แนบไม่กี่ไฟล์ ทำไม Gmail ยังบอกว่าใหญ่เกินไป?

* รูปภาพใช้เพื่อประกอบเนื้อหาเท่านั้น อาจไม่ใช่ภาพเหตุการณ์จริงหรือภาพจริงจากเรื่องในบทความ

แนบรายงานกับรูปถ่ายในอีเมล บางครั้ง Gmail เตือนว่าไฟล์ใหญ่เกินไป ทั้งที่แต่ละไฟล์ดูไม่มาก พอลบรูปออกก็ยังติด หลายคนเริ่มบีบอัดไฟล์โดยไม่รู้ว่าตัวเลขไหนทำให้ส่งไม่ได้

จุดที่ควรเช็กก่อนคือขนาดรวมของไฟล์แนบ ไม่ใช่ดูเฉพาะ PDF ที่ใหญ่ที่สุด เพราะระบบนับไฟล์หลายชิ้นรวมกัน และบัญชีที่ทำงานหรือโรงเรียนอาจมีเพดานที่ผู้ดูแลตั้งไว้ต่างจากบัญชี Gmail ส่วนตัว

สำหรับบัญชี Gmail ส่วนตัว ไฟล์แนบทั้งหมดในอีเมลหนึ่งฉบับรวมกันส่งได้ไม่เกิน 25 MB หากเกิน Gmail จะเปลี่ยนไฟล์เป็นลิงก์ Google Drive แทนการแนบไว้ในอีเมล ส่วนบัญชีองค์กรอาจใช้เพดานอื่น จึงไม่ควรยึดตัวเลขเดียวกับทุกบัญชี

เมื่อยอดรวมเกิน ลองแนบจาก Drive แทนการบีบอัดจนเอกสารอ่านไม่ชัด แต่การส่งเป็นลิงก์มีอีกเงื่อนไข คนรับต้องมีสิทธิ์เปิดไฟล์ด้วย

Gmail ตรวจสิทธิ์และอาจให้ปรับการแชร์ก่อนส่ง ถ้าลิงก์จำกัดสิทธิ์ ผู้รับที่ใช้บัญชี Google คนละอันหรือไม่มีบัญชีอาจเปิดไม่ได้ เห็นลิงก์จึงไม่ได้แปลว่าเข้าถึงได้เสมอ

ก่อนส่งให้เลือกขอบเขตการแชร์ให้เหมาะกับเนื้อหา ไฟล์ส่วนตัวควรจำกัดไว้กับอีเมลผู้รับ ถ้าเลือกให้ใครก็ตามที่มีลิงก์เปิดได้ คนที่ได้รับอีเมลต่อก็จะมีสิทธิ์ตามแบบเดียวกันด้วย ทางเลือกนี้สะดวก แต่ไม่ควรใช้กับเอกสารที่มีข้อมูลส่วนตัวหรือข้อมูลภายใน

ถ้าผู้รับเปิดไม่ได้ ให้เช็กอีเมลที่อนุญาตและบัญชีที่กำลังใช้ สำหรับบัญชีงานหรือโรงเรียนให้ถามผู้ดูแล เพราะองค์กรอาจจำกัดการแชร์หรือขนาดไฟล์แนบ

ถ้าขึ้นว่าอัปโหลดไม่สำเร็จ ให้แยกจากปัญหาขนาดก่อน Google ระบุว่าสาเหตุอาจเป็นพื้นที่ Drive ไม่พอหรือเครือข่ายช้า ลองเช็กพื้นที่และรอให้ไฟล์โหลดครบก่อนส่งใหม่

จำง่าย ๆ คือเช็กขนาดรวมก่อน แล้วค่อยเลือกว่าจะลดไฟล์ แยกส่ง หรือใช้ลิงก์ Drive จากนั้นตรวจผู้รับและสิทธิ์เปิดไฟล์อีกครั้ง ปัญหาไฟล์ใหญ่กับปัญหาสิทธิ์เป็นคนละอย่าง แก้ครบทั้งคู่แล้วจึงค่อยกดส่ง จะได้ไม่ต้องตามแก้อีเมลทีหลัง

ขอบคุณภาพประกอบจาก https://graphic.in.th