คดีจบไป 9 ปี แต่ประวัติยังค้างจนสมัครงานสะดุด! ก่อนเสียโอกาสเพราะข้อมูลเก่า เราตรวจอะไรได้บ้าง

* รูปภาพใช้เพื่อประกอบเนื้อหาเท่านั้น อาจไม่ใช่ภาพเหตุการณ์จริงหรือภาพจริงจากเรื่องในบทความ ขอบคุณภาพประกอบจาก https://graphic.in.th

สิ่งที่ทำให้คนสมัครงานตั้งตัวไม่ทัน ไม่ใช่การถูกถามเรื่องคดีเก่า แต่เป็นการได้ยินว่า ผลตรวจประวัติไม่ตรงกับเอกสารที่นำไปยื่น หรือบริษัทขอให้ชี้แจงเรื่องที่เจ้าตัวคิดว่าจบไปนานแล้ว บางคนเคยถูกแจ้งข้อหา บางคนคดีไม่ฟ้อง บางคนศาลยกฟ้อง และบางคนชำระโทษเสร็จมาหลายปี แต่เมื่อข้อมูลจากคนละหน่วยงานยังไม่ตรงกัน เรื่องในอดีตก็กลับมากระทบโอกาสในปัจจุบันได้

คำว่า คดีจบแล้ว จึงต้องแยกจากคำว่า “ข้อมูลถูกปรับสถานะแล้ว” เพราะผลคดีอาจต้องถูกส่งกลับไปยังหน่วยงานที่เก็บประวัติ เพื่อคัดแยกหรือแก้ไขรายการให้ตรงกับข้อเท็จจริง ภาพบุคคลและสถานการณ์ในบทความนี้เป็นภาพประกอบสร้างขึ้น ไม่ใช่เหตุการณ์จริง

ประวัติที่เห็นอาจไม่ใช่คำพิพากษา

สำนักงานตำรวจแห่งชาติอธิบายการปรับปรุงระบบทะเบียนประวัติอาชญากรรมในปี 2566 ว่า แยกการจัดเก็บเป็นทะเบียนประวัติผู้ต้องหา ทะเบียนประวัติอาชญากร และทะเบียนประวัติผู้กระทำความผิดที่มิใช่อาชญากร พร้อมกำหนดหลักเกณฑ์การถอนประวัติในหลายกรณี เช่น มีคำสั่งเด็ดขาดไม่ฟ้อง ศาลยกฟ้อง มีกฎหมายล้างมลทิน ได้รับอภัยโทษ หรือมีคำพิพากษาใหม่ว่าไม่ได้เป็นผู้กระทำความผิด

ดังนั้น การมีชื่ออยู่ในขั้นตอนตรวจสอบไม่ได้ตอบทันทีว่าเจ้าตัวเป็นผู้กระทำผิดตามคำพิพากษาเสมอไป ปัญหาอาจเกิดจากผลคดียังไม่ถูกบันทึก หรือถูกบันทึกไว้แต่ยังไม่ได้คัดแยกไปอยู่ในสถานะที่ถูกต้อง อย่าเพิ่งสรุปจากคำว่า “ติดประวัติ” ต้องดูว่ารายการมาจากที่ใดและระบุผลคดีว่าอย่างไร

เริ่มจากตรวจข้อมูลของตัวเองก่อน

ขั้นแรกคือขอผลตรวจจากกองทะเบียนประวัติอาชญากรด้วยตัวเอง ไม่ควรรอให้ฝ่ายบุคคลบอกเพียงว่าไม่ผ่าน เพราะอาจไม่รู้ว่าบริษัทตรวจจากฐานข้อมูลใด กองทะเบียนฯ มีช่องทางตรวจด้วยชื่อและนามสกุลพร้อมเลขประจำตัวประชาชน โดยยืนยันตัวตนผ่าน ThaiD หรือข้อมูลหลังบัตรประชาชน และมีช่องทางตรวจด้วยลายพิมพ์นิ้วมือ

