รีวิวหนังสือ ไม่ต้องฉลาดก็อ่านปัญหาได้ขาดกว่าคนอื่น

พูดถึงปัญหาที่เกิดขึ้นในการบริหารการทำงาน ปัญหาการขายและการตลาด ปัญหาต้นทุนและกำไรไม่ถึงเป้า ล้วนสร้างความปวดหัวปวดใจอยู่ตลอด ถึงจะมีที่ปรึกษาทางธุรกิจก็ใช่ว่าเขาจะให้คำตอบที่เหมาะสมได้ การอ่านปัญหาเพื่อมองหาทางออกจึงเป็นสิ่งที่สำคัญมาก หนังสือเล่มนี้จึงมอบเครื่องมือซึ่งช่วยให้เห็นแผนภาพของปัญหาแยกย่อย สามารถบริหารที่เร่งด่วนระดับต่างๆกัน จัดการปัญหาต่างๆราวกับช่วยปอกเปลือกปัญหาออกทีละชั้น ทีละชั้น

ความรู้ความประทับใจในมุมมองของครีเอเตอร์

1.เวลาเป็นเงื่อนไขสําคัญสําหรับการแก้ไขปัญหา คุณ ทราบไหมครับว่า “เวลา” เป็นทั้งมิตรและศัตรู - ที่ผมบอกเช่นนั้นก็เพราะสําหรับบางปัญหา ผ่านไปเราก็จะยิ่งเสียเปรียบ ในขณะที่บางปัญหานั้น ยิ่ง เวลาผ่านไปเราก็จะยิ่งได้เปรียบ แต่เรื่องยุ่งยากก็คือการ เปลี่ยนแปลงจะเกิดขึ้นอยู่ตลอดเวลา ชั่วขณะหนึ่งเวลาก็เป็น มิตรกับเรา แต่พอผ่านไปเวลากลับกลายเป็นศัตรู ดังนั้น คุณจะประเมินสถานการณ์ผิดพลาดไม่ได้เลย ในกรณีนี้ ยิ่งบริษัทเปิดเผยข้อมูลล่าช้า สื่อมวลชน ก็จะยิ่งหงุดหงิด และมีความเป็นไปได้สูงที่จะรายงานข่าวที่ ทําให้บริษัทเสียหาย ในสถานการณ์เช่นนี้เราจะถือว่าเวลา เป็นศัตรู ในทางตรงข้าม ถ้าเรายื้อต่อไปจนสื่อมวลชนไม่ สามารถเผยแพร่ข่าวได้ทัน ก็จะถือว่าเวลาเป็นมิตร

2.ความหมายของมันก็คือ เหตุการณ์หนึ่งจะมีความ เสี่ยงทางลบมากแค่ไหน ก็ต้องพิจารณาว่าเมื่อเกิด ความผิดพลาดขึ้นมาแล้ว ความเสียหายที่เกิดขึ้นนั้นมี ความร้ายแรงเพียงใด ความเสี่ยงทางลบเป็นแนวคิดที่มีความสำคัญมากใน การทำธุรกิจ เพราะยิ่งเหตุการณ์นั้นมีความเสี่ยงทางลบ สูงเท่าไหร่ ความสําคัญของมันก็จะยิ่งมากเท่านั้น นอกจากนี้ ยิ่งเรารับมือช้า ความเสี่ยงทางลบก็ จะยิ่งเพิ่มสูงขึ้น และความเร่งด่วนก็จะเพิ่มมากขึ้นตามไปด้วย

3.จากปัญหาจำนวนมากที่มีอยู่ ให้ระบุว่ามีปัญหาอะไรบ้าง  จากนั้นจึงจัดลำดับความสำคัญว่าจะต้องรับมือกับปัญหาใดก่อน การระบุ “ปัญหา” ต้องเริ่มจาก “การจัดลําดับความสําคัญ”จัดลําดับความสําคัญของปัญหาด้วยการ ประเมินความเสี่ยงทางลบ

