ทำไมการ "เช่าห้องประชุม" ถึงดีกว่าใช้การประชุมผ่านวิดีโอคอลในยุคปัจจุบัน?

สวัสดีครับเพื่อนๆ สมัยนี้มีเทคโนโลยีมากมายมาช่วยให้เราสะดวกสบายขึ้น โดยเฉพาะเทคโนโลยีเพื่อการทำงานของเรานะครับ และหนึ่งในนั้นก็คือ เทคโนโลยีการประชุมผ่านวิดีโอคอลต่างๆ ไม่ว่าจะเป็น Line, Skype, Microdoft Lynch และอื่นๆ อีกมากมายนับไม่ถ้วน ที่ทำให้บางทีคนในองค์กรไม่ต้องไปเจอตัวกันจริงๆ ก็สามารถคุยงาน ประชุมงานกันได้ แต่กระนั้น เทคโนโลยีก็ไม่ได้ดีไปเสียทุกด้านนะครับ บางครั้ง การประชุมแบบเจอตัวเป็นๆ อาจจะเป็นประโยชน์มากกว่า วันนี้เราจึงมาพูดถึงเรื่องนี้กันครับว่า หากคุณมีธุรกิจเล็กๆ ของคุณ หากคุณยังไม่มีห้องประชุมในออฟฟิศเป็นหลักแหล่ง การหาห้องประชุมให้เช่า เพื่อนัดประชุมคุยงานนั้น มีประโยชน์และดีกว่าการวิดีโอคอลเป็นไหนๆ เรามาดูกันครับว่าเพราะอะไร

การประชุม หรือการสัมมนา ผ่านวิดีโอคอลมีข้อเสียอย่างไร?

1. เทคโนโลยี ไม่ว่าจะล้ำสมัยแค่ไหน บางครั้งก็เกิดข้อผิดพลาดได้ครับ ไม่ว่าจะเป็นอินเทอร์เน็ตล่ม เครือข่ายมีปัญหา ซึ่งทำให้เกิดความล่าช้าของการประชุม และทำให้ทุกคนเสียเวลาด้วยครับ นอกจากนี้ ถึงอินเทอร์เน็ตจะไม่ล่ม แต่เราก็ไม่มีทางทำให้อินเทอร์เน็ตของทุกคนจากต่างที่กันความเร็วเท่ากันได้ นั่นทำให้สิ่งที่เกิดตามมาก็คือ วิดีโอกระตุก ภาพมาช้ากว่าเสียง ทำให้การประชุมสะดุด ไม่มีประสิทธิภาพมากเท่าที่ควรจะเป็นครับ

2. การประชุมทางไกลจะสามารถทำให้ราบรื่นได้ยาก ถ้ามีผู้เข้าร่วมประชุมหลายคนครับ เพราะด้วยความที่องค์ประชุมไม่ได้อยู่พร้อมหน้ากัน จะเป็นการยากที่จะทราบว่าคนที่กำลังพูดอยู่ จะพูดเสร็จเมื่อไหร่ ทำให้เกิดปัญหาการพูดแทรกกันได้ง่ายนั่นเอง และนอกจากนี้ ยังเป็นการยากที่จะระบุว่าใครกำลังพูดอยู่ในเวลานั้น หากมีผู้เข้าร่วมพร้อมๆ กันหลายคนอีกด้วย

3. ไม่ใช่ทุกคนที่จะมีความรู้ความสามารถทางเทคโนโลยีเท่ากันไปเสียหมด บางคนอาจจะคิดว่าเป็นเรื่องง่าย แต่บางคนที่ไม่คุ้นเคยอาจมองว่าเป็นเรื่องยาก ทำให้การประชุมอาจเกิดความล่าช้าไปได้ครับ

4. การประชุมผ่านวิดีโอคอล ที่แต่ละองค์ประชุมใช้เครือข่ายอินเทอร์เน็ตที่แตกต่างกัน อาจมีความเสี่ยงที่จะเกิดการรั่วไหลของข้อมูลได้ครับ เพราะเราไม่สามารถมั่นใจได้ว่า เครือข่ายอินเทอร์เน็ตของทุกคนจะเป็นเครือข่ายที่ Secured หรือเป็นเครือข่ายที่ป้องกันการขโมยข้อมูลจากกลุ่มมิจฉาชีพได้ทั้งหมดครับ

แล้วข้อดีของการใช้ “ห้องประชุมให้เช่า” ล่ะครับ มีอะไรบ้าง?

