ส่งลิงก์โฟลเดอร์ Google Drive แล้วไฟล์ข้างในเปิดได้แค่ไหน

* รูปภาพใช้เพื่อประกอบเนื้อหาเท่านั้น อาจไม่ใช่ภาพเหตุการณ์จริงหรือภาพจริงจากเรื่องในบทความ

ส่งลิงก์โฟลเดอร์งานให้เพื่อนคนเดียว แล้วเพิ่งนึกได้ว่าข้างในมีไฟล์สัญญา ใบเสนอราคา หรือเอกสารส่วนตัวปนอยู่ด้วย สถานการณ์แบบนี้ทำให้หลายคนกังวลว่าอีกฝ่ายจะเห็นไฟล์อื่นทั้งหมดหรือเปล่า

ความสับสนมักเกิดจากการคิดว่าลิงก์ชี้ไปที่โฟลเดอร์อย่างเดียว แต่ Google Drive จัดสิทธิ์เป็นชั้น ไฟล์ที่อยู่ข้างในอาจรับสิทธิ์จากโฟลเดอร์แม่โดยอัตโนมัติ

ถ้าแชร์โฟลเดอร์ใน My Drive ผู้รับจะได้สิทธิ์แบบเดียวกับไฟล์และโฟลเดอร์ย่อยที่อยู่ข้างในด้วย การส่งลิงก์โฟลเดอร์จึงอาจเปิดไฟล์อื่นในนั้นให้เขาเห็นได้ ไม่ใช่แค่ไฟล์ที่ตั้งใจส่ง

ในเอกสารช่วยเหลือของ Google ระบุว่า เมื่อแชร์โฟลเดอร์ ไฟล์และโฟลเดอร์ย่อยภายในจะสืบทอดสิทธิ์ชุดเดียวกัน คนที่ได้สิทธิ์ Viewer จึงเปิดดูไฟล์ในโฟลเดอร์ได้ ส่วน Commenter เพิ่มความคิดเห็นได้ และ Editor แก้ไข ย้าย หรือลบไฟล์ภายในได้ตามขอบเขตของสิทธิ์นั้น

สิทธิ์ของโฟลเดอร์แม่มีผลกับไฟล์ลูก เรื่องสำคัญคือการตั้งไฟล์ชิ้นเดียวให้เข้มงวดกว่าโฟลเดอร์แม่ทำไม่ได้เสมอไป หากคนหนึ่งเป็น Editor ของโฟลเดอร์ ระบบจะไม่ให้ลดสิทธิ์ของเขาในไฟล์ลูกให้เหลือแค่ Viewer เพราะสิทธิ์ระดับบนมีผลครอบอยู่

ถ้ามีเอกสารที่ไม่ควรแชร์รวมกับงาน ให้ย้ายไฟล์นั้นไปโฟลเดอร์อีกชุดที่เจ้าของควบคุมสิทธิ์ได้ หรือใช้ตัวเลือกจำกัดการเข้าถึงโฟลเดอร์เมื่อบัญชีของคุณรองรับ ก่อนย้ายหรือเปลี่ยนสิทธิ์ ควรตรวจด้วยว่าโฟลเดอร์อยู่ใน My Drive หรือ Shared drive เพราะผู้ดูแล Workspace อาจตั้งข้อจำกัดเพิ่มได้

อีกจุดที่ควรดูคือ General access หากตั้งเป็น Restricted จะเปิดได้เฉพาะบัญชีที่ได้รับอนุญาต แต่ถ้าเลือก Anyone with the link คนที่มีลิงก์ก็เปิดได้ตามบทบาทที่กำหนดโดยไม่ต้องลงชื่อเข้าใช้ การแชร์แบบมีลิงก์จึงเหมาะกับไฟล์ที่ตั้งใจให้คนวงกว้างเปิดได้ ไม่ใช่แค่ส่งให้รายชื่อที่เลือก

ก่อนกดแชร์ ลองเปิดเมนู Manage access ของโฟลเดอร์ ตรวจรายชื่อและบทบาทของแต่ละคน แล้วไล่ดูไฟล์สำคัญในนั้นอีกครั้ง ถ้าต้องการให้ใครอ่านอย่างเดียวให้เลือก Viewer แทน Editor และถ้าแชร์เสร็จแล้วไม่ต้องให้เข้าถึงต่อ ก็เปลี่ยนกลับเป็น Restricted หรือนำสิทธิ์ของคนนั้นออก