4.“ต้นตอของปัญหา” ซุกซ่อนอยู่ในเหตุ การณ์เล็ก ๆ น้อย ๆ ที่ไม่สําคัญและไม่เร่งด่วน ซึ่งหากปล่อยทิ้งไว้แล้วจะบานปลาย การจัดลําดับความสําคัญของปัญหาจะเปลี่ยนแปลงไปตลอดเวลา เนื่องจาก “ต้นตอของปัญหา” ลุกลามออกไปอย่างรวดเร็วหรือไม่ก็เกิดปัญหาใหม่ขึ้นมา... การแก้ไขปัญหาที่ดีที่สุดคือการทําให้อยู่ในสภาพที่ไม่มีปัญหาให้ต้องแก้ไข

5.UDE (Undesirable Effects) หมายถึง เหตุการณ์ที่ไม่พึงปรารถนา...หลังจากได้ลองเขียน UDE แล้ว คุณอาจคิดว่า ไม่เห็นจะมีอะไรซับซ้อน แต่ในความเป็นจริงแล้วบริษัทจํานวนมากมองเหตุการณ์ที่ไม่พึงปรารถนาแบบผิวเผินแล้ว คิดหาวิธีแก้ไขทันที โดยที่ไม่ระบุต้นตอของปัญหาออกมาให้แน่ชัดก่อน

6.ถ้าจะเปรียบเทียบให้เห็นภาพก็คงเหมือนกับการบอก คนตัวร้อนให้กินยาลดไข้ ทั้ง ๆ ที่อาการตัวร้อนอาจเกิดจากอาการอักเสบของอวัยวะสักแห่งในร่างกายก็ได้ ตราบใดที่ยังไม่ได้ระบุต้นตอของปัญหาที่แท้จริง คุณก็จะไม่สามารถแก้ไขปัญหาให้หายขาดได้ ดังนั้น UDE ก็คือเทคนิคที่ช่วยค้นหาต้นตอของ ปัญหานั่นเอง

7.อันที่จริงแล้ว บริษัททุกแห่งย่อมมีข้อจํากัดเรื่อง ทรัพยากร ไม่ว่าจะเป็นเงิน คน (บริษัทที่มีแต่พนักงาน เก่ง ๆ นั้นมีน้อยมาก) หรือเวลา (คนที่ทํางานไม่เก่งมักจะหยิบเรื่องนี้มาอ้างและพยายามเปลี่ยนเรื่องที่ตัวเองทําไม่ได้)

8.ให้คุณระบุปัญหาที่สามารถรับมือได้ จัดลําดับความสําคัญ และจัดสรรทรัพยากรอย่างเหมาะสม นี่คือประเด็นสําคัญสําหรับการแก้ไขปัญหาในสถานการณ์จริง กล่าวคือ หลังจากพิจารณาความสามารถในการรับมือแล้ว คุณก็ต้องระบุต้นตอของปัญหาที่หากลงมือแก้ไขแล้วจะส่งผลดีมากที่สุด

9.การคิดจากมุมมองของหลายๆคน จะได้ข้อสรุปที่ดีกว่าการคิดคนเดียว เพราะถ้าคิดคนเดียวก็จะไม่สามารถก้าวข้ามขีดจํากัดของตัวเองไปได้ แม้จะชอบวางท่าว่าเก่ง แต่เอาเข้าจริงก็ไม่มีทางคิดสิ่งต่าง ๆ ที่มากเกินความสามารถของตัวเองไปได้ ที่สําคัญคนอื่นๆ ก็มักจะมีมุมมองที่แตกต่างเสมอ

10.เวลาที่บอกว่าให้ทุกคนพูดคุยกัน ไม่ได้หมายความว่าให้ตัดสินใจด้วยเสียงข้างมากนะครับ เพราะคนที่ ต้องตัดสินใจในขั้นสุดท้ายก็คือผู้รับผิดชอบ ดังนั้น ถ้าคุณเป็นประธานบริษัท ไม่ว่าคุณจะไปคุยกับคนในบริษัทเดียวกัน คุยกับที่ปรึกษาด้านการบริหาร หรือคุยกับเพื่อนต่างบริษัท คนที่ต้องตัดสินใจในขั้นสุดท้ายและรับผิดชอบต่อผลที่ตามมาก็คือคุณนั่นแหละ คุณต้องเป็นคนตัดสินใจและรับผิดชอบ แต่ในขั้นตอนของการพิจารณานั้น คุณควรหามุมมองเพิ่มเติมให้มากที่สุดเท่าที่จะทําได้

