วิธีหลีกเลี่ยงการหอบกองเอกสารกลับมาทำที่บ้าน

มนุษย์เงินเดือนทั่วไปน่าจะต้องเคยหอบงานหรือเอกสารกลับมาทำที่บ้านจำนวนมาก ไม่ว่าจะเกิดจากงานเร่งหรืองานไม่เสร็จ ต่างๆ โดยเฉพาะอาชีพที่ต้องอยู่กับกองเอกสารเป็นจำนวนมากในแต่ละวัน ซึ่งย่อมเป็นปัญหามากเวลาที่ต้องแบกเอกสารจำนวนมากใส่กระเป๋ากลับบ้าน ไม่ว่าจะเป็นต้องเหนื่อยยิ่งขึ้นจากการถือหรือสะพายกระเป๋าที่มีน้ำหนักเพิ่มขึ้น ช่วงระหว่างการเดินทางที่หากไม่ได้ใช้รถส่วนตัวก็ต้องไปยืนเบียดบนรถไฟฟ้าหรือรถเมล์ อีกทั้งหากสภาพอากาศไม่เป็นใจเกิดฝนตกขึ้นมาย่อมเพิ่มความลำบากเป็นทวีคูณ ซ้ำร้ายอาจจะทำให้คุณหัวเสียขึ้นไปอีกหากมีเอกสารงานที่สำคัญเปียกฝนจนเสียหาย เห็นได้ว่าไม่มีผลดีเลยหากคุณพยายามนำงานกลับมาทำต่อที่บ้าน นี่ยังไม่นับเรื่องที่ต้องเบียดเบียนเวลาพักผ่อนส่วนตัวของคุณอีกนะ ! ดังนั้นเราจึงอยากนำเสนอวิธีการที่ไม่ต้องนำเอกสารหรืองานเหล่านี้กลับมาทำที่บ้านหากไม่จำเป็นให้ได้รู้กัน

5 วิธีการหลีกเลี่ยงนำเอกสารกลับมาทำที่บ้าน

1. วางแผนการทำงานทุกเช้า

 ก่อนเริ่มงานของแต่ละวัน เราควรดูว่าวันนี้ต้องทำอะไรบ้าง จัดลำดับขั้นตอนของงาน และหาวิธีว่าทำอย่างไรงานจึงจะเสร็จตามที่กำหนด งานไหนที่ต้องทำกับเอกสารเยอะๆ ควรทำให้เสร็จก่อนกลับบ้าน

2. บริหารงานที่ต้องทำในแต่ละวันให้ดี

 พยายามทำงานให้เสร็จตามแผนในแต่ละวัน เพื่อจะได้ไม่เหลืองานคั่งค้างที่ต้องหอบกลับไปทำที่บ้าน จัดลำดับความสำคัญของงานให้ดีว่าอันไหนเร่งด่วนหรือไม่เร่ง พวกงานเอกสารต่างๆ ควรจัดการให้เสร็จทีละขั้นตอนทั้งหมดก่อน ไม่ให้ค้าง

3. ใช้การจดใส่สมุดโน้ตแทนงานที่ไม่ต้องทำใส่เอกสารโดยตรง

 หากเป็นงานด่วนจริงๆ ที่ไม่สามารถทำให้เสร็จในวันนั้นได้ โดยเป็นงานที่ไม่ต้องทำใส่ในเอกสารโดยตรงควรใช้สมุดโน้ตมาจดงานหรือข้อมูลที่ต้องการแทน เพื่อจะได้นำข้อมูลที่จดใส่สมุดกลับไปทำต่อที่บ้านได้โดยไม่ต้องนำเอกสารกลับไปด้วย 

4. งานที่ต้องการใช้เพียงข้อมูลจากเอกสารใช้การถ่ายรูปหรือแสกนผ่านมือถือแทน

 สำหรับงานบางส่วนอาจจะต้องการเพียงแค่ใช้ข้อมูลจากเอกสารประกอบการทำเท่านั้น จึงควรใช้การถ่ายรูปตัวเอกสารหรือแสกนลงโทรศัพท์มือถือ เพราะทุกวันนี้มีแอพพลิเคชั่นต่างๆ ให้ใช้เพื่อเพิ่มความสะดวกสำหรับคนทำงานออฟฟิศ

5. หลีกเลี่ยงการพกพาเอกสารสำคัญของบริษัท

 แน่นอนว่าไม่ค่อยมีใครอยากนำเอกสารสำคัญของบริษัทกลับไปที่บ้านหรอก หากไม่จำเป็นจริงๆ เพราะหากเกิดการสูญหายขึ้นมา คนที่ซวยก็คือคุณอย่างไม่ต้องสงสัย ดังนั้นควรทำงานกับเอกสารในส่วนนี้ให้เสร็จภายในเวลางานทุกวัน

วิธีการทั้งหมดเหล่านี้เป็นพื้นฐานการทำงานที่ต้องรู้ เพื่อหลีกเลี่ยงการหอบเอกสารกลับมาทำที่บ้าน ซึ่งจะเป็นเรื่องที่ดีหากบริษัทของคุณเลือกใช้ระบบ DMS จาก Ditto (Thailand) มาจัดการเอกสารภายในบริษัท เพราะจะช่วยลดการต้องนำเอกสารกลับมาที่บ้านได้ เพราะทำให้เอกสารหลายๆ อย่างใช้เป็นไฟล์อิเล็คทรอนิกส์แทน ลดการสิ้นเปลืองทรัพยากรกระดาษ ช่วยให้บริษัทประหยัดต้นทุนในระยะยาว แน่นอนว่าจะทำให้คุณไม่ต้องเจอกับปัญที่ต้องนำกองเอกสารกลับมาทำที่บ้านอีกต่อไป บวกกับใช้วิธีการที่เราแนะนำให้ทำนี้เผลอๆ คุณสามารถนำงานกลับมาทำต่อที่บ้านได้แบบตัวเปล่าเลยด้วยซ้ำ