีอำนาจลงชื่อ และต้องลงชื่อร่วมกันหรือไม่

ก่อนเซ็นเอกสาร ควรอ่านเนื้อหา ตรวจสอบวงเงินและเงื่อนไขให้เข้าใจ รวมถึงดูว่าการดำเนินการนั้นผ่านมติหรือขั้นตอนที่มูลนิธิกำหนดแล้วหรือยัง

4. ดูแลการเปลี่ยนแปลงและเอกสาร

เมื่อมีการแต่งตั้งหรือเปลี่ยนแปลงกรรมการ ต้องดำเนินการตามข้อบังคับ และมูลนิธิต้องนำไปจดทะเบียนภายใน 30 วันนับแต่วันที่แต่งตั้งหรือเปลี่ยนแปลง ส่วนการแก้ไขข้อบังคับก็มีขั้นตอนและกำหนดเวลาจดทะเบียนตามกฎหมายเช่นกัน โดยการเปลี่ยนวัตถุประสงค์มีเงื่อนไขเฉพาะเพิ่มเติม

การเก็บข้อบังคับ รายงานประชุม เอกสารโครงการ บัญชี และหลักฐานการเงินให้ค้นหาได้ จะช่วยให้กรรมการชุดปัจจุบันส่งต่องานและชี้แจงที่มาของการตัดสินใจได้สะดวกขึ้น รายงานหรือเอกสารที่ต้องส่งเพิ่มเติมควรตรวจสอบกับนายทะเบียนในพื้นที่และหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง

5. ติดตามงานและพร้อมให้ตรวจสอบ

การอนุมัติโครงการเป็นเพียงจุดเริ่มต้น กรรมการควรติดตามด้วยว่างานเกิดขึ้นจริงหรือไม่ ใช้เงินตรงตามที่อนุมัติหรือเปล่า และมีปัญหาที่ต้องแก้ไขอย่างไร หากมีเรื่องที่กรรมการคนใดมีส่วนได้เสีย ควรเปิดเผยให้คณะกรรมการทราบและจัดการตามข้อบังคับหรือแนวทางของมูลนิธิ

นายทะเบียนมีอำนาจตรวจตราการดำเนินงาน และอาจสั่งให้ผู้เกี่ยวข้องชี้แจงหรือแสดงบัญชีและเอกสารเพื่อตรวจสอบได้ หากกรรมการดำเนินกิจการจนเกิดความเสียหาย ฝ่าฝืนกฎหมายหรือข้อบังคับ ผู้มีอำนาจตามกฎหมายหรือผู้มีส่วนได้เสียอาจร้องขอต่อศาลให้ถอดถอนกรรมการได้ ความรับผิดอื่นจะขึ้นอยู่กับข้อเท็จจริงและกฎหมายที่เกี่ยวข้อง

ถ้ามีคนชวนเป็นกรรมการ สิ่งที่ควรขอดูก่อนตอบรับคือข้อบังคับ วัตถุประสงค์ รายชื่อกรรมการ เงื่อนไขการลงนาม และข้อมูลการเงินที่ผ่านมา จากนั้นคุยให้ชัดว่าต้องเข้าประชุม ดูแลงานใด และมีเวลาให้ได้แค่ไหน เพราะตำแหน่งนี้หมายถึงการร่วมดูแลให้งานของมูลนิธิเดินไปถึงคนที่ตั้งใจช่วยจริง ๆ