11.กุญแจสำคัญของแผนดำเนินงานมีอยู่ 5 ประการ

11.1ตรวจสอบว่าจุดที่คุณอยากไปให้ถึงแตกต่าง จากจุดที่คุณอยู่มากแค่ไหน และประกาศให้ทุกคนได้รับรู้ร่วมกัน

11.2.ตั้งเป้าหมายที่สามารถวัดผลได้

11.3.คํานวณย้อนกลับจากเป้าหมาย และจัดทําแผนการดำเนินงานให้ลงลึกถึงรายละเอียด

11.4.กําหนดว่าจะทําถึงเมื่อไหร่ (วันสิ้นสุด) ใครทํา (ผู้รับผิดชอบ) และทำให้ได้เท่าไหร่ (กําหนดเป็นตัวเลข)

11.5.จัดสรรทรัพยากร (คน งบประมาณ และ เวลา) อย่างเหมาะสมที่สุด

12.“ความสามารถในการแก้ไขปัญหา” ของนักเรียนกับ นักธุรกิจ (หรือเวลาทํางานคนเดียวกับทํางานเป็นทีม) แตก ต่างกันตรง “การจูงใจคน”คนส่วนใหญ่คงคิดว่าแค่หาวิธีแก้ไขปัญหาได้ก็พอแล้ว หรืออย่างมากแค่นำเสนอวิธีแก้ไขปัญหาได้ดีก็น่าจะเพียงพอ หนังสือเกี่ยวกับการแก้ไขปัญหาส่วนมากก็ให้ข้อมูลอยู่แค่นั้น...สิ่งสำคัญที่สุดจึงอยู่ที่ว่าจะสามารถทําให้ พวกเขาทําสิ่งที่กําหนดไว้ได้หรือไม่ พูดอีกอย่างหนึ่งก็คือ จะกระตุ้นแรงจูงใจของสมาชิกในทีมได้มากน้อยแค่ไหน..ทุกสิ่งทุกอย่างล้วนขึ้นอยู่กับสิ่งนี้

13.หากพนักงานบริษัทพากันคิดว่า “ทําตามที่ประธาน บริษัทบอกจะดีกว่า” นั่นถือเป็นหนึ่งใน “การหลีกเลี่ยง ปัญหา” ที่เป็นอุปสรรคสําหรับการแก้ไขปัญหา แม้กระทั่งในกรณีที่พนักงานได้รับอนุญาตให้ทําในสิ่งที่ประธานบริษัท ไม่เห็นด้วย แต่หากบริษัทมีบทลงโทษอย่างการลดตําแหน่งหรือตัดเงินเดือนเมื่อเกิดความผิดพลาด ก็แทบเป็นไปไม่ได้เลยที่จะเห็นปัญหาต่างๆ ได้รับการแก้ไขจนสําเร็จลุล่วง

ถึงหนังสือเล่มนี้จะมอบเครื่องมือในการช่วยจำแนกความเร่งด่วนและแก่นปัญหาที่แท้จริง แต่เมื่อนำไปใช้ในชีวิตจริง โดยเฉพาะสายงาสด้านการบริหาร เราอาจนะพบว่ามันมีปัจจัยรบกวนการตัดสินใจของเราอยู่เสมอ เช่น อำนาจของผู้มีสิทธิตัดสินใจ การเมืองภายในองค์กร การประสานงานล่าช้าเพราะไม่ถูกชะตากับใครบางคน สิ่งเหล่านี้ทำให้ประสิทธิภาพของการทำงานลดลง

การหาทางลดต้นทุน หาทางเพิ่มกำไร นับว่าเป็นปัญหาที่ยากอยู่แล้ว การหาทางออกของปัญหาที่ถูกต้องตั้งแต่ครั้งแรกจึงสำคัญมาก