หากต้องใช้เอกสารสมัครงาน ให้ตรวจล่วงหน้าและเก็บผลฉบับล่าสุดไว้ ใช้เฉพาะช่องทางของหน่วยงานที่ตรวจสอบได้ และอย่าส่งภาพบัตรประชาชนหรือลายนิ้วมือให้บุคคลทั่วไปผ่านแชตโดยไม่จำเป็น

เอกสารที่ควรตามให้เจอ

เมื่อพบรายการเก่า ให้ไล่เอกสารสามส่วน ส่วนแรกคือข้อมูลจากสถานีตำรวจเจ้าของคดี เช่น เลขคดีและเอกสารที่ยืนยันว่าคดีดำเนินถึงขั้นใด ส่วนที่สองคือเอกสารจากศาลหรือพนักงานอัยการตามลักษณะคดี เช่น คำพิพากษา หนังสือรับรองคดีถึงที่สุด หรือคำสั่งเด็ดขาดไม่ฟ้อง ส่วนที่สามคือผลตรวจปัจจุบันจากกองทะเบียนประวัติอาชญากร

คำว่า “คดีถึงที่สุด” ไม่ได้มีผลเหมือนกันทุกกรณี คดีที่ยกฟ้อง คดีที่มีคำสั่งไม่ฟ้อง คดีที่ลงโทษและพ้นโทษ หรือคดีที่เข้าเงื่อนไขตามระเบียบ อาจนำไปสู่การจัดการข้อมูลคนละแบบ จึงต้องดูว่าหน่วยงานผู้ถือข้อมูลได้รับเอกสารผลคดีแล้วหรือยัง

ถ้าข้อมูลยังไม่ถูกคัดแยกต้องทำอย่างไร

กองทะเบียนประวัติอาชญากรระบุว่า ผู้ร้องควรติดต่อสถานีตำรวจเจ้าของคดีก่อน เพื่อขอตรวจสอบผลคดีและขอหนังสือแจ้งผลคดีถึงที่สุด จากนั้นนำหนังสือพร้อมเอกสารที่เกี่ยวข้อง เช่น สำเนาคำพิพากษาหรือหนังสือรับรองคดีถึงที่สุด ไปยื่นที่จุดบริการคัดแยกประวัติอาชญากรรม

ควรทำสำเนาเอกสาร เก็บหลักฐานการยื่นเรื่อง ชื่อผู้รับเรื่อง และวันที่ติดต่อไว้ด้วย หากเอกสารเก่าหาย ให้เริ่มจากหน่วยงานเจ้าของคดีเพื่อถามว่าต้องขอเอกสารชนิดใด อย่าขอให้เจ้าหน้าที่ “ลบชื่อ” โดยไม่มีหลักฐาน เพราะสิ่งที่ต้องตรวจคือผลคดีและเงื่อนไขตามระเบียบ ไม่ใช่แค่จำนวนปีที่ผ่านไป

ถ้าจำได้เพียงว่าคดีขึ้นศาล แต่ไม่มีเลขคดี ระบบติดตามสำนวนคดีศาลยุติธรรมมีช่องให้ค้นโดยเลือกศาล อักษรย่อ หมายเลขคดีดำ และปี อย่างไรก็ตาม การค้นข้อมูลศาลกับการตรวจฐานประวัติตำรวจเป็นคนละขั้นตอน

บริษัทขอประวัติได้แค่ไหน

ประวัติอาชญากรรมเป็นข้อมูลส่วนบุคคลที่มีความอ่อนไหวตามพระราชบัญญัติคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล การเก็บรวบรวมโดยหลักต้องได้รับความยินยอมโดยชัดแจ้ง เว้นแต่เข้าเงื่อนไขยกเว้นตามกฎหมาย ก่อนเซ็นแบบฟอร์ม ผู้สมัครควรอ่านว่าบริษัทเก็บข้อมูลเพื่ออะไร เก็บนานเท่าไร ใครจะได้รับข้อมูล และติดต่อผู้ควบคุมข้อมูลหรือเจ้าหน้าที่คุ้มครองข้อมูลได้ที่ไหน

