8 เทคนิคเจ๋ง! ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำรายงาน

เชื่อว่าน้องๆ นักเรียน นักศึกษาหลายคน คงไม่ค่อยมีใครชอบการทำรายงาน โดยเฉพาะรายงานกลุ่มกันเท่าไหร่ ยิ่งถ้าต้องเจออาจารย์แอบโหด ให้คะแนนยากๆ นี่ถึงกับต้องลุ้นกันเลยทีเดียวว่าจะมีผลต่อเกรดของหนู/ผมมั้ย วันนี้เลยเอาเทคนิคเจ๋งๆ ที่จะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำรานงานมาฝากกัน ลองเอาไปใช้ดูนะครับ


 

1. รู้จักแบ่งเวลาและแบ่งงานในกลุ่มให้เป็น

การทำงานหลุ่มที่มีประสิทธิภาพ ควรประชุมงาน วางแผนการทำงานและแบ่งหน้าที่กันให้ชัดเจน และต้องมีการนัดตามงานในการประชุมครั้งหน้าเสมอ เพื่อให้งานเดินหน้าไปอย่างต่อเนื่อง และเสร็จตามกำหนดเวลาที่วางไว้

2. วางโครงเรื่องให้น่าสนใจ

การเขียนโครงเรื่องรายงานจะช่วยให้รายงานของเรามีเนื้อหาครอบคลุม ไม่หลุดประเด็นสำคัญ โดยเราควรเริ่มจากการแตกหัวข้อย่อยๆ ของหัวข้อรายงานก่อน แล้วค่อยนำมาจัดเรียงลำดับความสำคัญว่าเรื่องไหนควรขึ้นก่อน-หลัง ซึ่งการวางโครงเรื่องก่อนทำแบบนี้ จะช่วยเราทำงานได้เร็วขึ้นด้วย

3. ข้อมูลต้องได้มาจากการค้นคว้า ไม่ใช่ Copy & Paste

เวลาหาข้อมูลได้ อย่า Copy & Paste แต่ให้อ่าน จับใจความสำคัญ แล้วนำมาเรียบเรียงใหม่ในแบบฉบับของเราเอง ยิ่งถ้าใส่รูปหรือข้อมูลที่เป็นรูปภาพ ตาราง แผนภูมิ ประกอบด้วยก็ยิ่งช่วยให้อ่านเข้าใจง่ายขึ้น 

4. ใช้ภาษาระดับทางการ

ภาษาไทยนั้นมีหลายระดับ พิธีการ-ทางการ-กึ่งทางการ-ไม่ทางการและระดับกันเอง แต่ภาษาที่เหมาะสมสำหรับการเขียนรายงานเชิงวิชาการ จะต้องเป็นภาษาระดับทางการนะจ๊ะ

5. บทสรุปต้องกระชับและชัดเจน อ่านรอบเดียวก็เข้าใจได้ทันที

ส่วนสรุปในส่วนท้ายของรายงานจะต้องขมวดจบทุกสิ่งให้ได้ใน 1 หน้าหรือบางทีแค่ 1 ย่อหน้า ดังนั้น เราจะต้องสรุปประเด็นสำคัญ ให้สั้นและกระชับที่สุด อ่านรอบเดียวก็สามารถเข้าใจได้ทันทีว่าพูดถึงอะไร เกี่ยวกับอะไรบ้าง


6. มีแหล่งอ้างอิงที่น่าเชื่อถือ

แหล่งอ้างอิงที่ดีควรจะมาจากหลายๆ แหล่ง  เช่น อินเทอร์เน็ต หนังสือ  หนังสือพิมพ์ วารสารต่างๆ 

7. ต้องดูดีทั้งรูปเล่มและเนื้อหา พรินต์แบบหน้าหลังเพื่อความอลังการ

การจัดรูปเล่มรายงานที่ดี ต้องมี ปกหน้า ปกหลัง กระดาษรองปก (กระดาษ A4 สีขาว) ทั้งปกหน้า ปกหลัง ถ้าจะให้ดีมีแผ่นใสปิดหน้า-หลัง เพิ่มความเรียบร้อยด้วย ส่วนภายในรายงานก็ต้องจัดหน้าเป็นระเบียบเรียบร้อย หมึกไม่แตก ดูแล้วสะอาดตา เพราะฉะนั้นเวลาปริ้นก็ดูที่ปริ้นเตอร์หมึกดีๆ อย่างพวกเลเซอร์ปริ้นเตอร์ ถ้าสั่งปริ้นหน้าหลังได้ด้วยจะดีมาก จะได้ช่วยประหยัดเวลาของเรา และช่วยให้งานเสร็จเร็วขึ้น

8. ส่งงานให้ตรงเวลา

ห้ามส่งงานเลท! ข้อนี้สำคัญมาก ต่อให้งานดีแค่ไหน ถ้าส่งช้า ก็ได้คะแนนสู้เพื่อนที่ส่งงานตรงเวลาไม่ได้ และไม่ใช่แค่กับตอนเรียนเท่านั้น แต่รวมไปถึงการทำงานในอนาคตด้วย เพราะการเลื่อนวันส่งงานออกไป อาจส่งผลกระทบต่อคนอื่นอีกมากมายในแบบที่เราเองก็นึกไม่ถึงได้