1. สิ่งแรกเลยครับคือ เราสามารถมั่นใจได้เลยว่า ผู้เข้าร่วมการประชุม หรือสัมมนาทุกคนจะไม่มีสิ่งรบกวน ล่อตาล่อใจให้เสียสมาธิ ไม่ว่าจะเป็น ทีวี โทรศัพท์มือถือ ไอแพด หรือของกิน เพราะทุกคนอยู่พร้อมหน้าพร้อมตากัน และต้องตั้งใจฝั่งผู้ที่กำลังพูดอยู่ แต่ถ้านั่งประชุมอยู่ที่บ้าน เราก็ไม่เห็นครับว่าผู้เข้าร่วมประชุมตั้งใจฟังผู้พูดอยู่ตลอดหรือไม่

2. การอยู่ประชุมงานพร้อมกันทั้งองค์กร ตั้งแต่เจ้านาย จนถึงลูกน้อง จะสร้างขวัญกำลังใจในการทำงานได้ดีกว่าครับ ผู้พูดสามารถส่งพลังถึงผู้ฟัง ถ่ายทอดเรื่องรางต่างๆ ได้ดีกว่า และอาจทำให้งานเดินได้เร็วกว่า มีประสิทธิภาพและประสิทธิผลมากกว่าครับ

3. หากคุณคือผู้ดำเนินการประชุม หรือเป็นหัวหน้า คุณสามารถพูดกระตุ้นการมีส่วนร่วมขององค์ประชุมได้ครับ ไม่ว่าจะเป็นการออกความเห็น การถามคำถาม การตอบคำถาม แต่ถ้าคุณใช้วิธีการวิดีโอคอล หรือประชุมทางไกลนั้น คุณจะพบกับความยากที่มากกว่าที่จะกระตุ้นการมีส่วนร่วมของผู้เข้าร่วมประชุมครับ

4. การมาพบปะพูดคุย ประชุมกันต่อหน้า จะรวมคนได้มากกว่า และทำให้ทุกคนตามประเด็นที่ถกเถียงพูดคุยกันอยู่ได้ง่ายกว่าครับ จะไม่มีใครสงสัยว่า ใครกำลังพูดอยู่ พูดถึงประเด็นอะไรแล้ว เป็นต้น

5. เทคโนโลยีจะไม่สามารถทำให้การประชุมสะดุดหรือล่าช้าได้ เว้นเสียแต่ว่า การประชุมนั้นๆ พึ่งพาเทคโนโลยีเพื่อดำเนินการประชุมเป็นหลัก อาทิ เทคโนโลยีการฉายภาพ และเสียง เป็นต้น

อย่างไรก็ตาม เพื่อความเป็นกลาง เราก็ต้องบอกว่า ในส่วนของการใช้ห้องประชุมให้เช่า หรือห้องสัมมนาให้เช่า โดยเฉพาะห้องประชุมให้เช่าตามโรงแรมนั้น ก็มีข้อเสียในบางส่วนครับ นั่นคือ ในเรื่องของการเดินทาง ซึ่งเจ้านาย หรือผู้ดำเนินการประชุม ต้องให้ผู้เข้าร่วม เดินทางมาอย่างพร้อมเพรียงกัน อาจเกิดปัญหาเดินทางมาลำบาก เป็นต้น แต่ปัญหานี้ก็สามารถแก้ไขได้ ด้วยการเลือกห้องประชุมให้เช่าตามโรงแรมที่อยู่ใจกลางเมือง และเดินทางไปมาได้ง่ายผ่านระบบขนส่งสาธารณะ รถไฟฟ้า หรือรถไฟใต้ดิน เป็นต้น

เป็นอย่างไรกันบ้างครับ กับข้อดี ข้อเสียของการเลือกที่จะเช่าห้องประชุมเพื่อคุยงาน หรือการประชุมทางไกล ที่เราเอามาฝากกัน หวังว่าเพื่อนๆ จะตัดสินใจได้นะครับ ว่าทางเลือกไหนเหมาะกับองค์กรของเพื่อน บริษัทของเพื่อนมากที่สุด