ถ้าบริษัทใช้ข้อมูลเก่าจนสมัครงานสะดุด ผู้สมัครสามารถส่งคำขอเป็นลายลักษณ์อักษรถึงฝ่ายบุคคลหรือผู้ดูแลข้อมูล โดยขอทราบข้อมูลที่บริษัทถืออยู่ แหล่งที่มา วัตถุประสงค์ วันที่เก็บ และผู้ที่ได้รับการเปิดเผย พร้อมขอสำเนาข้อมูลตามสิทธิในการเข้าถึง หากพบว่าข้อมูลไม่ถูกต้องหรือทำให้เข้าใจผิด ก็ขอให้แก้ไขให้เป็นปัจจุบันและสมบูรณ์ได้

ระหว่างตรวจสอบข้อเท็จจริง อาจขอให้ระงับการใช้ข้อมูลรายการนั้นไว้ก่อน และแนบเอกสารผลคดีถึงที่สุดประกอบคำขอได้ ส่วนการขอลบข้อมูลไม่ใช่จะทำได้ทุกกรณี เพราะกฎหมายมีข้อยกเว้นสำหรับการเก็บรักษาเพื่อปฏิบัติตามกฎหมายหรือใช้สิทธิเรียกร้อง คำขอที่ตรงจุดกว่าคือ ขอแก้สถานะ ขอหยุดใช้ข้อมูลที่กำลังพิสูจน์ และขอเหตุผลหากบริษัทไม่ดำเนินการ

เก้าปีไม่ได้แปลว่าข้อมูลจะหายเอง

กฎหมายคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคลกำหนดให้ข้อมูลต้องถูกต้อง เป็นปัจจุบัน สมบูรณ์ และไม่ก่อให้เกิดความเข้าใจผิด แต่ไม่ได้แปลว่าฐานข้อมูลของทุกหน่วยงานจะลบประวัติเมื่อครบเก้าปีโดยอัตโนมัติ การประกาศของตำรวจมีหลักเกณฑ์หลายข้อในการถอนหรือคัดแยกประวัติ และมีข้อยกเว้นด้านการเก็บข้อมูลเพื่อปฏิบัติหน้าที่ตามกฎหมายด้วย

ถ้าบริษัทหรือหน่วยงานไม่ดำเนินการตามคำขอแก้ไข ไม่ชี้แจงเหตุผล หรือเก็บและใช้ข้อมูลโดยไม่มีฐานที่เหมาะสม ผู้เสียหายสามารถขอคำปรึกษาหรือร้องเรียนต่อสำนักงานคณะกรรมการคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคลได้ ควรรวบรวมผลตรวจ หนังสือผลคดี อีเมลที่ติดต่อ และหลักฐานวันที่ยื่นคำขอไว้เป็นชุดเดียวกัน

เช็กให้จบก่อนส่งใบสมัครครั้งต่อไป

• ตรวจประวัติจากช่องทางของกองทะเบียนประวัติอาชญากรด้วยตัวเอง

• แยกให้ได้ว่ารายการนั้นเป็นข้อมูลผู้ต้องหา ผู้กระทำความผิด หรือประวัติอาชญากร

• ขอเอกสารผลคดีถึงที่สุดจากสถานีตำรวจเจ้าของคดี ศาล หรืออัยการตามกรณี

• ยื่นเรื่องคัดแยกพร้อมหลักฐาน และเก็บเลขรับเรื่องหรือหลักฐานการติดต่อ

• หากบริษัทถือข้อมูลไว้ ให้ใช้สิทธิขอเข้าถึง แก้ไข และระงับการใช้ระหว่างตรวจสอบ

• อย่าเผยแพร่สำเนาคำพิพากษา บัตรประชาชน หรือลายนิ้วมือแบบเต็มชุดลงสาธารณะ

การตรวจล่วงหน้าอาจไม่ได้ทำให้ทุกประวัติถูกลบ แต่ช่วยให้มีเอกสารยืนยันว่าเรื่องนั้นจบอย่างไร ข้อมูลอยู่กับใคร และควรแก้ตรงจุดไหน เมื่อรู้ต้นทางและใช้สิทธิเป็น โอกาสทำงานก็ไม่จำเป็นต้องหายไปเพราะข้อมูลเก่าที่ไม่มีใครตรวจสอบอีกครั้ง